QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Kỹ năng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.1. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

1.1.1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

1.1.2. Chánh Văn phòng

1.1.3. Trưởng đơn vị của cơ quan, tổ chức

1.1.4. Cá nhân

1.1.5. Văn thư đơn vị

1.1.6. Văn thư cơ quan

1.1.7. Lưu trữ cơ quan

1.2. Lập danh mục hồ sơ

1.2.1. Khái quát chung

1.2.1.1. là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

1.2.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

1.2.2.1. Các văn bản quy định về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, CCTC, quy chế làm việc; phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, CCVC;

1.2.2.2. Kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan;

1.2.2.3. DMHS của những năm trước; bảng THBQ tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan (nếu có).

1.2.3. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ

1.2.3.1. Xây dựng khung đề mục của DMHS

1.2.3.2. Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

1.2.3.3. Dự kiến THBQ của hồ sơ

1.2.3.4. Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

1.2.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

1.2.4.1. Phương pháp lập hồ sơ

1.2.4.1.1. Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

1.2.4.1.2. Các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư

1.3. Phương pháp lập hồ sơ

1.3.1. Phương pháp lập hồ sơ công việc.

1.3.1.1. Mở hồ sơ

1.3.1.1.1. là việc đưa VB, TL đầu tiên và biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ.

1.3.1.2. Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ

1.3.1.2.1. CB, CCVC trong quá trình giải quyết CV tiếp tục thu thập đầy đủ các VB và tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ

1.3.1.2.2. VB đưa vào hồ sơ phải là bản chính (hoặc bản sao đúng quy

1.3.1.3. Kết thúc hồ sơ

1.3.1.3.1. Kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu

1.3.1.3.2. Loại ra VB trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo ra khỏi HS

1.3.1.3.3. Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong HS

1.3.1.3.4. Xem xét lại thời hạn bảo quản của HS

1.3.2. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc.

1.3.2.1. Tác dụng

1.3.2.1.1. Phương tiện làm việc của CB,CC,VC

1.3.2.1.2. Căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc.

1.3.2.2. Trách nhiệm

1.3.2.2.1. Mỗi CB, CC, VC phải lập tập hồ sơ nguyên tắc về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định mà mình phụ trách.

1.3.2.3. Cách lập và quản lý hồ sơ nguyên tắc

1.3.2.3.1. Cách lập

1.3.2.3.2. Cách quản lý

1.4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.4.1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

1.4.1.1. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

1.4.1.2. Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.

1.4.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan

1.4.2.1. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định THBQ từ 05 năm trở lên.

1.4.2.2. Không giao nộp

1.4.2.2.1. HS nguyên tắc

1.4.2.2.2. HS những việc chưa giải quyết xong

1.4.2.2.3. HS phối hợp giải quyết CV

1.4.2.2.4. VB, TL gửi để biết, để tham khảo

1.4.3. Tiếp nhận

1.4.3.1. Lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu

1.4.3.2. Biên bản giao nhận tài liệu

1.4.3.3. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

1.4.3.4. Hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu

1.4.3.5. Phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

1.4.3.6. Lập Mục lục hồ sơ

1.4.3.7. Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

1.4.4. Hoàn chỉnh

1.4.4.1. Đánh số tờ

1.4.4.2. Viết chứng từ kết thúc

1.4.4.3. Viết mục lục VB

1.4.4.4. Biên mục hoàn chỉnh bìa HS

1.4.5. Phân loại,và sắp xếp hồ sơ,

1.4.5.1. Theo THQB

1.4.5.1.1. Vĩnh viễn

1.4.5.1.2. Có THBQ theo năm

1.4.5.2. Theo trật tự nhóm trong phương án PLTL

2. Quản lý và giải quyết văn bản

2.1. Văn bản đến

2.1.1. Giấy

2.1.1.1. Tiếp nhận

2.1.1.1.1. Quá trình nhận và kiểm tra thông tin văn bản đến.

2.1.1.1.2. Kiểm tra:

2.1.1.1.3. Phân loại, bóc bì

2.1.1.1.4. Đóng dấu "Đến", ghi số & ngày đến

2.1.1.2. Đăng ký

2.1.1.2.1. ghi hoặc nhập các thông tin về VB đến vào sổ hoặc phần mềm.

2.1.1.2.2. phải được đăng ký vào sổ đăng ký VB hoặc cơ sở dữ liệu quản lý VB đến trên máy tính.

2.1.1.3. Trình, chuyển giao

2.1.1.3.1. Trình

2.1.1.3.2. Chuyển giao

2.1.1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.1.1.4.1. Giải quyết

2.1.1.4.2. Theo dõi

2.1.1.4.3. Đôn đốc

2.1.2. Điện tử

2.1.2.1. Tiếp nhận

2.1.2.1.1. Kiểm tra: Chữ ký số, thông tin đầu vào dữ liệu văn bản đến

2.1.2.1.2. Thông báo đã nhận VB đến.

2.1.2.2. Đăng ký, số hóa

2.1.2.2.1. Đăng ký

2.1.2.2.2. Số hóa

2.1.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống

2.1.2.3.1. Trình, chuyển giao văn bản đến

2.1.2.3.2. Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản

2.1.2.4. Giải quyết

2.1.2.4.1. Lãnh đạo đơn vị

2.1.2.4.2. Công chức, viên chức

2.1.2.4.3. Theo dõi tình hình giải quyết văn bản đến

2.2. Văn bản đi

2.2.1. Giấy

2.2.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

2.2.1.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

2.2.1.1.2. Trình ký

2.2.1.1.3. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

2.2.1.2. Đăng ký văn bản đi

2.2.1.2.1. ghi, nhập các thông tin về VB đi vào sổ hoặc phần mềm.

2.2.1.2.2. Lập sổ đăng ký văn bản đi

2.2.1.2.3. Đăng ký văn bản đi

2.2.1.3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

2.2.1.3.1. Nhân bản

2.2.1.3.2. Đóng dấu cơ quan

2.2.1.3.3. Đóng dấu độ khẩn, mật

2.2.1.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

2.2.1.4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản

2.2.1.4.2. Chuyển phát văn bản đi

2.2.1.4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

2.2.1.4.4. Lưu văn bản đi

2.2.2. Điện tử

2.2.2.1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

2.2.2.1.1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

2.2.2.1.2. Lãnh đạo đơn vị

2.2.2.1.3. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình

2.2.2.1.4. Văn thư cơ quan

2.2.2.2. Cấp số, Đăng ký

2.2.2.2.1. Trách nhiêm: - Văn thư cơ quan. - Cãn bộ soạn thảo

2.2.2.2.2. Cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin: Tên loại văn bản; Trích yếu nội dung; Ngôn ngữ; Ghi chú; Mức độ khẩn; Hạn trả lời văn bản.

2.2.2.2.3. Số của VB; ngày, tháng, năm VB; tên cơ quan, tổ chức ban hành VB; số trang VB; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận VB.

2.2.2.3. Ký số CQTC

2.2.2.3.1. Văn thư chuyển văn bản đến người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử.

2.2.2.3.2. Văn bản sau khi được ký số sẽ chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.

2.2.2.4. Ban hành và phát hành văn bản.

2.2.2.4.1. In và đóng dấu của CQ, TC để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng nhận VB giấy

2.2.2.4.2. Phát hành VB điện tử.

2.2.2.5. Lưu văn bản

2.2.2.5.1. Bản gốc văn bản điện tử được lưu trong Hệ thống cơ quan tổ chức.