1. Actividad esencial
1.1. La archivística es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo y pueda ser consultada y clasificada.
1.1.1. Las funciones de la archivística son:
1.1.2. Creación
1.1.3. Evaluación
1.1.4. Crecimiento
1.1.5. Clasificación
1.1.6. Conservación
1.1.7. Descripción e Indexación
1.1.8. Difusión
1.2. La importancia de los archivos en la sociedad
1.3. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.
1.4. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación.
1.5. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
1.6. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.
1.7. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
1.8. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.
2. Importancia en las organizaciones
2.1. Un buen sistema de archivo trae muchos beneficios tales como:
2.2. La empresa mejora su eficiencia y eficacia, lo que la lleva a tener una mejor productividad y ser más competitiva.
2.3. Reducir costos al bajar el consumo de papel físico entre un 40 al 50% y evita procesos de reproducción (fotocopiado y digitalización) innecesarios para la empresa.
2.4. Reducir tiempos y mejorar procesos, al tener fácil acceso a la información y los documentos, además de evitar reprocesos y hasta utilizar personal adicional.
2.5. Liberar el espacio físico, el cual se utilizará para desarrollar el objeto social de la empresa.
2.6. Homologa todos los procesos documentales, tanto al interior de la empresa como los relacionados con proveedores y clientes.
2.7. Facilita la implementación de procesos y normas de calidad entre otras.
2.7.1. Prácticamente toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una empresa, requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de compra hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la información.
2.7.2. La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.
3. Ciencias Auxiliares
3.1. PALEOGRÁFICA: Disciplina auxiliar de la historia que estudia la escritura y signos de los libros y documentos antiguos.
3.2. DIPLOMÁTICA: La finalidad de esta es verificar la autenticidad de los documentos tales como : diplomas , actas, etc.
3.3. SIGILOGRAFIA: Parte de la historia que se dedica a los sellos empleados para autorizar documentos y autorizar pliegos.
3.4. HERÁLDICA: Conocida también como la ciencia de blasón y compete los escudos de armas, linaje, ciudad o personas
3.5. CRONOLOGÍA: Determina el orden y fecha de los sucesos históricos
4. Conceptos básicos
4.1. La información está definida como una serie de datos con significado, que organiza el pensamiento de los seres vivos, en especial el de los seres humanos. En sentido general, la información es un grupo organizado de datos procesados que integran un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno; permitiendo que el hombre adquiera el conocimiento necesario para la toma de decisiones en su vida cotidiana.
4.1.1. Se conoce que la palabra Datos proviene del latín “Dtum” cuyo significado es “lo que se da”. Los datos son la representación simbólica, bien sea mediante números o letras de una recopilación de información la cual puede ser cualitativa o cuantitativa, que facilitan la deducción de una investigación o un hecho.
4.1.1.1. Documentos: El documento es la impresión en algún tipo de papel la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción. En un documento puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado. Un documento básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser revisado posteriormente y servir de referencia o parte de una historia.
4.1.1.2. Documento de archivo Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.
4.1.1.3. Documento electronico. Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica, haciendo uso de la electrónica, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
4.1.1.4. Documento digital. Un archivo digital o fichero, es el conjunto de toda la información binaria almacenada en un formato digital, bien sea en PDF, DOC, JPG, GIF, etc., que puede ser guardada y vista por medio de una computadora o aparato electrónico. Estos están formados por caracteres y la cantidad de los mismos define el tamaño de cada archivo.
4.1.2. Los datos indican condiciones o situaciones que por sí solos no aportan ninguna información importante, es en conjunto de la observación y la experiencia que un dato puede tomar cierto valor instruccional. También se dice que los datos son atributos pertenecientes a cualquier ente, pues una utilidad muy significativa de los datos es que se pueden emplear en estudios comparativos.