Introducción a los Sistemas
Estudiante: Luis Velásquez C.I 30254723Ingeniería Informática Trayecto II Fase I Sección 02Profesor: Ing. José VeraciertaUniversidad Politécnica Territorial "José Antonio Anzoátegui" Núcleo El Tigre
1. El Enfoque Sistémico
1.1. Existen tres tipos de enfoques para el desarrollo de los Sistemas de Información estos son Independiente, Centralizado y Distribuido. Ahora pasaré a explicarlos viéndolos desde el punto de vista de una organización que es a mi opinión la más simple.
1.1.1. Independiente: Cada parte de la organización tiene su propio sistema no depende de los demás sistemas.
1.1.2. Centralizado: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un ejemplo más claro como un centro de navegación de Internet, donde una sola PC, es decir el servidor, es la que mantiene a las demás PC.
1.1.3. Distribuido: Combinación de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una gran base de datos pero se comunican entre sí.
2. Funciones, Procesos, Procedimientos, Normas y Estructura
2.1. Funciones: Los sistemas difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, existen diferentes funciones las cuales describiré a continuación:
2.1.1. 1. Procesar transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
2.1.2. 2. Definición de archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).
2.1.3. 3. Mantenimiento de esos archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
2.1.4. 4. Generar reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:
2.1.4.1. a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.
2.1.4.2. b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.
2.1.4.3. c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.
2.1.4.4. d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite". Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.
2.1.4.5. e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.
2.1.4.6. f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.
2.2. Procesos: Los procesos son gestionados por el sistema operativo y están formados por: • Las instrucciones de un programa destinadas a ser ejecutadas por el microprocesador. • Su estado de ejecución en un momento dado, esto es, los valores de los registros de la CPU para dicho programa. • Su memoria de trabajo, es decir, la memoria que ha reservado y sus contenidos. • Otra información que permite al sistema operativo su planificación. Esta definición varía ligeramente en el caso de sistemas operativos multihilo, donde un proceso consta de uno o más hilos, la memoria de trabajo (compartida por todos los hilos) y la información de planificación. Cada hilo consta de instrucciones y estado de ejecución. Los procesos son creados y destruidos por el sistema operativo, así como también este se debe hacer cargo de la comunicación entre procesos, pero lo hace a petición de otros procesos. El mecanismo por el cual un proceso crea otro proceso se denomina bifurcación (fork). Los nuevos procesos pueden ser independientes y no compartir el espacio de memoria con el proceso que los ha creado o ser creados en el mismo espacio de memoria. En los sistemas operativos multihilo es posible crear tanto hilos como procesos. La diferencia estriba en que un proceso solamente puede crear hilos para sí mismo y en que dichos hilos comparten toda la memoria reservada para el proceso.
2.3. Procedimientos: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
2.4. Normas: Las normas que se rigen los sistemas están contempladas en la normalización o ISO. La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. La asociación estadounidense para pruebas de materiales (ASTM), define la normalización como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados. Según la ISO (International Organization for Standarization) la Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico. Las elevadas sumas de dinero que los países desarrollados invierten en los organismos normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una prueba de la importancia que se da a la normalización.
2.4.1. La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:
2.4.1.1. Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.
2.4.1.2. Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional.
2.4.1.3. Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso
2.5. Estructura: Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto más simple que hay de la estructura de los sistemas. Aunque también hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de Información como una red de centros de información asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de los flujos de datos e información se crea una red de información entre los diferentes unidades funcionales de la organización lo que nos lleva a la estructura de un sistema de información.
3. Sistemas y Tecnologías de la Información para la Gestión.
3.1. 1. Conectividad: Las instituciones de gobierno están buscando unificar criterios para crear conciencia regional de la importancia de la conectividad digital de las mismas, esto permite cumplir un sueño postergado por mucho tiempo para las autoridades regionales, ya que esto fomenta la cultura digital a todo nivel e igual forma se podrá competir de con el resto de las regiones en cuanto a conectividad se refiere, (digital) igualdad de condiciones. Con esto además se pretende promover la participación de las empresas privadas para que sean participe de este proyecto. Una de las formas de fomentar la conectividad es mejorar la infraestructura y cobertura de los Infocentros, difundir e informar a la comunidad su ubicación invitándonos a participar activamente.
3.2. 2. Capacitación y Desarrollo de Capital Humano: Determinar el actual nivel de alfabetización digital de la región, es una de las primeras tareas a considerar, respectos a los pasos a seguir, es determinar los tipos de capacitaciones a incorporar tanto en el sector público como los privados, con la finalidad de mantener al personal capacitado y a sus vez poder retransmitir estos conocimientos piramidal hacia el resto de la comunidad es decir que se cree una cadena de traspaso de conocimiento tic, con lo que se estaría generando una cultura digital, regional de un mayor nivel, lo que posteriormente se traduciría en tener ciudadanos más capacitados e integrados al mundo digital. De esta forma estamos sentando las bases para desarrollar procesos que nos permitan promover la incorporación de las TIC, como una herramienta de capacitación fundamental, para incidir en el diseño curricular tanto de la enseñanza básica, media como la enseñanza superior.
3.3. 3. Fomento Productivo: Fomentar la incorporación de las microempresas o pymes relacionadas con el sector del turismo con el uso eficiente de las TIC, con el objetivo de sacar un mayor provecho, apoyados con los Infocentros existentes, que contaran con el personal idóneo para guiar la gestión promoción de estas Pymes en la Red, lo que sin duda mejorara notablemente su competitividad.
3.4. 4. Coordinación de Políticas Públicas: Aunar criterios públicos de alineamiento con respecto a las políticas TIC a aplicar, estableciendo una mesa de conversación regional donde cada servicio haga sus propuestas de aplicación TIC, de la que debería salir una estrategia de desarrollo regional unificada, la cual no debería ser desconocida para ninguno de los participantes de la mesa de acción digital regional.
3.5. 5. Estado en línea- Gobierno Electrónico: Contar con una mejor cobertura que de confianza a los usuarios, para la generación de servicios en línea y de esta forma disminuir el papeleo y los tiempos de respuesta a los requerimientos de cada servicio o institución para lo cual necesariamente el personal se debe encontrar capacitado, para responder y generar consultas en línea de y hay que sea importante la certificación electrónica y la firma digital, como también un ente estatal que sirva de soporte para las consultas técnicas de las demás instituciones y promover la generación de páginas amigables con el usuario.
3.6. 6. Participación Ciudadana: Para generar que la ciudadanía interactúe activamente en el uso de las TIC de los organismos estatales, se hace necesario que las plataformas del estado sean amigables con el usuario, además que todo tipo de consultas sean respondidas de manera clara, precisa y dentro del menor tiempo posible, lo que sin duda generara una predisposición de la ciudadanía, a usar con mayor frecuencia este tipo de herramientas.
3.7. 7. Difusión: Elaborar un plan de difusión regional donde se involucre a toda la comunidad, para concretar este objetivo es necesario contar con el apoyo de todos los servicios públicos, los que deberán estar alineados en una misma dirección y con lineamientos claros para incentivar el uso de las TIC, dentro de las diferentes instituciones, también diseñar y ejecutar acciones orientadas a fomentar los servicios on-line y consolidar la plataforma web de la mesa de acción digital, además de ejecutar acciones comunicativas orientadas a acercar las personas a las herramientas y oportunidades abiertas por las nuevas tecnologías.
4. Conceptos Básicos y Evolución
4.1. Se puede definir el concepto de Sistema como un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo.
4.1.1. En informática existen gran cantidad de sistemas:
4.1.1.1. Sistema operativo: Sistema tipo software que controla la computadora y administra los servicios y sus funciones así como también la ejecución de otros programas compatibles con éste. Ejemplos de familias de sistemas operativos: Windows, Unix, Linux, DOS, Mac OS, etc.
4.1.1.2. Sistema experto: Sistemas que emulan el comportamiento de un experto en un campo concreto, su objetivo es lograr mejor calidad y rapidez en las respuestas y mejorar la productividad de un experto. Forma parte de la Inteligencia Artificial. Suelen basarse en el conocimiento declarativo (hechos sobre objetos, situaciones) y el conocimiento de control (información sobre el seguimiento de una acción). Un Sistema Experto está conformado por: • Base de conocimientos (BC). • Base de hechos (memoria de trabajo). • Motor de inferencia: intentando modelar el proceso de razonamiento humano. • Módulos de justificación: muestra el razonamiento seguido para llegar a una conclusión determinada. • Interfaz de usuario.
4.1.1.3. Sistema informático: Un sistema informático es un conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí con un objetivo preciso. Sus partes son: hardware, software y las personas que lo usan. Por ejemplo, una computadora, sus dispositivos periféricos y la persona que la maneja, pueden constituir un sistema informático. Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada. Por ejemplo, el sistema de archivo de libros de una biblioteca y su actividad en general es un sistema de información. Si dentro del sistema de información hay computadoras que ayudan en la tarea de organizar la biblioteca, entonces ese es un sistema informático.
4.2. Evolución de los Sistemas: En primer lugar se implantan los sistemas transaccionales, posteriormente, se introducen los sistemas de apoyo a las decisiones. Por último, se desarrollan los sistemas estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrollo una teoría que influyó sobre el proceso de planeación de los recursos y las actividades de informática. Según Nolan, la función de la informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
4.2.1. Etapa De Inicio: comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles, sus primeras aplicaciones son los sistemas transaccionales. Su administración es pequeña y consta de un operador y /o un programador. Finaliza con la implantación del primer sistema de información.
4.2.2. Etapa De Contagio o Expansión: las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los sistemas transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio. El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde se contrata personal especializado y nacen otros puestos tales como analista de sistema, analista -programador, programador de sistemas. Además, los analistas son asignados a las áreas funcionales de los usuarios, con el fin de desarrollar nuevas aplicaciones.
4.2.3. Etapa De Control o Formalización: en esta etapa las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para otorgarles mayor eficiencia. En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas. Posteriormente, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente se integra a la organización del departamento de sistemas.
4.2.4. Etapa de Integración: la integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de base de datos y lenguajes de cuarta generación permiten la integración.
4.2.5. Etapa De Administración De Datos: en esta etapa la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Es necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir almacenarlos y mantenerlos en forma apropiada para que los usuarios puedan utilizarla fácilmente. El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.
4.2.6. Etapa De Madurez: al llegar a esta etapa, se introducen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con estaciones de trabajo en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales. Se perfeccionan muchos de los controles implantados en las etapas anteriores, y se es menos rígido en la aplicación de los mismos.
5. La Organización como Sistema
5.1. Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos.
5.1.1. Existen dos tipos de sistemas:
5.1.1.1. Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia. Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas. Un sistema consta de cuatro elementos primordiales: • Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición. • Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados • Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo. • Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.
5.1.1.2. Sistema Cerrado: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista. No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto. Todo sistema depende en alguna medida del ambiente. La Organización como sistema abierto es antigua.
6. Planificación de la Información en la Organización
6.1. La planificación de los Sistemas de Información (SI) se entiende como un procedimiento sistemático de toma de decisiones sobre qué hacer con los sistemas de información en el futuro. Esto ha evolucionado de tal manera a lo largo de los años que se pueden distinguir cuatro fases:
6.1.1. Fase 1: La introducción de la informática en la organización A partir de los años setenta la informática inicia su presencia en las organizaciones y se limitaba a servir las demandas de mecanización de los procesos administrativos. El objetivo primordial de los directivos al incorporar la Informática en las empresas era la reducción de los costos en el procesamiento de la información y elaborar los procesos con mayor eficiencia y precisión. Con este objetivo, la elaboración formal de los planes informáticos no existía ni era necesario elaborarlos, ya que se limitaban al desarrollo de aplicaciones informáticas e implementación de peticiones de usuarios. La decisión de los proyectos que se realizan se tomaba a nivel del Departamento de Procesamiento de Datos con un criterio planteado en términos estrictamente económicos. Esta fase se caracterizó por la dependencia organizacional y funcional del área de informática de las áreas de servicios administrativos, por la existencia de una barrera de comunicación entre los directivos de la empresa y la jefatura de Informática, así como la inexistencia de una conexión entre los objetivos de la empresa con los planes de los sistemas de información
6.1.2. Fase 2: Expansión anárquica de las aplicaciones informáticas Una vez resuelto los problemas de mecanización de los procesos administrativos, el departamento de informática tuvo la necesidad de enfrentarse a nuevas peticiones por parte de los usuarios que requerían de un mayor conocimiento del negocio. La falta de comprensión por parte de los responsables de Informática originó que las decisiones para desarrollar aplicaciones se tomarán basándose en criterios como:
6.1.2.1. La facilidad de implementación.
6.1.2.2. La novedad y el atractivo tecnológico del proyecto.
6.1.2.3. El poder de la unidad funcional solicitante.
6.1.2.4. El costo del desarrollo a realizar
6.1.3. Fase 3: Coordinación SI con los objetivos de la empresa La inversión que representaba el área de Informática así como la insatisfacción de los usuarios por el servicio, originó que los directivos de las empresas decidieran afrontar el problema de los Sistemas de Información desde un punto de vista global. Así que a partir de ese momento se establecen planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía. El Plan de SI contemplaba además de los proyectos a desarrollar, las prioridades de la empresa en la asignación de recursos a las tecnologías de información. Esta fase se caracterizó por la intervención de la alta Dirección en la decisión de los proyectos a implementar, el desarrollo de procedimientos formales de planificación de SI, el establecimiento de planes informáticos en concordancia con los objetivos de la empresa y el cambio en el rol del responsable de SI, que se convierte en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta de Plan de Sistemas.
6.1.4. Fase 4: Interdependencia estratégica de la compañía – TI/SI Una vez superado el aislamiento de los planes de los Sistemas de Información respecto a la estrategia de la compañía, la dirección general se plantea como sacar el mayor provecho de las nuevas tecnologías de la información, por lo que se comienza a visualizar que el uso integrado de TI y SI permitirán a la empresa conseguir ventajas competitivas sostenibles. Para lo anterior es necesario integrar las posibilidades de los SI y de las TI con las estrategias de la empresa en el momento de formularla. Para lograr una metodología de implementación exitosa de la TI/SI acorde con la estrategia de la empresa se requiere:
6.1.4.1. Una cultura en la organización que sea sensible al potencial de las Tecnologías de Información.
6.1.4.2. Un conocimiento en el Departamento de SI de los objetivos de la empresa.