LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONTROL EN LA EMPRESA

1. ♦ Cuáles son los objetivos. ♦ Qué actividades hay que llevar a cabo. ♦ Establecer prioridades. ♦ Cuáles son los tiempos de realización (inició y terminación). ♦ Qué recursos materiales y financieros son necesarios. ♦ Quién es el personal responsable de su ejecución. ♦ Cuáles son los beneficios esperados.

2. 1. Un sistema de información y control tanto administrativo como operacional bien diseñado, debe contemplar como mínimo lo siguiente:

3. 6. Ventajas de tener programas

3.1. ♦ Acción directiva continua y organizada. ♦ Actividades integradas y dirigidas. ♦ Aumenta la eficiencia. ♦ Desarrollo de procedimientos y sistemas. ♦ Disminuye desviaciones y malas decisiones. ♦ Mejor control contable y administrativo. ♦ Facilita la capacitación, la coordinación entre las personas y las áreas, la distribución de las cargas de trabajo.. Elaboración de los presupuestos. Mejor utilización de los recursos. ♦ La operación es más controlable. ♦ Permite el uso de métodos uniformes. ♦ Reducen las desviaciones e improvisaciones. ♦ Pueden establecerse criterios de medición ♦ Simplifican el trabajo.

4. 5. Para elaborar un programa de trabajo hay que saber:

5. 4. Programas de trabajo

6. Éstos son un instrumento clave para conocer, periódicamente, los avances y corregir de inmediato el rumbo cuando se detecta una desviación. Hay varias cosas que los distinguen: determinan el tiempo en que debe ser cubierta una actividad, tienen un responsable, una cantidad asignada de recursos para su cumplimiento y calculan los beneficios que habrá de producir.

7.
Ser fácil de utilizarse.
Estar estructurado lógicamente.
Tener procedimientos y una estructura de reportes.
Proporcionar información completa sobre las diferentes áreas y productos de la empresa.
Tener un mecanismo de retroalimentación que permita conocer los avances en los programas de todas las áreas.
Asegurar que las políticas y reglas establecidas sean cumplidas.

8. 2. La información debe ajustarse a las necesidades de cada empresa. Algunos ejemplos de información general que puede proporcionar un buen sistema de información son:

8.1. Información diaria

8.2. Información semanal

8.3. Información mensual

8.4. Información trimestral, semestral y anual

9. 3.Controles

9.1. Algunas preguntas que deben hacerse los directivos con relación al control son:

9.2. 1. Qué, cuándo y para qué se debe controlar. 2. Quién debe controlar. 3. Cuándo y dónde se debe controlar. 4. Con qué frecuencia y prioridad. 5. Con qué profundidad. 6. Cómo puede controlarse. 7. Cuáles son los criterios de medición e indicadores. 8. Cuál es el mínimo de información necesaria para controlar la empresa. 9. Cuáles son los indicadores clave que definen la información realmente relevante. 10. Qué información es requerida diaria, mensual, trimestral, semestral y anualmente. 11. Qué indicadores necesitan ser comparados. 12. Qué información se necesita para realizar una evaluación integral de la empresa.

10. 7. Informática

10.1. El objetivo de la informática dentro de las empresas es usar diversas herramientas que permitan incrementar la productividad y la competitividad. Actualmente, el desarrollo de la informática permite a las empresas contar con tecnología de punta accesible por su costo en hardware y software.