Acuerdo N°. 060 (30 de octubre de 2001)

1. ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, la para la producción de documentos.

2. ARTICULO SEGUNDO:Para los efectos del presente acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:

2.1. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados archivisticamente.

2.2. Comunicaciones Oficiales: Todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.

2.3. Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades.

2.4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos.

2.5. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

2.6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

2.7. Radicación de las comunicaciones oficiales: Procedimiento por el medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas.

2.8. Registro de Comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunidades producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de persona, entidad o remitente, destinatario, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable del tramité , anexos y tiempo de respuesta entre otros.

3. El consejo directivo del archivo General de la Nación, el uso de sus facultades legales, en especiales las otorgadas por la ley 80 de 1989, la ley 489 de 1998 y la ley 2000.

4. ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados.

4.1. PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad.

5. ARTICULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas. Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados.

6. ARTICULO NOVENO: Conservación Documental. Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

6.1. Se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes tales como: la NTC 4436 para el papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales." cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".

6.1.1. Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2 , libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH es esté rango de 7.0 a.

7. ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboran en original y en copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

8. ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público. Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en el lugar visible y fácil acceso para los ciudadanos.

9. ELABORADO POR: MAYDI ALEXANDRA CARREÑO IPÚZ SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

10. ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico. Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.

10.1. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

11. Por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

12. ARTICULO TERCERO: unidades de correspondencia. Las entidades deberán de establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental.

13. ARTICULO CUARTO: Firmas responsables. Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

14. ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos. Debe de ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente afirmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas.

14.1. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del jefe de dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

15. ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales. Las unidades de correspondencia, elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

16. ARTICULO DÉCIMO: Comunicaciones oficiales recibidas. las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar la respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicacción del mismo.

16.1. PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido. se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

17. ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax. Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

17.1. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán producir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

18. ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen Corporativa. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorando y otros, teniendo en cuenta las normas INCONTEC, existentes para el efecto.

18.1. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

19. ARTICULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición..

19.1. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE