1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
1.1. Categorías de Revisión en el Diagnóstico
1.1.1. Gestiòn documental
1.1.1.1. Historia Volumen Fechas Extremas Tecnología Conservación Condiciones Ambientales
1.2. Diagnòstico situacional archiuvìstico
1.2.1. Establecen procedimientos metodològicos
1.3. Pasos
1.3.1. Identifìca objetivos
1.3.2. Identifìca las actividades, tareas del departamento
1.3.3. Conocer la gestiòn administrativa
1.3.4. Conocer la documentaciòn
1.3.5. Identificar el sistema de clasificaciòn
1.3.6. Identificar los tipos y series documentales
1.3.7. Elaborar el flujo documental
1.3.8. Elaborar documentos discriptivos
1.3.9. Evaluar la condiciòn fìsica de los documentos
1.3.10. Evaluar la selecciòn y eliminaciònb de los documentos
1.3.11. Describir los factores internos y externos del local de archivo
2. TRANSFERENCIA
2.1. Traslado de documentos
2.2. Clases de transferencia
2.2.1. Archivos de gestiòn
2.2.2. Archivo central
2.2.3. Archivo historico
2.3. Ventajas de transferencia
2.3.1. Evita la acumulaciòn de documentos
2.3.2. Asegura la conservaciòn de documentos
2.4. Pasos de transferencia
2.4.1. Identificar los pasos de los expedientes de la series.
2.4.2. Separar los espacios ajenos al expediente
2.4.3. No considerar los folletos publicitarios
2.4.4. Separar la correspondiencia personal o privado
2.4.5. Retirar objetos que pueden deteriorar los documentos
2.4.6. Numerar las carpetas
2.4.7. Foliar consecutivamente los documentos
2.4.8. Llenar el inventario de tranferencia y enviarlo al archivo de la empresa
3. MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE TRÁMITES DOCUMENTARIOS
3.1. Tramite
3.1.1. Es la gestión que realiza para obtener el resultado.
3.2. Sistema de tràmite documentario
3.2.1. Programa diseñado para llevar un adecuado registro, control y seguimiento de los diferentes documentos
3.3. Ventajas
3.3.1. • Documentación en tiempo real • Comunicación más directa • Seguimiento y control de documentos • Seguridad, se evita la pérdida de documentos • Confidencialidad: seguridad y privacidad del trámite documentario. • Firma Digital: seguridad al documento, accesibilidad, acto no presencial. • Digitalización: Ahorro de papel y recursos para la institución.
3.4. Mòdulo de un sistema de tràmite documentario
3.4.1. Mantenimiento Reportes Seguridad
4. HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DOCUMENTARIO II
4.1. Recepciòn de documento
4.1.1. Usuario del personal de archivo
4.1.2. Expediente por recibir
4.1.3. Seleccionar expediente a recepcionar se enviará un correo a mesa de partes indicando la recepción.
4.1.4. Muestra documentos vencidos
4.1.5. En mesa de partes está como recibido
4.1.6. Datos obligatorios
4.1.7. Observaciones
4.1.8. Digitalización, tiene máx de almacenamiento
4.1.9. Tiene opción de borrar documentos digitalizados
4.1.10. Genera cargo, por el cual puede hacer el seguimiento
4.1.11. Se registró el expediente
4.1.12. Seguimiento, genera una Hoja de Ruta
4.2. Envìo de expediente
4.2.1. Enviar expediente
4.2.2. Se puede enviar copias
4.2.3. Estado del expediente está en enviado y ya no puedo editar el registro
4.2.4. Cantidad de envíos se modificó
4.2.5. Llega al correo de la oficina a la cual se derivó la hoja de trámite en pdf
5. HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA EL CONTROL DOCUMENTARIO III
5.1. Proceso del tràmite documentario
5.1.1. Unidad orgànica
5.1.2. Contribuyente
5.1.3. Encargado de mesa de partes