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Resumen 11-15 por Mind Map: Resumen 11-15

1. Transferencia

1.1. Clases

1.1.1. Archivo de gestión

1.1.2. Archivo central

1.1.3. Archivo histórico

1.2. Ventajas

1.2.1. Evitar acumulación de documentos

1.2.2. Control efectivo y ordenado

1.2.3. Disposición de información útil

1.2.4. Garantiza el proceso de la información

2. Monitorio y seguimiento de tramites documentarios

2.1. Trámite

2.1.1. Es la gestión para obtener resultados

2.2. Sistema de trámite documentario

2.3. Ventajas

2.3.1. Documentación en tiempo real

2.3.2. Seguimiento y control de documentos

2.3.3. Seguridad y confidencialidad

2.3.4. Firma digital

2.3.5. Digitalización

3. Diagnostico situacional

3.1. Categorías de revisión en el diagnóstico

3.1.1. Gestión documental

3.1.1.1. Historia

3.1.1.2. Volumen

3.1.1.3. Fechas extremas

3.1.1.4. Tecnología

3.1.1.5. Conservación

3.1.1.6. Condiciones ambientales

3.2. Diagnostico situacional archivístico

3.2.1. Analizan

3.2.2. Registran

3.3. Pasos

3.3.1. 1. Identifica objetivos

3.3.2. 2. Identifica funciones

3.3.3. 3. Conoce la gestión administrativa

3.3.4. 4. Conocer la documentación que produce

3.3.5. 5. Identifica el sistema de clasificación

3.3.6. 6. Identifica los tipos y series documentales

3.3.7. 7. Elaborar el flujo documental

3.3.8. 8. Elaborar instrumentos descriptivos

3.3.9. 9. Evalúa la condición física del documento

3.3.10. 10. Evaluar la selección y eliminación de documentos

3.3.11. 11. Describir los factores externos e internos del local de archivo

4. Herramienta informática para el control documentario II

4.1. Recepción del documento

4.1.1. Usuario del personal de archivo

4.1.2. Expediente por recibir

4.1.3. Muestra de documentos vencidos

4.1.4. En mesa de partes esta como recibido

4.1.5. Datos obligatorios

4.1.6. Observaciones

4.1.7. Digitalización

4.1.8. Opción a borrar documentos digitalizados

4.1.9. Genera cargo, por el cual puede hacer el seguimiento

4.1.10. Se registra el expediente

4.1.11. Genera una hoja de ruta

4.2. Envío de expediente

4.2.1. Enviar expediente

4.2.2. Se puede enviar copias

4.2.3. Estado del expediente

4.2.4. Cantidad de envios

4.2.5. Llega al correo donde se envio

5. Herramienta informática para el control documentario III

5.1. Proceso del tramite documentario

5.1.1. Unidad orgánica

5.1.1.1. Recepción expediente

5.1.1.2. Gestiona expediente solicitado

5.1.2. Contribuyentes

5.1.2.1. Entrega dos copias de expedientes

5.1.2.2. Recepción a cargo

5.1.2.3. Entrega documentación solicitada

5.1.3. Encargado de mesa de partes

5.1.3.1. Recepciona expediente

5.1.3.2. Registra en cuaderno

5.1.3.3. Sello, firma, cargo, entrega

5.1.3.4. Envía expediente al área correspondiente

5.1.3.5. Recepciona documentación

5.1.3.5.1. Recibe documentación

5.1.3.6. Entrega y archiva documentación

6. Seleccionar expediente a recepcionar