INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.
1. 1. La información en la empresa.
1.1. Concepto
1.1.1. La información es un conjunto de datos transformados de forma que contribuye a reducir la incertidumbre del futuro y, por tanto, ayuda la toma de decisiones. La información representa los datos transformados de forma significativa para la persona que los recibe, es decir, tiene un valor real o percibido para sus decisiones y para sus acciones. Así pues, la información son datos que han sido interpretados y comprendidos por el receptor del mensaje. La relación entre los datos y la información es equivalente a la que existe entre la materia prima y el producto acabado. Una información será significativa en cuanto que sea útil como materia prima para una decisión determinada.
1.2. Características
1.2.1. La buena información es la que proporciona valor. La experiencia demuestra que la buena información debe reunir las siguientes cualidades:
1.2.1.1. 1. RELEVANCIA: Esta es una cualidad decisiva. La información relevante es aquella que aumenta el conocimiento y reduce la incertidumbre respecto al problema que se va a considerar
1.2.1.2. 2. EXACTITUD: La información debe ser lo suficientemente exacta para el directivo con respecto al propósito buscado. El nivel de exactitud debe ser acorde con la importancia de la decisión que se va a tomar y variará según el rango jerárquico que ocupe en la organización la persona que deba ejecutar esta decisión.
1.2.1.3. 3. COMPLETA: Lo ideal sería que toda la información requerida para tomar una decisión estuviera disponible; sin embargo, esto no es posible en la realidad. Una información será considerada completa si nos informa sobre los puntos clave del problema que estamos estudiando.
1.2.1.4. 4. CONFIANZA EN LA FUENTE: La confianza en la fuente se incrementa cuando la fuente ha sido digna de crédito en el pasado. Especialmente, cuando se trata de decisiones de tipo estratégico, los directivos utilizarán informes de varias fuentes para incrementar la confianza en el mensaje.
1.2.1.5. 5. COMUNICAR CON LA PERSONA CORRECTA: En la empresa cada directivo tiene asignada una esfera de actividad y responsabilidad concreta y debe recibir información para realizar las tareas que tiene asignadas.
1.2.1.6. 6. PUNTUALIDAD: Regularmente producida es muy importante, la información se debería producir con una frecuencia relacionada con el tipo de decisión o actividad asociada a la misma.
1.2.1.7. 7. DETALLE: La información debería contener la mínima cantidad de detalles para una eficaz toma de decisiones. El nivel de detalle debería variar con el nivel en la organización: a más alto nivel en la organización mayor es el grado de agregación y síntesis.
1.2.1.8. 8. COMPRENSIÓN: La comprensión es lo que transforma datos en información. Si la información no es entendida no puede ser utilizada y, por tanto, no puede añadir valor. Hay muchos factores que influyen en la comprensión de la información: Preferencias del usuario Conocimientos previos. Factores ambientales. Lenguaje.
1.3. Fuentes
1.3.1. Podemos identificar los siguientes grupos de interés y los distintos tipos de información necesarios con respecto a cada uno de ellos: – Clientes: se requerirá información de marketing y de ventas, medidas de satisfacción. – Distribuidores: se requerirá información de marketing y de logística (distribución). – Competidores: penetración en el mercado, innovaciones, calidad del producto. – Proveedores: se requerirá información de las condiciones de la transacción. – Sindicatos de trabajadores: se requerirá información de salarios y estabilidad en el empleo. – Accionistas: rendimiento de la compañía. – Instituciones financieras: condiciones financieras y oportunidades de inversión. – Gobierno: desarrollos legales y políticas. La empresa deberá estar continuamente informada acerca de estos grupos externos, y a su vez, algunos de estos grupos también tienen que recibir información de la empresa
1.4. Necesidades
1.4.1. Hay tres grandes conjuntos de necesidades de información que se asocian con las tres fases del proceso de dirección estratégica: – En la formulación de la estrategia se debe llevar a cabo el diagnóstico estratégico, es decir, debe realizarse un análisis interno y un análisis del entorno tanto general como específico. -En la implementación de la estrategia, cada miembro de la empresa que interviene en ella debe conocer qué parte de la estrategia le corresponde ejecutar, para lo cual ha de recibir información de qué tareas debe desempeñar, y cómo, en orden a la puesta en práctica de la estrategia y de los planes que la concretan. -Control de la estrategia; para llevar a cabo un control eficaz hay que conocer cuáles son los resultados de las acciones emprendidas al ejecutar los planes, y hay que conocer también cómo van evolucionando los distintos componentes del entorno
2. 3. Categorias de sistemas de informacion.
2.1. Sistemas para el procesamiento de transacciones
2.1.1. Constituyen los pilares del sistema de información de una empresa y recogen las operaciones empresariales diarias. Muchas empresas no podrían funcionar sin este tipo de sistemas. ofrecen una mayor velocidad y exactitud que los procedimientos manuales en la realización de dichas actividades rutinarias. Un sistema para el procesamiento de transacciones sustituye los procedimientos manuales por otros basados en ordenador en la ejecución de tareas rutinarias bien estructuradas.
2.2. Sistemas de información administrativa
2.2.1. Su principal objetivo de es proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar decisiones y resolver problemas. La administración por excepción puede incorporarse en los informes de un sistema de información administrativa de cuatro maneras: 1.Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones. 2.Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. 3.Agrupar las excepciones. 4.Mostrar la variación respecto a la norma.
2.3. Sistemas de apoyo a la decisión. (DSS)
2.3.1. Los dss son instrumentos para abordar problemas de definición o estructuración menos precisa, y de carácter más esporádico. Los sistemas de apoyo a la decisión ayudan a los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas. Una decisión se considera no estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible identificar, con antelación, todos los factores que deben considerarse en la decisión. Son interactivos y su objetivo es la ampliación del razonamiento humano en la resolución de problemas particulares de toma de decisiones no estructuradas
2.3.1.1. 1. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON DSS: Los dss son de ayuda, principalmente, en la toma de decisiones en problemas semi-estructurados, donde algunas fases del proceso de decisión a menudo requieren ayuda significativa del ordenador
2.3.1.2. 2. POSIBILIDADES DE LOS SISTEMAS DE APOYO A LA DECISIÓN: Un modelo es una representación de algo, desarrollado para un fin concreto. Generalmente, es una abstracción o una simplificación de un fenómeno. Un modelo representa las relaciones entre los aspectos resultantes del fenómeno. Un modelo se construye adoptando una serie de suposiciones o asumiendo una serie de premisas respecto a la dependencia entre variables.
2.3.1.3. 4. LA UTILIZACION DE UN DSS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES: El proceso general de toma de decisiones consiste en cuatro etapas.
2.3.1.3.1. Durante la primera etapa, llamada de inteligencia, se hace una investigación del entorno para encontrar o definir el problema.
2.3.1.3.2. Durante la siguiente etapa, llamada de diseño, se elaboran distintas alternativas que serán comparadas durante la fase de elección.
2.3.1.3.3. La solución es implementada y, en su caso, mejorada.
2.3.1.3.4. Cada uno de los pasos puede aportar un feed-back a alguno de los anteriores para, re definir el problema o seleccionar una solución mejor.
2.3.1.4. 3. UTILIZACION DE LA HOJA DE CALCULO COMO UN SISTEMA DE AYUDA EN LA TOMA DE DECISIONES: La hoja de cálculo es un programa utilizado por muchos usuarios en el contexto de su trabajo y se ha convertido en un programa estándar dentro del manejo de información en el mundo de los negocios. La finalidad de la hoja de cálculo no es realizar complejas operaciones matemáticas; para esta función podría ser suficiente con una calculadora. La principal utilidad de una hoja de cálculo empieza, precisamente, a partir del resultado obtenido a partir del primer cálculo; este primer resultado debe ser el punto de partida para su posterior análisis.
2.3.1.4.1. cuando nos enfrentamos a iniciar un trabajo con la hoja de cálculo podemos pretender dos cosas: – Construir un modelo para soporte a la toma de decisiones, en cuyo caso nuestra meta será conseguir la mayor flexibilidad posible. – Mecanizar un proceso repetitivo que periódicamente tenemos que realizar repitiendo los mismos cálculos, en cuyo caso nuestra meta serán la comodidad y la seguridad.
2.3.1.5. 5. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS): Los EIS constituyen una poderosa herramienta para llevar a cabo, principalmente, actividades de control. Un ejecutivo, utilizando un EIS, gana habilidad para analizar todos los aspectos de operación de una compañía, y encontrar problemas y oportunidades.
2.3.1.5.1. 1. EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Es evidente que la informática, desde sus inicios, se ha concebido como una fuente de soluciones a la gestión de los negocios. Si nos fijamos en la evolución que esta ha seguido podemos observar las siguientes etapas:
2.3.1.5.2. 2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS): CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS. Podemos considerar un EIS como un sistema de información computerizado concebido específicamente para su uso por parte de la alta dirección de la empresa, a quien le proporciona información tanto interna como externa, que puede utilizar como apoyo en el desempeño de sus tareas. Hemos encontrado diferentes definiciones de un EIS, en lo que sí existe unanimidad es en sus características, las cuales comentamos a continuación:
3. 2. Aspectos fundamentales de los sistemas de informacion.
3.1. Concepto
3.1.1. Son sistemas sociales cuyo comportamiento se ve en gran medida influido por los objetivos, valores y creencias de individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología. Así pues, el comportamiento del sistema de información no es determinista y no se ajusta a la representación de ningún modelo algorítmico formal.
3.2. Componentes
3.2.1. Los sistemas de información engloban: equipos y programas informáticos, telecomunicaciones, bases de datos, recursos humanos y procedimientos
3.2.1.1. 1. EQUIPOS INFORMATICOS: Las tres categorías de ordenadores están organizadas de forma similar. El componente que controla todas las unidades del sistema es el procesador central, que ejecuta las instrucciones de un programa. También hay dispositivos para introducir datos (teclado y ratón) y dispositivos para producir el output del sistema (impresoras).
3.2.1.2. 2. PROGRAMAS INFORMÁTICOS: Hay dos tipos de programas informáticos: programas del sistema y aplicaciones. Los programas del sistema administran los recursos del sistema computarizado y simplifican la programación. Las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo. Ejemplos de aplicaciones: programas de hoja de cálculo o procesadores de texto.
3.2.1.3. 3. BASE DE DATOS: Podríamos considerar que muchos sistemas de información en las empresas son utilizados como vehículo de entrega de bases de datos. Una base de datos es una colección de datos interrelacionados. Como ejemplo, podríamos mencionar la base de datos de recursos humanos de una organización o la base de datos de productos.
3.2.1.4. 4. TELECOMUNICACIONES: Las telecomunicaciones son el medio de transmisión electrónica de información a largas distancias. En una empresa pequeña, los ordenadores personales están conectados en redes de área local (LAN) Hay redes de área amplia (WAN) que conectan ordenadores ubicados en lugares remotos.
3.2.1.5. 5. RECURSOS HUMANOS: El personal especializado de sistemas de información incluye analistas de sistemas, programadores y operadores. Los usuarios finales son las personas que utilizan los sistemas de información o el output que estos generan, es decir, que se refiere a la mayoría de personas de una organización.
3.2.1.6. 6. PROCEDIMIENTOS: Los procedimientos constituyen las políticas y métodos que deben ser seguidos al utilizar, operar y mantener un sistema de información.
3.3. Funciones
3.3.1. Todo sistema de información lleva a cabo una serie de funciones que pueden ser agrupadas en: – Funciones de captación y recolección de datos. – Funciones de almacenamiento. – Tratamiento de la información. – Distribución o diseminación de la información.
3.3.1.1. 1. CAPTACION Y RECOLECCIÓN DE DATOS: Esta función consiste en captar la información tanto externa como interna, y enviarla a través del sistema de comunicación a los órganos del sistema de información encargados de reagruparla para evitar duplicidades e información inútil.
3.3.1.2. 2. ALMACENAMIENTO: Hay que contestar a varias preguntas: 1. ¿Cómo almacenar la información? 2. ¿En qué soporte almacenar esta información? 3. ¿Cómo organizar el posterior acceso por parte de los usuarios a la información almacenada?
3.3.1.3. 3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION: Tiene por objeto transformar la información almacenada en una información útil, en una información significativa para quien la requiera. Esta es una función clave en todo sistema de información. El tratamiento de la información se efectúa esencialmente mediante el subsistema informático.
3.3.1.4. 4. DISTRIBUCIÓN O DISEMINACION DE LA INFORMACIÓN: El sistema de información no solo debe proporcionar la información que cada usuario requiera, sino que también debe difundir la información a otras personas dentro de la empresa.
3.4. Infraestructura de empresa
3.4.1. Cuando se diseña el sistema de información de una empresa es necesario tener una visión amplia de la organización. Para que el sistema de información de una empresa funcione adecuadamente, los directivos deberán dirigir activamente el proceso, porque son ellos quienes tienen esa visión global de la empresa. Es responsabilidad de la dirección de las empresas adaptar su organización, su estructura y su personal a los cambios del entorno. Si esos cambios presentan una tendencia a la tecnificación, será responsabilidad de la dirección dirigir la adopción de tecnologías en la empresa. Será función de los directivos ajustar la tecnología de la información a la empresa.
3.5. Cadena de valor
3.5.1. La cadena de valor recoge todas las actividades que se llevan a cabo en una empresa para ofrecer un producto o un servicio. Las actividades de la cadena de valor se dividen en dos categorías principales: primarias y de apoyo. Las actividades primarias son aquellas más directamente relacionadas con la creación de valor. Las actividades de apoyo facilitan la realización de las actividades primarias proporcionando las entradas y la infraestructura necesarias. Las actividades se integran mediante eslabones para formar una cadena de valor.