PROCESOS DE ORGANIZACIÓN COMPARACIÓN NORMATIVA

1. Acuerdo 02 de 2014

1.1. ARTÍCULO 13 PARÁGRAFO. 2°. Cuando se lleven a cabo procesos de organización de archivos y de fondos acumulados, no se debe modificar la ordenación interna de los documentos de un expediente, salvo aprobación expresa del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del ordena nacional o del Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión, únicamente en los siguientes casos: Cuando exista evidencia sustentada de que los expedientes no reflejan el orden original, debido a casos fortuitos o accidentales, que obliguen a dicha intervención. Cuando se trate de procesos de liquidación, supresión o fusión de entidades en los que se requiera que una parte de los documentos se entreguen a la otra entidad por ser esenciales para el cumplimiento de su misión, previo análisis de las implicaciones legales y económicas de dicha intervención antes de tomar la decisión.

2. Decreto 029 de 2015

2.1. ARTÍCULO 11 Requisitos de la entrega y/o transferencia: Parágrafo 1°. No se adelantarán procesos de intervención interna de expedientes (or­ganización, foliación, elaboración de la hoja de control, selección y depuración), salvo que dichas actividades sean aprobadas por el Comité Técnico creado para la entrega y/o transferencia, así como la recepción, previo análisis de las implicaciones económicas y de tiempo que demande la intervención de los expedientes

3. Acuerdo 02 de 2004

3.1. Clasificación: este proceso se desarrolla atendiendo la estructura orgánica del organismo u organismo productor

3.2. Ordenación: los documentos previamente clasificados se ordenará teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas

3.3. Descripción: Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.

3.4. Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo). Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo. Foliación y retiro del material abrasivo