MAPA FONDOS ACOMULADOS

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1. Ordenación. Los documentos se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación correspondientes a las diferentes unidades administrativas.

2. Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos productores.

3. ACUERDO 02 DE 2004

4. Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente.

5. 1.Depuración 2.Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo 3.Foliación y retiro del material abrasivo

6. ACUERDO 02 DE 2014

7. no se debe modificar la ordenación interna de los documentos de un expediente, salvo aprobación expresa del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del ordena nacional o del Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión 1

8. unicamente se intervienen Cuando exista evidencia sustentada de que los expedientes no reflejan el orden original, debido a casos fortuitos o accidentales, que obliguen a dicha intervención. 2

9. Cuando se trate de procesos de liquidación, supresión o fusión de entidades en los que se requiera que una parte de los documentos se entreguen a la otra entidad por ser esenciales para el cumplimiento de su misión, previo análisis de las implicaciones legales y económicas de dicha intervención antes de tomar la decisión. 3

10. Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación 4

11. se prohíbe la foliación o refoliación así como la eliminación de documentos, la unificación de expedientes de procedencias diferentes o la separación de documentos no esta permitida la elaboración de la hoja de control una vez cerrado el expediente. 5

12. La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado deberá ser autorizada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según sea el caso y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión 6

13. se realiza depuración a: Copias idénticas de un mismo 2.documento de archivo. 3.Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible. 4.Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente. Documentos de apoyo. 7

14. DECRETO 029 DE 2015

15. Se deberá adelantar un proceso de valoración de sus fondos acumulados antes de efectuar la transferencia, previo a lo cual se levantarán las diferentes estructuras orgánicas según los periodos que resulten de la historia institucional, para facilitar la organización de los archivos 1

16. Como resultado del proceso de valoración docu­mental, se deberá aprobar por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de la respectiva Entidad, la eliminación de los documentos de conformidad con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación y las tablas de retención y/o valoración documental. 2

17. 1.Para el proceso de organización y entrega de las series documentales y expedientes, se aplicará el respeto al principio de procedencia y orden original 2.Si los expedientes no cuentan con la respectiva hoja de control, no será obligatorio su diligenciamiento 3

18. Solamente se utilizarán unidades de conservación fabricadas en material desacidificado, cuando los documentos tengan valor histórico. En los demás casos, y cuando sea posible y se encuentren en buen estado, se utilizarán las mismas unidades de conservación (cajas y carpetas) de la entidad que hace entrega y/o transferencia de los archivos, para evitar incurrir en costos innecesarios. 4

19. NOTA: en el Acuerdo 02 de 2004 , se evidencia claramente los 3 procesos de la ordenación documental en el fondo acumulado 2. en el Acuerdo 02 de 2014 nos habla que el proceso de ordenación no debe ser modificado ya quedara como cerro se prohíbe la foliación y refoliación del expediente y solo se hará depuración si el comité lo aprueba 3. el Decreto 029 de 2015 se realizara un plan integral archivistico el cual nos ayudara para la organización de los documentos