1. TRANSFERENCIA
1.1. DEFINICIÓN
1.1.1. REMISIÓN ORDENADA O TRASLADO DE DOCUMENTOS
1.2. CLASES
1.2.1. ARCHIVO GESTIÓN
1.2.2. ARCHIVO CENTRAL
1.2.3. ARCHIVO HISTÓRICO
1.3. VENTAJAS
1.3.1. EVITAR ACUMULACIÓN
1.3.2. ASEGURAR Y FACILITAR EL CONTROL EFECTIVO
1.3.3. DISPONER LA INFORMACIÓN ÚTIL
1.3.4. GARANTIZAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
1.3.5. ASEGURAR LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
1.4. PASOS
1.4.1. IDENTIFICAR LOS EXPEDIENTES
1.4.2. SEPARAR LOS ELEMENTOS AJENOS
1.4.3. NO CONSIDERAR LOS FOLLETOS PUBLICITARIOS
1.4.4. SEPARAR LA CORRESPONDENCIA PERSONAL Y PRIVADA
1.4.5. RETIRAR ADITAMENTOS
1.4.6. NUMERAR LAS CARPETAS
1.4.7. FOLIAR CONSECUTIVAMENTE
1.4.8. LLENAR EL INVENTARIO
2. MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE TRÁMITES DOCUMENTARIOS
2.1. TRAMITE
2.1.1. GESTIÓN QUE SE REALIZA PARA OBTENER EL RESULTADO
2.2. SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
2.2.1. PROGRAMA QUE ESTA DISEÑADO PARA
2.2.1.1. REGISTRAR
2.2.1.2. CONTROLAR
2.2.1.3. SEGUIR
2.3. VENTAJAS
2.3.1. DOCUMENTACIÓN EN TIEMPO REAL
2.3.2. COMUNICACIÓN DIRECTA
2.3.3. SEGUIMIENTO Y CONTROL
2.3.4. SEGURIDAD
2.3.5. CONFIDENCIALIDAD
2.3.6. FIRMA DIGITAL
2.3.7. DIGITALIZACIÓN
2.4. MÓDULO DE SISTEMA DE TRAMITE DE DOCUMENTO
2.4.1. SEGURIDAD
2.4.2. MANTENIMIENTO
2.4.3. REPORTES
2.4.4. TRAMITES
3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1. GESTIÓN DOCUMENTAL
3.1.1. HISTORIA
3.1.2. VOLUMEN
3.1.3. FECHAS EXTREMAS
3.1.4. TECNOLOGIA
3.1.5. CONSERVACION
3.1.6. CONDICIONES AMBIENTALES
3.2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ARCHIVISTICO
3.2.1. PROCEDIMIENTOS
3.2.1.1. ANALIZAN
3.2.1.1.1. SITUACIÓN DE LA EMPRESA
3.2.1.2. REGISTRA
3.2.1.2.1. PROBLEMAS ARCHIVISTICOS
3.3. PASOS
3.3.1. IDENTIFICA OBJETIVOS
3.3.2. IDENTIFICA FUNCIONES
3.3.3. CONOCER LA GESTIÓN ADMIINISTRATIVA
3.3.4. CONOCER LA DOCUMENTACIÓN
3.3.5. IDENTIFICA EL SISTEMA DE CLASIFICACION
3.3.6. ELABORAR EL FLUJO DOCUMENTAL
3.3.7. ELABORAR INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
3.3.8. EVALUAR CONDICIONES FÍSICAS
3.3.9. EVALUAR LA SELECCION
3.3.10. DESCRIBIR FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DEL ARCHIVO
4. HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA EL COPNTROL DOCUMENTARIO II
4.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTO
4.1.1. USUARIO DE PERSONAL DE ARCHIVO
4.1.2. EXPEDIENTE POR RECIBIR
4.1.3. SELECCIONAR EXPEDIENTE A RECEPCIONAR
4.1.4. MUESTRA DOCUMENTOS VENCIDOS
4.1.5. MESA DE PARTES RECIBIDO
4.1.6. DATOS OBLIGATORIOS
4.1.7. OBSERVACIONES
4.1.8. DIGITALIZACION
4.1.9. OPCIÓN DE BORRAR DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
4.1.10. GENERA CARGO
4.1.11. SE REGISTRA EL EXPEDIENTE
4.1.12. SEGUIMIENTO
4.2. ENVIO DE EXPEDIENTE
4.2.1. ENVIAR
4.2.2. ENVIAR COPIAS
4.2.3. NO SE PUEDE EDITAR REGISTRO
4.2.4. CANTIDAD DE ENVIOS SE MODIFICO
4.2.5. LLEGA AL CORREO DE LA OFICINA
5. HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA EL COPNTROL DOCUMENTARIO III
5.1. PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO
5.1.1. ENTREGA 2 COPIAS DE EXPEDIENTE
5.1.2. RECEPCIONA EXPEDIENTE
5.1.3. REGISTRO EN CUADERNO
5.1.3.1. SELLA, FIRMA,CARGO Y LO ENTREGA
5.1.3.2. RECEPCIONA CARGO
5.1.4. ENVIA EXPEDIENTES AL AREA CORRESPONDIENTE
5.1.4.1. DURA DE 1 A 2 DIAS
5.1.5. RECEPCIONA EXPEDIENTE
5.1.6. GESTIONA EXPEDIENTE SOLICITADO
5.1.7. ENTREGA DOCUMENTACION SOLICITADA
5.1.8. RECEPCIONA DOCUMENTACION
5.1.9. ENTREGA , ARCHIVA DOCUMENTACION SEGUN CORRESPONDA
5.1.10. RECIBE DOCUMENTACION