1. Momento Inicial: A un integrante del equipo le surge la necesidad de cumplir con uno o varios objetivos.
1.1. El integrante debe analizar el COSTO DE OPORTUNIDAD, respondiendo a la pregunta ¿Esta reunión es reemplazable por otro dispositivo y/o herramienta? Ya que el armado de una reunión conlleva no solo tiempo tanto para el conductor como los participantes, si no que además suelen necesitarse materiales, traslados y espacio físico que derivan en el aumentos de costos.
1.1.1. En caso de que no pueda reemplazarse la reunión por otro dispositivo, el conductor deberá proceder a efectuar la misma, considerando una serie de lineamientos y pasos para lograr que la misma sea eficiente
1.1.1.1. Lo primero que deberá hacer el conductor es tipificar la reunión considerando el objetivo que quiere alcanzar. No es recomendable la mezcla de reuniones, es decir que en el hipotético caso de que existan varios objetivos a cumplir que se encuadren en distintas tipologias de reuniones, se deberá proceder a realizar más de una de ellas para evitar confusión entre los participantes.
1.1.2. Si el objetivo se cumplió a través de otro dispositivo la reunión no es llevada a cabo.
2. La preparación (EL ANTES)
2.1. Permite a cada participante hacerse presente
2.1.1. CONDUCTOR
2.1.1.1. Fija los objetivos, planes y es el responsable del rubro que va a tener la reunión
2.1.2. MODERADOR
2.1.2.1. Administra conjuntamente con el conductr el trabajo durante la reunión. Ayuda adespejar los conflictos y rsuelve rápidamente los problemas que se le manifiesten a los participantes para así poder mantener la reunión en marcha
2.1.3. SECRETARIO
2.1.3.1. Es el responsable de registrar la información vital y mantenerla visible. Coteja la información y ayuda a distribuirla entre los participantes
2.1.4. PARTICIPANTES
2.1.4.1. Son aquellos responsables de realizar la tarea , generando ideas, analizando la información, tomando decisiones y ejecutando los planes de acción
2.2. Check-in
2.2.1. Es una herramienta que tiene por finalidad aumentar la productividad de las reuniones. La misma propone que, antes de comenzar la reunión, los participantes deben sentarse en círculo con la finalidad de poder verse a la cara. Luego se debe usar un objeto como objeto oratorio y los participantes se lo pasaran entre ellos. El que tome el objeto tendrá la palabra para contestar estas preguntas ante todos sin ser interrumpido en caso de querer hacerlo.
2.2.2. Se basa en tres preguntas
2.2.2.1. ¿Qué circunstancias hacen necesario el encuentro
2.2.2.2. ¿Qué resultado quiero obtener al final de la reunión?
2.2.2.3. ¿Tengo otra información significativa para compartir?
2.2.3. Beneficios
2.2.3.1. Impulsa la escucha activa y la autorreflexión
2.2.3.2. Permite que los participantes hagan explícitas sus intenciones y preocupaciones sobre la reunión
2.2.3.3. Permite coordinar los objetivos y expectativas de los participantes
2.2.3.4. Permite que afloren perspectivas distintas a las de la "historia oficial"
2.2.3.5. Ayuda a vencer la timidez
2.2.3.6. Genera un clima de respeto mutuo y reflexión pausada
2.2.3.7. Ayuda a que se conozcan los intereses y objetivos de todos
2.2.3.8. Permite a las personas exteriorizar sentimientos significativos
2.2.4. Riesgos
2.2.4.1. Si es extenso, se pierde demasiado tiempo. El objetivo del mismo es que aumente la productividad de la reunión. Son los mismos participantes los que determinan cuánto tiempo asignarle.
2.2.4.2. Que se torne demasiado personal. Los participantes no están obligados a hacer referencia a temas personales, sino más bien, refereirse a lo personal enfocándose a su situación profesional dentro de la empresa.
2.2.4.3. Si se abren temas extemporáneos puede llevar a que se desvíe la agenda. Pero si el grupo considera que son significativas pueden modifcar la misma para tomarse el tiempo de tratarlos.
2.2.4.4. Al ser una nueva práctica puede resultar extraño y poner a la gente incómoda. Lo importante es intentar utilizar la herramienta y si luego el equipo evalúa no es productiva puede volver a la forma tradicional de comenzar las reuniones.
3. Tipos de reunión
3.1. 1. De Planificación
3.1.1. - Elaboración de un plan
3.1.2. - Estructuradas
3.1.3. - Horario de comienzo y cierre
3.1.4. - Los participantes son reemplazables por colegas del mismo sector
3.2. 2. Informativas
3.2.1. - Son unidireccionales
3.2.2. - Horario de comienzo y cierre
3.2.3. - Se comunica un anuncio, los parcipantes no tienen participación
3.3. 3. Toma de decisiones
3.3.1. - Clima tenso
3.3.2. - Todos los miembros deben obligatoriamente participar del proceso
3.3.3. - Horario de comienzo pero no de finalización
3.3.4. - Todos deben cumplir con los lineamientos que la decisión haya pautado estén o no de acuerdo
3.4. 4. Creativas
3.4.1. - Desestructuradas
3.4.2. - Clima agradable para permitir que las ideas fluyan
3.4.3. - Los participantes no son reemplazables por las habilidades personales
4. Para que la reunión no se desvíe y se traten los temas necesarios, es importante marcar una agenda dentro de la misma: exponer la orden del día, tratar primero los temas más urgentes y no olvidar un resumen final que englobe todo lo dicho. El cierre es muy importante.
4.1. Presentaciones, informes, resúmenes ejecutivos. Cualquier cosa que sea necesaria para el desarrollo de la reunión es importante solicitarla con antelación.
5. Convocatoria
5.1. Es importante que todos aquellos que deban estar presentes se enteren. Analizar a quienes convocar, si son o no reemplazables los participantes de acuerdo al tipo de reunión.
5.1.1. Canal para la convocatoria: Presencial, de manera telefónica o mails personalizados
5.2. El lugar
5.2.1. Presentación o una reunión de equipo, lo mejor es un espacio neutro, exento de ruidos y con el material necesario. Adecuado al fin de la reunión.
5.3. Duracion
5.3.1. A nadie le gusta perder el tiempo, por lo que si la reunión se hace interminable sin necesidad, la gente se sentirá incómoda. Por ende, debe ser necesario que la duración sea la justa.
5.4. Materiales
5.4.1. Se debe preparar el material y la documentación que se ha de utilizar. Estos materiales son sólo un medio de apoyo, y su fin es facilitar y estimular la actividad y participación de la gente.
5.4.2. Orden
6. Celebración de la reunión (EL DURANTE)
6.1. Sobre la forma de dialogar o discutir
6.2. Los principios básicos de toda comunicación
6.2.1. ¿Cual es mi reflexión final sobre la reunión? En cuanto a las personas, las relaciones entre todos, los temas tratados y mi estado de ánimo
6.2.2. Plantea 2 exigencias: la primera es la capacidad de escuchar al otro antes de responder, analizar y discutir un problema antes de juzgar o dar una opinión, la segunda es capacidad de cuestionarse y rectificar las propias posiciones o puntos de vista
6.3. La presentación de las cuestiones o temas
6.3.1. La puede hacer el coordinador o el que hace la propuesta del tema para discutir. Para que salga bien hay que comenzar planteando de qué se trata y hacerlo de forma concisa y comprensible para todos.
6.4. Las barreras y los obstáculos a la comunicación dentro de un grupo
6.4.1. El coordinador debe conocer estas barreras para compensarlas y si es posible, eliminarlas.
6.5. Estimule a los demás
6.5.1. Cuando alguien dice algo con lo que se está de acuerdo, hacer alguna seña que exprese que comparte sus planteamientos. Reconocer los aportes del otro.
6.6. Ayude a madurar el grupo
6.6.1. Si la reunión va mal, proponer un paréntesis para ver que esta impidiendo el buen funcionamiento, no dejarlo para criticarlo después.
6.7. Contribuir a crear el espíritu de grupo
6.7.1. No hay que excluirse al hablar, más cuando hay críticas en el funcionamiento grupal. Evitar el hablar por lo bajo, ya que hacerlo es descalificar al que está hablando en ese momento.
6.8. Intervenir constructivamente
6.8.1. Nunca hay que perder de vista el objetivo, no hay que divagar. Si hay una diferencia no decir que no estoy de acuerdo, solo sirve para crear barreras en las relaciones interpersonales
7. ¿Cuáles son los beneficios de una reunión efectiva?
7.1. Permite crear una identidad de euipo
7.2. Ofrece un ámbito donde se pueden comentar los progresos del grupo
7.3. Permite crear soluciones creativas
7.4. Formenta el compromiso con las decisiones
7.5. Alienta el espíritu de colaboración y fija el rumbo
8. Finalizacion/Evaluacion de la reunion
8.1. Con respecto a la evaluación, en este punto es muy importante el CHECK-OUT
8.1.1. Este proceso sirve como cierre de reunión, ya que los participantes hacen reflexiones sobre el contenido de la reunión y su posicion en relación con el grupo
8.1.2. Puede identificar malos entendidos y clarificar compromisos de acción futura. Ayuda a crear una idea compartida de lo ocurrido. Por último, puede revelar áreas que merecen mayor análisis, estableciendo un marco para futuras conversaciones.
8.1.3. Tres preguntas que se recomienda realizar
8.1.3.1. ¿Qué tareas me he comprometido hacer y para cuando?
8.1.3.2. ¿Ha quedado algun tema por tratar que sea importanti para mi?
8.1.4. En especial sirve para dar detalle de la EFECTIVIDAD de la reunión
8.1.5. Tipos de Evaluación que se pueden realizar
8.1.5.1. Encuestas con comentarios y opiniones personales de quienes fueron partícipes de la reunión
8.1.5.2. Una evaluación abierta en donde se le pedirá a los participantes comenten los aspectos tantos positivos como negativos que consideren de la reunión
8.2. Una reunión se considera cerrada cuando:
8.2.1. Se alcanzaron los objetivos
8.2.2. Se necesitan más datos para seguir avanzando
8.2.3. Para tomar decisiones se requieren expertos que no están presentes en la reunión
8.2.4. Los participantes necesitan más tiempo para analizar y comentar el tema con terceros
8.2.5. No hya tiempo suficiente para tratar el tema como se debe
8.2.6. Un grupo especial puede resolver el tema con más solvencia que esta reunión
8.2.7. La creciente tensión impide realizar una tarea constructiva
8.2.8. Se cumplió el tiempo convenido
8.2.9. Es importante que luego de las reuniones que persiguen la búsqueda y analisis de mejoras en los procesos las mismas sean puestas en práctica y no queden pospuestas por los participantes.