PROCESO ADMINISTRATIVO EN UNA EMPRESA
Mapa sobre el Proceso Administrativo
1. PLANEACIÓN
1.1. Es el proceso administrativo que consiste en analizar las diferentes estrategias y cursos de acción, teniendo en cuenta una evaluación del entorno organizacional presente y futuro.
1.1.1. La planeación define:
1.1.1.1. Misión y visión
1.1.1.2. Programas
1.1.1.3. Políticas
1.1.1.4. Estrategias
1.1.1.5. Objetivos
1.1.1.6. Metas
1.2. Importancia
1.2.1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
1.2.2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
1.2.3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
1.2.4. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
1.2.5. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
1.2.6. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
1.2.7. Es la base para las demás funciones administrativas.
1.2.8. Es función de todo ejecutivo responsable y eficiente.
1.3. Ventajas
1.3.1. Permite la afinación y corrección de la prevención mediante la planeación.
1.3.2. Aumenta la producción.
1.3.3. Evita el caos en el trabajo.
1.4. Tipos de planeación
1.4.1. Estratégica
1.4.1.1. Se analiza la situación actual, se establecen los objetivos generales de la empresa y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos, planes que afectan una gran variedad de actividades y que parecen simples y genéricos. Este tipo de planeación se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa.
1.4.2. Táctica
1.4.2.1. Se analiza la situación actual, se establecen los objetivos específicos o metas de la empresa y se diseñan estrategas, cursos de acción y planes tácticos necesarios para lograr dichos objetivos, planes que a diferencia de los planes estratégicos, tienen un alcance más estrecho y limitado, y se establecen con mayor detalle. Este tipo de planeación se realiza a un nivel funcional, es decir, considera solamente cada departamento o área de la empresa.
1.5. Ejemplo
2. ORGANIZACIÓN
2.1. Se centra en la estructura y los modos de actuación para conseguir que la empresa logre los objetivos empresariales que se plantean. La organización empresarial nos permite llegar a conseguir las metas propuestas de la forma más eficiente posible, teniendo en cuenta, además, que todos los engranajes se encuentren engrasados para que todas las partes de la empresa funcionen como deberían.
2.2. Tipos de organización empresarial
2.2.1. Formal
2.2.1.1. Son las acciones que se incluyen en el plan de empresa desde la constitución de la misma, y que pretenden regular las actividades corporativas, asignar roles, diseñar departamentos, elegir responsables y dar identidad a la empresa. Es estática, jerárquica y suele plasmarse en documentos de carácter oficial conocidos por todos los integrantes de la empresa.
2.2.2. Informal
2.2.2.1. Se trata de la estructura social que complementa a las estructuras corporativas formales, o dicho en otras palabras, son los comportamientos, las interacciones y las relaciones personales y profesionales que se tejen en el día a día de cada compañía. Se caracterizan por ser flexibles y estar en permanente evolución, lo más normal es que se produzcan de forma espontánea, aunque eso no quiere decir que no deban estar reguladas de alguna forma.
2.3. ORGANIZACIÓN
2.4. Funciones de las que se encarga
2.4.1. Asignación de deberes a los integrantes de la compañía.
2.4.2. Delegación de autoridad en jefes o encargados.
2.4.3. Gestión del factor humano y de la capacidad de los equipos de trabajo.
2.4.4. Supervisión de las actividades corporativas.
2.4.5. Intervención en aquellos casos que necesiten soluciones o correcciones.
2.4.6. Generación de confianza en los otros niveles jerárquicos.
2.4.7. Asignación de responsabilidades en función de las habilidades.
2.5. Ejemplo
3. DIRECCIÓN
3.1. Es la fase más dinámica de todo el proceso, debido a la interactividad que existe entre las personas miembros de un equipo de trabajo y su gerente.
3.2. Importancia
3.2.1. Es vital para el correcto funcionamiento administrativo.
3.2.2. Se ocupa de ejecutar los lineamientos proyectados en fases previas, para obtener de la estructura organizacional el mejor desempeño posible.
3.2.3. Comprende el proceso administrativo como un todo organizado y jerarquizado.
3.2.4. Esta capacitada para llevar a cabo los cambios oportunos que lo hagan perdurar o que lo aproximen al cumplimiento de sus objetivos concretos.
3.3. Función de la dirección
3.3.1. Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de planificación y organización.
3.3.2. Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.
3.3.3. Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y velando por la efectividad de su uso.
3.3.4. Mantener a su equipo motivado en todo momento, ya que existen circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.
3.3.5. Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento oportuno y velar que se haga por los canales apropiados.
3.3.6. Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
3.3.7. Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro de la empresa.
3.3.8. Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.
3.3.9. Poner en práctica la misión, visión y loa valores de la empresa.
3.3.10. Instaurar dentro de la filosofía de la empresa, la participación de todos los miembros que serán afectados por alguna decisión.
3.3.11. Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario en todo momento.
3.4. Tipos de dirección
3.4.1. Autocrática
3.4.1.1. Es aquella en que la autoridad impone sus normas, criterios y decisiones sin consultar en absoluto a sus subordinados, por lo que suele generar ambientes de trabajo tensos y dictatoriales, en los que la disciplina y la inseguridad pueden ir de la mano.
3.4.2. Paternalista
3.4.2.1. Se trata de una flexibilización de la dirección autocrática, en la que los cargos jerárquicos se involucran en la labor de sus subordinados e incluso en sus vidas personales, pero siempre desde una posición de poder y de autoridad, como si fueran una suerte de tutor. Suele aplicarse para organizaciones con personal muy joven o en formación.
3.4.3. Democrática
3.4.3.1. Se inspira en los principios de la igualdad de oportunidades y de la consulta masiva para tomar decisiones, sin savrificar por ello la estructura jerárquica de la empresa. Suele ser la que mejores resultados arroja en una empresa diversa o amplia.
3.4.4. "Dejar hacer"
3.4.4.1. Un modelo de dirección que interviene muy poco en el desempeño de sus subordinados, permitiéndoles un altísimo grado de autonomía y decisión, lo cual puede hacer de ellos, empleados con alta iniciativa, o puede conducir al desconcierto y el desorden.
3.5. Etapas de la dirección administrativa
3.5.1. Toma de decisiones
3.5.1.1. Definir el problema.
3.5.1.2. Evaluar las alternativas.
3.5.1.3. Tomar una decisión.
3.5.2. Integración
3.5.2.1. Reclutamiento.
3.5.2.2. Capacitación.
3.5.2.3. Renovación.
3.5.3. Motivación
3.5.4. Comunicación
3.5.5. Liderazgo y supervisión
3.6. Ejemplo
4. CONTROL
4.1. Es la etapa clave que permite a las empresas poder mejorar y rectificar, sobre aquellos posibles errores que se hayan podido generar en las distintas fases de trabajo. Sin la etapa de control dentro de las funciones administrativas, no sería posible realizar pequeñas mejoras que guíen y condicionen el éxito de la empresa.
4.2. Funciones del control administrativo
4.2.1. Automatización de la regulación
4.2.1.1. Hay que tener en cuenta que en ocasiones, puede ser necesario detectar cualquier irregularidad o actividad errónea, por parte de los equipos de trabajo subordinados. Ejercer un mínimo de control de control sobre estas acciones ayudará a poder revertir el problema a una situación estratégica.
4.2.2. Objetivo administrativo
4.2.3. Capacidad restrictiva
4.2.3.1. El control permite actuar como un agente coercitivo sobre la conducta no deseada entre miembros del equipo. De este modo, permite delimitar sus funciones y prohibir el libertinaje sin control.
4.3. Proceso del control
4.3.1. 1. Establecimiento de estándares
4.3.1.1. Establece los criterios de evaluación o comparación. Existen 4 tipos de estándares:
4.3.1.1.1. a) Estándares de cantidad
4.3.1.1.2. b) Estándares de calidad
4.3.1.1.3. c) Estándares de tiempo
4.3.1.1.4. d) Estándares de costos
4.3.2. 2. Evaluación del desempeño
4.3.2.1. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
4.3.3. 3. Comparación de desempeño con el estándar establecido
4.3.3.1. Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado.
4.3.4. 4. Acción correctiva
4.3.4.1. Busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.
4.4. Tipos de control
4.4.1. Previo
4.4.1.1. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de este grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc., que se encuentran planificados para ser ejecutados en la siguiente fase.
4.4.2. De vigilancia
4.4.2.1. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa de control previo.
4.4.3. Sobre resultados
4.4.3.1. No hay que olvidar la importancia de realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.