Gestión documental digital

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Gestión documental digital por Mind Map: Gestión documental digital

1. transferencia

1.1. clases

1.1.1. 1.-archivos de gestión

1.1.2. 2.-archivo central

1.1.3. 3.-archivo historivo

1.2. PASOS

1.2.1. 1.-Identificar los expedientes que deben transferirse

1.2.2. 2.-No considerar los folletos publicitarios

1.2.3. 3.-Separar la correspondencia personal o privada

1.2.4. 4.-Retirar aditamentos u objetos que pueden deteriorar los documentos

1.2.5. 5.-Numerar las carpetas

1.2.6. 6.-Foliar consecutivamente los documentos

1.2.7. 7..-Llenar el Inventario de Transferencia y enviarlo

2. MONITOREO Y SEGUIMIENTO

2.1. tramite

2.1.1. Es la gestión o el diligenciamiento que se realiza para obtener el resultado.

2.2. sistema de gestión documentaría

2.2.1. concepto

2.2.1.1. Es un programa que está diseñado para llevar un adecuado registro, control y seguimiento de los diferentes documentos registrados,

2.2.2. documentos que se generan

2.2.2.1. documetos internos.

2.2.2.1.1. generados en el interior

2.2.2.2. documentos externos

2.2.2.2.1. todo lo que se ingresa por la unidad de recepción.

2.3. Módulos

2.3.1. seguridad

2.3.2. mantenimiento

2.3.3. reportes

2.3.4. tramites

3. diagnostico situacional

3.1. PASOS

3.1.1. identifica objetivos,politicas y reglamentos de la constitucion

3.1.2. identificar funciones, actividades y tareas del departamento

3.1.3. conocer la gestión administrativa,sus normas y procedimientos

3.1.4. conocer la documento que utiliza la institucion

3.1.5. identificar el sistema de clasificación

3.1.6. identificar los tipos y series documentales

3.1.7. elaborar el flujo documental

3.1.8. elaborar instrumrntos descriptivos

3.1.9. describir lops factores externo e internos del local de archivo

4. recepción de documentos

4.1. PASOS

4.1.1. recepción de documentos

4.1.2. seleccionar expediente al recepcionar

4.1.3. en mesa de partes esta como recibido

4.1.4. datos obligatorios

4.1.5. observaciones

4.1.6. generar cargo, por el cual puede hacer el seguimiento

4.1.7. se registra el expediente

5. proceso del tramite documentario

5.1. EJEMPLO: CERTIFICADO DE ESTUDIO

5.1.1. INGRESO DE SOLICITUD DE MESA DE PARTES

5.1.2. GENERACION Y DERIVACION DEL TRAMITE

5.1.3. ELABORACION Y ENTREGA DEL CERTIFICADO DE ESTUDIOS