ACUERDO N° 060 (30 DE OCTUBRE DE 2001)

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ACUERDO N° 060 (30 DE OCTUBRE DE 2001) por Mind Map: ACUERDO N° 060  (30 DE OCTUBRE DE 2001)

1. Tabla de retención documental

1.1. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, pueden ser generales o específicas;Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

2. Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos

3. ARTICULO 3

3.1. Unidades de Correspondencia

3.1.1. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

4. ARTICULO 2

4.1. se definen los siguientes conceptos así:

4.2. Archivo electrónico

4.2.1. conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente

4.3. Comunicaciones Oficiales:

4.3.1. aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad

4.4. Correspondencia

4.4.1. las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal

4.5. Documento electrónico de archivo

4.5.1. registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital

4.6. Documento Original

4.6.1. fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

4.7. Documento Público

4.7.1. producido o tramitado por el funcionario público

4.8. Radicación de comunicaciones oficiales

4.8.1. procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

4.9. Registro de Comunicaciones oficiales

4.9.1. procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos.Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s) entre otros.

4.10. Serie documental

4.10.1. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

5. ARTICULO 1

5.1. Establece lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades publicas y privadas cumplir con los programas de gestión documental

6. Considerado

7. pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

8. ACUERDAN EN LOS SIGUIENTES ARTÍCULOS :

9. ARTICULO 4

9.1. Firmas responsables Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

10. ARTICULO 5

10.1. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

10.2. PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

11. ARTICULO 6

11.1. ARTICULO 6

11.1.1. Numeración de actos administrativos

11.2. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos

12. ARTICULO 7

12.1. Comunicaciones internas. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos

13. ARTICULO 8

13.1. Control de comunicaciones oficiales Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

14. ARTICULO 9

15. ARTICULO 10

15.1. Comunicaciones oficiales recibidas

15.2. Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

16. ARTICULO 11

16.1. Comunicaciones oficiales enviadas

16.2. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento

17. ARTICULO 12

17.1. Comunicaciones oficiales vía fax

17.2. Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia

18. ARTICULO 13

18.1. Comunicaciones oficiales por correo electrónico

18.2. Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas

19. ARTICULO 14

19.1. Imagen corporativa

19.2. las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

20. ARTICULO 15

20.1. Horarios de Atención al Público

20.2. Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

21. ARTÍCULO 16

21.1. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición