1. Tabla de retención documental
1.1. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, pueden ser generales o específicas;Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
2. ARTICULO 3
2.1. Unidades de Correspondencia
2.1.1. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
3. ARTICULO 2
3.1. se definen los siguientes conceptos así:
3.2. Archivo electrónico
3.2.1. conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente
3.3. Comunicaciones Oficiales:
3.3.1. aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad
3.4. Correspondencia
3.4.1. las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal
3.5. Documento electrónico de archivo
3.5.1. registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital
3.6. Documento Original
3.6.1. fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
3.7. Documento Público
3.7.1. producido o tramitado por el funcionario público
3.8. Radicación de comunicaciones oficiales
3.8.1. procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío
3.9. Registro de Comunicaciones oficiales
3.9.1. procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos.Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s) entre otros.
3.10. Serie documental
3.10.1. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
4. ARTICULO 1
4.1. Establece lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades publicas y privadas cumplir con los programas de gestión documental
5. Considerado
6. ACUERDAN EN LOS SIGUIENTES ARTÍCULOS :
7. ARTICULO 4
7.1. Firmas responsables Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
8. ARTICULO 5
8.1. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
8.2. PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
9. ARTICULO 15
9.1. Horarios de Atención al Público
9.2. Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
10. ARTÍCULO 16
10.1. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición
11. Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos
12. pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
13. ARTICULO 6
13.1. ARTICULO 6
13.1.1. Numeración de actos administrativos