DIFERENCIAS ENTRE SGDEA (GESTOR DOCUMENTAL) Y SGDE (ARCHIVO ELECTRÓNICO)

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DIFERENCIAS ENTRE SGDEA (GESTOR DOCUMENTAL) Y SGDE (ARCHIVO ELECTRÓNICO) por Mind Map: DIFERENCIAS ENTRE SGDEA (GESTOR DOCUMENTAL) Y SGDE (ARCHIVO ELECTRÓNICO)

1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

1.1. SGDEA Se requiere un instrumento archivístico que permita la clasificación documental de la entidad (Cuadro de Clasificación Documental) de acuerdo a su estructura orgánico-funcional. El administrador del sistema es la única persona autorizada para su manejo.

1.2. SGDE Cuenta con una estructura independiente de almacenamiento documental dónde los usuarios pueden ejercer y controlar la información.

2. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

2.1. SGDEA Presenta alguna excepciones: -Si se cumple con los tiempos establecidos en la TRD. -Si la disposición final es eliminación. -Si se realizan transferencias de un archivo a otro.

2.2. SGDE Permite que los documentos sean eliminados por los mismos usuarios o propietarios de la información.

3. GESTIÓN DE DOCUMENTOS

3.1. SGDEA Proporciona un almacenamiento fiable para la administración de documentos y expedientes electrónicos en las fases de archivo central, intermedio e histórico.

3.2. SGDE Se relaciona con el control y administración de los archivos de oficina y documentos en fase activa.

4. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

4.1. SGDEA No permite ninguna modicación de los documentos, una vez se nombren como documentos de archivo en el programa.

4.2. SGDE Permite que se modifiquen los documentos, creando varias versiones del mismo.

5. POLÍTICAS DE CONSERVACIÓN

5.1. SGDEA -Permite gestionar políticas de retención y disposición (expurgo o transferencia) de documentos. -Establece formatos de conservación a largo plazo.

5.2. SGDE Permite incluir algunos controles de conservación.

6. OBJETIVO

6.1. SGDEA Proveer la conservación de los documentos de archivo significativos (documentos en gestión, producción y trámite)

6.2. SGDE Facilitar la gestión de documentos en el desarrollo de las actividades de la organización (documentos en gestión, producción y trámite)

7. VERSIONES DE DOCUMENTOS

7.1. SGDEA Sólo se conserva la versión final, que no podrá ser modificada.

7.2. SGDE Pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento.