Manual de Funciones por Competencias

1. Objetivos y beneficios de los Manuales

1.1. Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

1.2. Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización

1.3. Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

1.4. Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

1.5. Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias

1.6. Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

1.7. Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general

1.8. Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones

1.9. Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

2. Clasificación de los manuales

2.1. De Organización

2.2. De Normas y Procedimientos

2.3. De Puestos y funciones

3. Para Elaborar el Manual se Requiere

3.1. Definir el contenido: Introducción, Objetivos, Áreas de aplicación, Responsables, Políticas, Descripción de las operaciones, Formatos, Diagramas de flujo, terminología.

3.2. Recopilación de información.

3.3. Estudio preliminar de las áreas

3.4. Elaboración de inventario de procedimientos.

3.5. Integración de la información.

3.6. Análisis de la información.

3.7. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.

3.8. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

4. Revisión, aprobación, distribución e implantación

4.1. Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.

4.2. El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

5. Utilidad

5.1. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo

6. Contenido del Manual de Funciones

6.1. Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa. Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

6.1.1. ficha ocupacional

6.1.1.1. Funciones del trabajador

6.1.1.2. Requisitos:a. Habilidades: Educación, Experiencia, iniciativa e ingenio. b. Esfuerzo: Mentales y físicos c. Responsabilidades: sobre maquinarias y equipos, Materiales o productos, trabajo de otros. d. Condiciones de trabajo: Ambiente y riesgos.

7. Concepto del Manual de Funciones

7.1. Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas

7.2. será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales

8. Importancia

8.1. Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en la consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de estas herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos.

9. Actualización

9.1. Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.