Tema 6. Otros Documentos de Uso en la Empresa y las Administraciones Públicas

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1. Acta de Reunión

1.1. Escrito en el que se recoge el resumen de lo tratado en una reunión.

1.1.1. Acuerdos tomados, informaciones que quieren hacerse constar y recuento de votos.

1.2. Redacción

1.2.1. Libro de actas diligenciado y legalizado en el registro correspondiente.

1.3. Contenido del Acta

1.3.1. Objetivo de la reunión

1.3.2. Clase de junta y convocatoria

1.3.3. Identificación de los asistentes

1.3.4. Orden del día

1.3.5. Asuntos tratados

1.3.6. Intervenciones de los asistentes

1.3.7. Acuerdos tomados

1.3.8. Resultado de las votaciones

1.3.9. Ciudad, fecha y la hora de comienzo y de finalización

1.3.10. Lugar donde se celebra la reunión

1.3.11. Aprobación del acta

1.3.12. Firma de los asistentes

2. Informe

2.1. Texto a través del cual se presentan unos datos y se da cuenta de toda la información encontrada.

2.2. Recomendaciones para la presentación de un informe escito

2.2.1. El informe escrito necesita ser claro y preciso.

2.2.2. La redacción del informe debe ser limpia.

2.2.3. Se debe tener en cuenta la ortografía.

2.2.4. Es recomendable incluir material de apoyo.

2.2.5. Debe ser objetivo y libre de apreciaciones personales.

2.2.6. Debe hacerse teniendo en cuenta los intereses de la empresa.

2.2.7. Debe tener una presentación agradable.

2.3. Etapas del informe

2.3.1. Introducción (exposición de la razón para hacer el informe).

2.3.2. Texto (análisis y desarrollo del texto).

2.3.3. Conclusión (presentación de los datos recolectados).

2.3.4. Apéndice (datos y todo el material de apoyo).

2.4. Tipos de informe

2.4.1. Informe técnico. Se realiza siempre después de una investigación.

2.4.2. Informe científico. Para los temas de investigación científica.

2.4.3. Informe contable. Hace referencia a la contabilidad de la empresa y a su situación financiera.

2.4.4. Informe comercial. Forma de redacción con menos tecnicismos, con menos apartados para ofrecer una explicación detallada de la totalidad de las ventas y cuales son las causas del aumento o disminución de las mismas.

2.4.5. Informe de gestión. Elaborado generalmente por el departamento de archivo de una empresa o por la empresa o por la persona encargada de la administración de la propia entidad.

3. Oficio

3.1. Documento con carácter oficial que utilizan los organismos públicos, en el que se notifica alguna cosa de interés a un particular, una empresa u otro organismo oficial

3.2. Partes del oficio

3.2.1. Encabezamiento. Membrete de la autoridad que expide un documento, referencias, asunto y fecha de redacción del escrito.

3.2.2. Exposición. Texto del escrito donde se recogen los antecedentes, los motivos y resoluciones del mismo, utilizando un lenguaje claro, formal e impersonal.

3.2.3. Cierre. Firma, antefirma y cargo de la persona que firma el oficio; la localidad del escrito.

4. Solicitud

4.1. Escrito oficial a través del cual un particular pide algo a un organismo competente.

4.2. Lo más adecuado es hacerla a través del Registro de Entrada, entregando original y copia.

4.3. Características

4.3.1. Papel tamaño DIN-A4

4.3.2. Escrita en primera o tercera persona.

4.3.3. Comenzará a escribirse dejando un margen izquierdo de aproximadamente un tercio del papel, excepto en el pie, donde se utilizará toda la anchura del papel.

4.3.4. Entre el encabezamiento, la exposición y la solicitud se dejará doble interlineado.

4.4. Partes de la solicitud

4.4.1. Encabezamiento. Contiene la identificación del emisor.

4.4.2. Exposición. EXPONE + que + motivos y razones por los que se formula la solicitud.

4.4.3. Solicitud. SOLICITA + lo que se pide.

4.4.4. Cierre. Ciudad + fecha + firma

4.4.5. Pie. En mayúsculas, el tratamiento, el cargo u organismo del destinatario.

5. Certificado

5.1. Comunicación escrita en la que se da fe, se reconoce o se autentifica un hecho determinado.

5.2. Lo expiden personas autorizadas para ello, pertenecientes tanto a la administración pública como a la empresa privada.

5.3. Características

5.3.1. Papel DIN-A4

5.3.2. Escrito en primera o tercera persona.

5.3.3. En el texto del certificado se dejará un espaciado interlineal, y doble espacio si hay más de un párrafo.

5.3.4. No se pone antefirma.

5.4. Partes del certificado

5.4.1. Encabezamiento. Membrete del organismo o empresa que expide el certificado y la identificación de la persona que lo expide.

5.4.2. Texto. CERTIFICA + que + la circunstancia que se quiere certificar.

5.4.3. Cierre. Fórmulas de certificación + firma y sello correspondiente.