1. ARTICULO SEGUNDO
1.1. Definiciones: se definen los siguientes conceptos así:
1.1.1. Archivo electrónico
1.1.2. Comunicaciones Oficiales
1.1.3. Correspondencia
1.1.4. Documento electrónico de archivo
1.1.5. Documento Original
1.1.6. Documento Público
1.1.7. Radicación de comunicaciones oficiales
1.1.8. Registro de Comunicaciones oficiales
1.1.9. Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
1.1.10. Serie documental
1.1.11. Tabla de retención documental
1.1.12. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
2. ARTICULO TERCERO
2.1. Unidades de Correspondencia
2.1.1. Las entidades deben escoger según su estructura.
2.1.1.1. Para que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones
2.1.1.2. contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
2.1.2. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades
2.1.3. deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial
3. ARTICULO CUARTO
3.1. Firmas responsables
3.1.1. Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución
4. ARTICULO SEXTO
4.1. Numeración de actos administrativos
4.1.1. Deben ser consecutivos
4.1.2. las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios
5. ARTICULO OCTAVO
5.1. Control de comunicaciones oficiales
5.1.1. Elaborarán
5.1.1.1. PLANILLAS
5.1.1.2. FORMATOS
5.1.1.3. CONTROLES MANUALES
5.1.1.4. O AUTOMATIZADOS
6. CONSIDERANDO
6.1. Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
6.2. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
7. ARTICULO PRIMERO
7.1. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
8. ARTICULO QUINTO
8.1. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales
8.1.1. Velarán por la transparencia de la actuación administrativa
8.1.1.1. No se podrán reservar números de radicación
8.1.1.2. Ni habrá números repetidos
8.1.1.3. Enmendados
8.1.1.4. corregidos o tachados
8.1.1.5. Se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada
8.2. PARAGRAFO
8.2.1. Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
9. ARTICULO SEPTIMO
9.1. Comunicaciones internas
9.1.1. Establecer controles y procedimientos
9.1.2. Utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas