1. Transferencia primaria: Es el traslado de archivos de gestión al central, cuya frecuencia de uso ha disminuido para su conservación precaución. Es importante tener en cuenta los tiempos en las TRD.
2. Requisitos para efectuar las transferencias. - Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. - Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.
3. Es el medio por el cual las entidades publicas o privadas trasladan documentación de un archivo a otro una vez cumplidos los tiempos de retención definidos en las TRD.
4. Importancia: - - Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. - Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. - Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. - Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. - Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. - Guardar precaución al o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
5. Transferencia secundaria: Es el traslado del archivo central al histórico o permanente, estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico) más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.
6. Preparación física de la documentación: Limpieza de la documentación, Eliminación de material metálico, Identificación del material afectado por biodeterioro, Revisión y Foliación, Unidades de conservación y re-almacenamiento,
