Evaluación de Documentos en Iberoamérica

1. Foro Iberoamericano de Evaluación de Documentos

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2.1. Homologación de programas de evaluación documental

2.1.1. El PED (Programa de Evaluación Documental) Básico constituye una propuesta innovadora para los estudios de la evaluación documental, necesarios, entre otros, para la obtención del título profesional en los centros de enseñanza universitarios. Como tal, resulta singular y técnica porque es producto del consenso de sus integrantes, cuya experiencia archivística y en especial sobre la evaluación de documentos, ha enriquecido significativamente el documento que se entrega a la comunidad archivística Iberoamericana a través del FIED.

2.1.1.1. Consideraciones generales y metodología desarrollada El análisis comparado entre los programas de las cátedras de los países participantes en el FIED reveló que muchos temas y objetivos didácticos se repiten y otros son exclusivos de alguna de las instituciones estudiadas. Por tanto, se decidió establecer una serie de “Temas Básicos” que debe incluir cada Programa, los cuales presentan los conocimientos esenciales que el alumno debe tener para saber evaluar documentos, y una serie de “Temas complementarios” que -si bien son importantes- se incluirán encada caso en la medida en que se disponga de tiempo real (horas de cátedra) o atento a los contenidos de otras cátedras de la carrera. Al proponerlos, se ha dado un orden lógico a los temas, más allá de que, al momento del diseño de un Programa de Cátedra específico, cada profesor pueda presentarlos en la forma y modalidad que considere conveniente o le indique el Centro Educativo. Por otra parte, cabe recordar que los contenidos del Programa deben girar en torno a lo que se define en la síntesis, también denominada fundamentación o sumilla, consignada en el Plan Curricular del centro de estudios. Se definieron los temas, pero no las unidades en que se divide el programa; cada docente dividirá el PED Básico en el número de unidades que señale el centro educativo.Consideraciones generales y metodología desarrollada El análisis comparado entre los programas de las cátedras de los países participantes en el FIED reveló que muchos temas y objetivos didácticos se repiten y otros son exclusivos de alguna de las instituciones estudiadas. Por tanto, se decidió establecer una serie de “Temas Básicos” que debe incluir cada Programa, los cuales presentan los conocimientos esenciales que el alumno debe tener para saber evaluar documentos, y una serie de “Temas complementarios” que -si bien son importantes- se incluirán encada caso en la medida en que se disponga de tiempo real (horas de cátedra) o atento a los contenidos de otras cátedras de la carrera. Al proponerlos, se ha dado un orden lógico a los temas, más allá de que, al momento del diseño de un Programa de Cátedra específico, cada profesor pueda presentarlos en la forma y modalidad que considere conveniente o le indique el Centro Educativo. Por otra parte, cabe recordar que los contenidos del Programa deben girar en torno a lo que se define en la síntesis, también denominada fundamentación o sumilla, consignada en el Plan Curricular del centro de estudios. Se definieron los temas, pero no las unidades en que se divide el programa; cada docente dividirá el PED Básico en el número de unidades que señale el centro educativo.

2.1.1.1.1. EVALUACION: Es una función archivística que incluye las etapas de valoración, selección y disposición final de las series documentales. IDENTIFICACION: Análisis de las funciones y actividades de una organización para reconocer y sistematizar los documentos en estructuras lógicas que dan consistencia a la representatividad de un fondo. Es la fase inicial del proceso archivístico necesaria para clasificar, evaluar y describir y planear la producción de los documentos. VALORACION: Primera etapa de la evaluación por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de las series documentales SELECCIÓN: Segunda etapa de la evaluación en la que se separan las series documentales a conservar de las que se deben eliminar. DISPOSICIÓN FINAL: Tercera etapa de la evaluación en la cual se ejecutan los procedimientos de eliminación o transferencia para su conservación permanente. TRANSFERENCIA: Procedimiento por el que una unidad administrativa, archivo o institución traspasa formalmente a un Archivo el deber de custodia sobre un conjunto determinado de documentos. ELIMINACION: Operación que consiste en la destrucción autorizada e irreversible de los documentos que han perdido sus valores.

3. El objetivo especifico es: Intercambiar experiencias y conocimientos acerca de la problemática

3.1. Objetivos básicos del programa: • Reunir a profesionales especializados en la evaluación documental, para intercambiar conocimientos, experiencias e inquietudes • Reflexionar críticamente acerca de la importancia de la evaluación para la constitución del patrimonio documental. • Tratar de normalizar los contenidos de la cátedra “Selección Documental”6 en los distintos centros de enseñanza archivística. • Crear un ámbito de reflexión sobre la problemática de la evaluación de los documentos a nivel iberoamericano.

4. CONCLUSIONES Y PERSPECTIVAS Los documentos de archivo se producen con determinados valores; a los archiveros les atañe reconocerlos, independientemente del soporte, y establecer los plazos de retención. Este proyecto pretendió, desde sus inicios, ser un ámbito de reflexión para perfeccionar la aplicación de criterios, métodos y técnicas de Evaluación Documental y para avanzar hacia la normalización y homologación conceptual y terminológica del proceso de Evaluación de documentos. Esos objetivos se han logrado. Con sus resultados, se espera crear conciencia en las autoridades de las instituciones sobre la trascendencia de esta función archivística para la defensa de los derechos de los ciudadanos y la conformación del patrimonio documental. Asimismo, se aguarda convencer a los responsables de las entidades acerca de la importancia de los archivos para la buena gobernanza, la seguridad jurídica, la transparencia administrativa y la responsabilidad democrática, y de que un proceso de evaluación documental técnicamente bien realizado beneficia a la institución, en especial en lo relativo a la calidad de la información y la rentabilidad de los recursos económicos. El contraste de teorías y prácticas profesionales muestra tanto las fortalezas como las debilidades de la Archivística como ciencia aplicada o como disciplina científica. Así, el estudio realizado permitió verificar las coincidencias en la metodología, recursos didácticos y contenidos básicos de los Programas de cátedra de los centros de enseñanza de la región, comprobar las diferencias terminológicas y confrontar algunos marcos normativos institucionales. Como equipo, se ha comprobado que la exposición de experiencias concretas y la realización de análisis comparativos permiten consensuar, debatir y divergir, y contribuyen a crear y avanzar en las teorías. Del mismo modo, el trabajo del Foro ha permitido constatar que existe un consenso muy amplio sobre los objetivos del trabajo archivístico y, especialmente, sobre la responsabilidad ética de los archiveros ante el conjunto de la sociedad.