Las herramientas administrativas básicas para la gestión de procesos
actividad 13
1. Las HA sirven de apoyo a la fase de Planeación del Ciclo PDCA, para clarificar y organizar datos de lenguaje, para traducir los requerimientos del cliente y para comunicar entre disciplinas y funciones. Las HA tienen como propósitos los siguientes:
1.1. Organizar datos no-numéricos. Facilitar la planeación a través de herramientas efectivas. Mejorar el proceso de toma de decisiones.
2. Muchas son las herramientas administrativas,las que estudiaremos en este material son las siguientes:
2.1. 1.Diagrama de afinidad
2.1.1. El Método de Diagrama de afinidad es esencialmente un método de intuición, implica generar ideas por inspiración súbita y luego agruparlas por temas afines (semejantes o análogos). El diagrama de afinidad puede utilizarse por un equipo para generar, organizar y consolidar una extensa y desorganizada cantidad de información verbal referente a un problema del producto o proceso. El diagrama de afinidad ayuda a organizar esta información en equipos naturales que destacan la estructura latente del problema que se estudia. Es un proceso mas creativo que lógico. Los diagramas de afinidad no son útiles si el problema es muy sencillo o necesita de una solución inmediata.
2.1.1.1. Concretamente, el diagrama nos permite:
2.1.1.1.1. 1. Seleccionar un problema como proyecto de mejora.
2.1.1.1.2. 2.Desarrollar un mercado nuevo (o ampliar la participación).
2.1.1.1.3. 3.“Romper” una situación presente (actual de resultados).
2.1.1.1.4. 4.Establecer y consolidar el trabajo de equipo.
2.1.1.2. El procedimiento para utilizar esta herramienta es el siguiente:
2.1.1.2.1. 1.Establecer un tema; entre más específico mejor.
2.1.1.2.2. 2. Obtener datos verbales (ideas)
2.1.1.2.3. 3. Lea las cartas y ordene aquellas opiniones que sean afines. La clasificación no deberá ser de acuerdo a términos clave o importantes, sino a temas afines (semejantes o análogos).
2.2. 2. Diagrama de relaciones
2.2.1. Es un método de inducción lógica que permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las causas originales mas importantes que afectan a un problema en análisis. Se utiliza principalmente para resolver problemas complicados principalmente estableciendo y aclarando las interrelaciones entre las diferentes causas (efectos) que afectan un mismo resultado.
2.2.1.1. El procedimiento para utilizar esta herramienta es el siguiente:
2.2.1.1.1. 1. Escriba el enunciado o problema en el centro y enmarquelo.
2.2.1.1.2. 2. Anote al rededor del problema las causas y defina el resultado que corresponde a cada causa.Relacione con flechas.
2.2.1.1.3. 3. Identifique las causas que generan el resultado anterior.
2.3. 3. Diagrama de árbol
2.3.1. El diagrama de árbol es un método para definir los medios para lograr una meta u objetivo final (tema). Implica desarrollar un objetivo en una serie de medios en multietapas: medios primarios, secundarios, etc y acciones especificas.
2.3.1.1. El procedimiento para utilizar esta herramienta es el siguiente:
2.3.1.1.1. 1. Establezca el objetivo final a lograr.
2.3.1.1.2. 2. Defina los medios. Obtenga lo mas posible de información sobre los medios para lograr el objetivo necesario
2.3.1.1.3. 3. Evaluación. Los medios deben ser separados en los que si pueden ser implementados y los que no.
2.3.1.1.4. 4. Elabore el diagrama de árbol. Escriba el objetivo de lado izquierdo y ordene los medios para lograr dicho objetivo.
2.3.1.1.5. 5. Analice el diagrama. Verifique si los medios establecidos son apropiados o no, en caso de no serlos regrese al paso 2.
2.4. 4. Diagrama matricial
2.4.1. El diagrama matricial es un método para organizar datos verbales con la finalidad de establecer conclusiones para resolver o prevenir problemas, a través de relacionar varios factores o elementos de ciertos eventos. Específicamente, este diagrama es una tabla de datos que muestra la relación entre los diferentes elementos de dos eventos o aspectos, arreglándolos en renglones y columnas en forma de matriz. esto permite analizar la relación y tipo que existe entre dichos elementos con el fin de establecer conclusiones en función de sus intersecciones.
2.4.1.1. Los pasos recomendados para construir un diagrama matricial son los siguientes:
2.4.1.1.1. 1. Defina el propósito general para construir la matriz. Este puede ser el problema a analizar, o el tema de estudio.
2.4.1.1.2. 2. Identifique los dos eventos o aspectos a relacionar y desglóselos en sus elementos o partes.
2.4.1.1.3. 3. Dibuje el formato para la matriz correspondiente, anotando los eventos o aspectos y sus elementos identificados.
2.4.1.1.4. 4. Llene cada intersección con la información correspondiente a la relación entre los elementos.
2.5. 5. Análisis de Campos de Fuerza (ACF)
2.5.1. El ACF es un método para escuchar, discutir y tratar con las fuerzas que facilitan o entorpecen el cambio que se desea hacer. Es un método para identificar las razones para las que se mantiene una situación dada. Se asume que para cambiar una situación, por ejemplo para hacer el cambio en una escuela o en una empresa hacia la calidad total, hay algunas fuerzas que impulsan hacia el cambio (fuerzas conducentes) al mismo tiempo que hay otras que influyen en que dicho cambio no se dé (fuerzas de resistencia). El ACF se utiliza normalmente con un Análisis de Causa-Efecto. Esta herramienta se utiliza para identificar cuáles son las causas que impiden el cambio de una situación y cuáles favorecen dicho cambio. Las fuerzas que impiden el cambio pasan a ser causas cuya influencia hay que reducir o eliminar: al mismo tiempo que deben fortalecerse las fuerzas a favor del cambio. El cambio se va a lograr en la medida en que se ponen acciones, en la forma más conveniente posible, en relación con los dos tipos de fuerzas.
2.5.1.1. El procedimiento para utilizar esta herramienta es el siguiente:
2.5.1.1.1. 1. Plantear el problema y el nivel actual en que se encuentra (demasiado alto o demasiado bajo).
2.5.1.1.2. 2. Hacer una Tormenta de Ideas sobre las fuerzas restrictivas y dibujarlas apuntando en la dirección que hace que estemos en el nivel actual.
2.5.1.1.3. 3. Hacer una Tormenta de Ideas sobre las fuerzas motrices y dibujarlas en el sentido que apunta hacia una mejora.
2.5.1.1.4. 4.Discutir el diagrama y determinar aquellos factores que pueden ser modificados para aumentar las posibilidades de éxito.
2.5.1.1.5. 5. Desarrollar una Matriz de Decisiones para seleccionar la solución más efectiva. Hacer una lista de acciones para modificar las fuerzas restrictivas e incluir estas acciones en el posible Plan de Acción.
2.6. 6. Diagrama de flujo de procesos
2.6.1. El diagrama de flujo es una representación gráfica que muestra todos los pasos de un proceso y la forma como éstos se relacionan entre sí. Esta representación ayuda a visualizar mejor cómo es el proceso y, por tanto, ayuda a identificar qué áreas del mismo pueden mejorarse. La exacta visualización del proceso es esencial para que la gente trabaje en la dirección correcta. Se puede hacer un diagrama de flujo de cualquier proceso: el de la elaboración de una factura, el del flujo de materiales, los pasos necesarios para hacer una venta, el procedimiento a seguir para utilizar un producto.
2.6.1.1. El diagrama de flujo utiliza la simbología siguiente:
2.6.1.1.1. El inicio y el final son óvalos.
2.6.1.1.2. Los rectángulos se usan para pasos en el proceso.
2.6.1.1.3. Los rombos indican puntos de decisión. En ellos el flujo se bifurca en dos o más direcciones.
2.6.1.1.4. Los círculos se usan para conectar porciones del diagrama.