MANUAL DE FUNCIONES

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MANUAL DE FUNCIONES por Mind Map: MANUAL DE FUNCIONES

1. Objetivos

1.1. *Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la empresa. * Identificar los trámites de cada operación y su funcionario responsable. * Identificar las responsabilidades del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción. * Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento. * Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de esfuerzos, por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.

1.1.1. *Fomentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados. * Establecer tiempos estándar o promedio para cada función, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa. * Sentar la base documental para la elaboración del MFPC. * Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos. * Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión.

2. Métodos para el levantamiento del MFPC

2.1. 1. Por medio de los jefes de área y el grupo de trabajo participante en el procedimiento

2.2. 2. Por medio de un funcionario conocedor de las funciones del área

2.3. 3. Por medio de talleres de asesores o coordinadores

2.4. 4. Mixto

3. Quienes lo deben Usar

3.1. 1. Todos empleados de la organización

3.2. 2 Los jefes de las diferentes áreas

3.3. 3. Los mecanismos de control a nivel interno y externo

4. Concepto

4.1. Elemento del Sistema de Control Interno; que se convierte en un documento instrumental de información detallado e integral.

4.1.1. Contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa,

5. Elementos que debe contener la Descripción y Perfil del Cargo, DPC

5.1. *Ambiente físico y condiciones relacionadas con el mismo. *Equipo, maquinaria o herramientas que se han de usar. *Nivel de complejidad y alcance de responsabilidad y autoridad. *Grado de contacto con el público o con los clientes. *Acceso a información confidencial o competitiva. *Alcance de juicio e iniciativa independientes requeridos. *Alcance de la supervisión y dirección requeridas. *Alcance de la presión. *Alcance de la estructura del trabajo. *Términos del empleo. *Otras características especiales o significativas en el puesto.

6. Tipo de estructuras

6.1. Funcional

6.1.1. ORGANIZACIÓN DONDE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO TRABAJAN PARA UN DEPARTAMENTO

6.1.1.1. GERENTE FUNCIONAL

6.1.1.2. DIRECTOR DEPARTAMENTO

6.2. Divisional

6.2.1. LA ORGANIZACIÓN ESTÁ ESTRUCTURADA DE ACUERDO A DIVISIONES Y NO A DEPARTAMENTOS

6.2.1.1. GERENTE DE PROYECTO

6.2.1.2. DIRECTOR LINEA DE NEGOCIO

6.3. Mixta o Matricial

6.3.1. ORGANIZACIÓN HÍBRIDA DONDE LOS INDIVIDUOS REPORTAN A UN GERENTE DE PROYECTO Y A UN GERENTE FUNCIONAL

6.3.1.1. GERENTE DE PROYECTO

6.3.1.2. GERENTE FUNCIONAL