1. ENTREVISTAS PARA OBTENER INFORMACIÓN
1.1. La entrevista para obtener información es la que se sostiene con más frecuencia en las organizaciones y también la que parece una conversación. Usted puede conducir este tipo de entrevista cuando necesite recabar hechos acerca de un tema o ayudar en una situación de solución de problemas. Si trata estas misiones de búsqueda de hechos como entrevistas, estará en mejor posición de recabar información precisa y útil, porque tomará el tiempo para planear con anticipación.
2. ENTREVISTAS DE SELECCIÓN DE EMPLEO
2.1. La entrevista de empleo se utiliza para ayudar a los miembros de la organización actuales a elegir a los nuevos miembros. Las preguntas que se hacen durante la entrevista de selección abordan cuatro temas generales: experiencia de trabajo previa, educación y capacitación, características de personalidad, y actividades e intereses relacionados. La naturaleza del puesto y del entrevistado dictarán los temas por enfatizar.
3. ENTREVISTAS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
3.1. La entrevista de evaluación de desempeño por lo general es parte de un sistema de evaluación profesional más grande. La meta de este sistema es evaluar al miembro de una organización y a menudo proporcionar retroalimentación a un subordinado acerca de formas de mejorar el desempeño en un puesto. Aunque cada organización difiere en lo específico de realizar un sistema de evaluación de desempeño, existen algunos aspectos comunes. En forma general, antes de la entrevista de evaluación de desempeño se preparan evaluaciones escritas por parte del subordinado, el superior, o ambos. Existen varios tipos de formas de evaluación, incluyendo una forma de ensayo, sobre la cual el directivo escribe una descripción del trabajo del subordinado, sin formato establecido real;
4. Los individuos entrevistan para obtener una posición, para acopiar información y desempeñar su trabajo; y los directivos entrevistan a los subordinados para revisar su desempeño y proporcionar consejos y dirección.
4.1. Una entrevista es una forma especializada de comunicación realizada para un propósito específico relacionado con las actividades.
4.2. Como resultado de una planeación pobre y una falta de atención para manejar el proceso de entrevista, fracasan en cumplir con su propósito y a menudo aíslan al entrevistado en el proceso.
4.3. Las entrevistas eficaces no sólo suceden. Como otras actividades de comunicación con propósito, las entrevistas deben ser planeadas y ejecutadas de manera apropiada.
5. Las guías están divididas en dos etapas: Planeación de la entrevista y conducción de la entrevista. Existen guías más específicas para conducir entrevistas especializadas con propósitos limitados: reunir información, seleccionar empleados nuevos y revisar el desempeño de los subordinados.
5.1. PLANEACIÓN DE LA ENTREVISTA
5.1.1. Establecer el propósito y la agenda Como en cualquier evento de comunicación planeado, debe definirse claramente su propósito para efectuar la entrevista. En una entrevista, como en una presentación oral, pregúntese qué quiere lograr.
5.1.2. Considere qué tipo de información necesita obtener en relación con su propósito. Con base en esto, escriba una lista de temas que deben ser cubiertos en la entrevista. Aunque estos temas no tienen que ser mencionados en ningún orden en particular, quizás usted quiera ponerlos en orden de prioridad.
5.1.3. Crear buenas preguntas que alienten el compartir la información
5.1.3.1. Las preguntas surgen de su propósito y agenda y son los medios fundamentales por los que obtiene información en una entrevista. Cualquier entrevistador puede hacer preguntas; sólo un entrevistador bien preparado hace preguntas eficaces de las que se obtenga la información que se requiere. Asegúrese que las preguntas son fraseadas claramente y que piden la información que usted desea. Adaptar sus entrevistas es muy importante. Redacte sus preguntas en un lenguaje que el entrevistado pueda entender y en formas que mejoren su relación con esa persona. Pueden utilizarse diferentes tipos de preguntas para distintos efectos y tipos de propósitos de acopio de información.
5.1.3.1.1. Las preguntas abiertas, por ejemplo “¿cómo va tu trabajo?” o “¿cómo ha afectado la nueva regulación la moral del departamento?, se obtiene información general. Utilice las preguntas abiertas cuando quiera dejar al entrevistado hablar sin restricción. Permiten al entrevistado la libertad de discutir cómo se siente, cuáles son sus prioridades y cuánto sabe acerca de un tema.
5.1.3.1.2. Las preguntas cerradas, como “¿dónde estuvo empleado la última vez?” o “¿preferiría trabajar en el proyecto A o en el proyecto Z?”, restringen las posibles respuestas que el entrevistado pueda dar. Son apropiadas cuando el tiempo es limitado o quiera aclarar un punto al responder a una pregunta abierta.
5.1.4. Estructurar la entrevista utilizando auxiliares de entrevista
5.1.4.1. La siguiente etapa en la preparación de una entrevista es desarrollar una estructura. Para hacer esto, necesita pensar acerca de tres cosas: la guía de la entrevista, la secuencia de preguntas y las transiciones. La guía de la entrevista es una delineación de los temas y subtemas que desea cubrir, por lo general con preguntas específicas mencionadas bajo cada titular. En otras palabras, es la versión final de la agenda. Los formatos de guías de entrevistas serán analizados más adelante. Mientras construye la guía de la entrevista, también necesita preocuparse por la secuencia de las preguntas, es decir, cómo se interconectarán.
5.1.5. Planeación del entorno para mejorar la armonía
5.1.5.1. La ubicación de la entrevista puede tener un impacto importante sobre la atmósfera y el resultado. Si sostiene la entrevista en su oficina o en la sala de juntas de una organización, creará una atmósfera formal, el punto más importante que se debe recordar acerca del entorno consiste en tratar de mantener la entrevista en un entorno que conduzca a alentar el tipo de comunicación que usted busca.
5.1.6. Anticipar los problemas y preparar las respuestas
5.1.6.1. Anticipe cuánto tiempo necesitará para hacer sus preguntas y de cuánto tiempo dispone el entrevistado. Cada entrevista ofrecerá problemas únicos. Si puede planear algunas de estas situaciones será capaz de manejarlas mejor durante la entrevista real que si no las hubiera considerado en absoluto.
5.2. CONDUCCIÓN DE LA ENTREVISTA
5.2.1. Acople la preparación con una ejecución sensible. Como una entrevista es una situación de comunicación interpersonal, Existen tres etapas de la entrevista (introducción, cuerpo y conclusión).
5.2.1.1. Establecer y mantener un clima de comunicación de apoyo
5.2.1.1.1. El clima de la entrevista se refiere al tono y a la atmósfera en general en la que ocurre la entrevista. Una entrevista, como cualquier otro evento de comunicación interpersonal, debe ser una interacción de apoyo en la que los participantes se sientan libres de comunicarse con precisión. Como entrevistador, usted establece el clima de la entrevista en la introducción cuando comienza a construir la armonía con el entrevistado. En general, debe buscar construir un clima cómodo, abierto, libre de incongruencia.
5.2.1.2. Introducción de la entrevista
5.2.1.3. Conducción del cuerpo de la entrevista
5.2.1.3.1. La comunicación de apoyo comienza inmediatamente en la introducción, donde usted establece el tono y el clima de la entrevista. Las impresiones creadas en los minutos iniciales de una entrevista son cruciales para su éxito. Algunas formas comunes de hacer esto son pedir la ayuda del entrevistado o decirle por qué fue elegido como fuente de información.
5.2.1.3.2. El cuerpo de la entrevista seguirá la guía de la entrevista, que es una secuencia predeterminada de preguntas. Existen tres tipos de guías: estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas.
5.2.1.4. Conclusión de la entrevista
5.2.1.4.1. La tercera etapa de la entrevista es la conclusión. Cuando concluye una entrevista, debe cumplir cuatro propósitos. Primero, asegúrese de indicar explícitamente que la entrevista está a punto de terminar. Diga algo como: “Bien, esas son todas las preguntas que tengo” o “usted ha sido muy útil”. Esto ayuda al entrevistado a entender que si tiene cualquier pregunta, debe hacerla ahora. En segundo lugar, trate de resumir la información que obtuvo. Tercero, permita que el entrevistado sepa lo que va a suceder después: ¿Necesitarán encontrarse de nuevo? ¿Realizará usted un informe? Finalmente, asegúrese de seguir construyendo la relación al expresarle su aprecio por el tiempo y por sus cuidadosas respuestas.
5.2.1.5. Registre la información
5.2.1.5.1. Una mejor forma de recordar la información es tomar notas durante la entrevista. Asegúrese de avisar al entrevistado que hará esto. Tome notas tan discretamente como le sea posible, con el fin de no hacer sentir incómodo al entrevistado. Aprenda cómo escribir notas mientras continúa el contacto visual con el entrevistado. Esta es una habilidad difícil de dominar, pero puede hacerse; los periodistas utilizan esto a menudo con gran éxito.