Correo electrónico formal

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Correo electrónico formal por Mind Map: Correo electrónico formal

1. Superestructura

1.1. 1. Asunto

1.1.1. Este es el espacio en que se informa el tema del correo.

1.1.2. "Se trata de una frase corta que resume el contenido del texto y que permite al destinatario hacerse una idea sobre su relevancia e interés, influyendo de forma significativa, por consiguiente, en la decisión sobre su lectura o, al contrario, su eliminación; además, sirve para reconocer el mensaje como parte de una secuencia de intercambio… En los correos profesionales el asunto se caracteriza por la obligatoriedad, exigida por el mayor grado de formalidad en la interacción y por la necesidad de contextualizar el mensaje con más exactitud" (Nikleva y Núñez Delgado, 2013, p. 389).

1.1.3. Ejemplos

1.1.3.1. Reunión sobre crecimiento anual

1.1.3.2. Solicitud de apoyo en análisis financiero

1.1.3.3. Trabajo 1 de Expresión Escrita

1.1.3.4. Ejemplos de error

1.1.3.4.1. Hola

1.1.3.4.2. Urgente

1.1.3.4.3. Por favor, revisar

1.1.3.4.4. Acá esta el trabajo de...

1.2. 2. Encabezado

1.2.1. El saludo es la fórmula de tratamiento hacia el/la destinatario/a. En esta línea se debe indicar un vocativo para apelar a quien lee. Este uso debe ser formal cuando se escribe dentro del contexto académico o profesional.

1.2.2. Ejemplos

1.2.2.1. Estimado señor González:

1.2.2.2. Estimada Dra. Soto:

1.2.2.3. Estimada doctora Soto:

1.3. 3. Saludo inicial

1.3.1. Esta es la primera línea del correo. Debe ir separada por un espacio del encabezado, pero en la misma oración que el cuerpo del correo. Se debe evitar alusiones al tiempo, como "buenos días", "buenas tardes", etc., ya que no se sabe en qué horario el texto será leído.

1.3.1.1. Ejemplo de error

1.3.1.1.1. Buenas tardes, escribo para...

1.3.2. Ejemplos

1.3.2.1. Junto con enviarle un cordial saludo y esperar a que esté bien,

1.3.2.2. Junto con saludarle muy cordialmente,

1.3.2.3. Junto con saludarle antamente,

1.4. 4. Cuerpo del correo

1.4.1. El cuerpo del correo corresponde al mensaje que motivó la escritura. En este se debe escribir de manera sintética y ordenada la información que se busca comunicar. Como en cualquier escrito, se debe estructurar la información en párrafos y, además, elaborar oraciones correctamente formadas y sin errores de ortografía.

1.4.2. Ejemplos

1.4.2.1. Envío adjunto el informe anual, así como el acta de la reunión.

1.4.2.2. Escribo para informarle que se realizará una reunión de coordinación de departamentos. Esta será realizada el lunes 14 a las 12 pm en la sala de reuniones. En esta oportunidad se resolverán los siguientes temas: (1) horarios de entrada al trabajo, (2) protocolos de seguridad y (3) nueva plataforma de apoyo al cliente. Por favor, confirme su asistencia mediante esta vía.

1.5. 5. Despedida

1.5.1. Los correos electrónicos deben cerrar con una despedida cordial. Estas van separadas por un espacio del cuerpo del correo y de la firma. Además, terminan por coma.

1.5.2. Ojo: solo debe haber una línea de despedida.

1.5.2.1. Ejemplo de error

1.5.2.1.1. Se despide atentamente, Estamos en contacto,

1.5.3. Ejemplos

1.5.3.1. Se despide atentamente,

1.5.3.2. Muy cordialmente,

1.5.3.3. Saludos,

1.5.3.4. Quedo atenta a sus comentarios,

1.5.3.5. Atentamente,

1.5.3.6. Cordialmente,

1.6. 6. Firma

1.6.1. El correo debe terminar con el nombre de la persona que escribe, además de información necesaria para que quien lee sepa claramente quién está escribiendo. Dentro del contexto académico y profesional, es posible que tu lector/a no conozca información necesaria para comprender el texto si no le especificas más datos que tu nombre. En virtud de esto, es necesario indicar en la firma la empresa o curso del que provienes, explicitando el departamento o sección específica.

1.6.2. Ejemplos

1.6.2.1. Pedro González Departamento de Cobranza, Banco Estatal

1.6.2.2. María Pérez Estudiante de Expresión Escrita Universidad Alberto Hurtado Sección 1, CPA

2. Recomendaciones

2.1. Escribe desde una cuenta de correo adecuada. En otras palabras, se deben evitar en contextos formales y/o académicos cuentas de correo con sobrenombres (por ejemplo: [email protected], [email protected] o [email protected]).

2.2. Escribe todo lo necesario para que el lector/a entienda tu mensaje sin tener que revisar correos antiguos u otras fuentes de información.

2.3. Especifica claramente en el asunto el tema de la comunicación (en ningún caso el asunto debe ser “hola” o escribir en este la totalidad del mensaje).

2.3.1. Evitar escribir un texto demasiado largo.

2.4. Adecúa el lenguaje al tipo de canal utilizado.

2.5. No saludes mediante buenos días, buenas tardes o buenas noches; ya que la comunicación es asincrónica (no leen el mensaje en el momento que lo escribes).

2.5.1. Por lo tanto, tampoco es adecuado pedir disculpas por la hora.

2.6. Revisa que se entienda claramente.

2.7. Lee el texto en voz alta (evitamos errores como excesiva repetición de palabras).

2.8. Respeta el uso de mayúsculas.

2.8.1. Escribir todo con mayúsculas es equivalente a gritar.

2.9. Revisa ortografía y redacción (concordanca y oraciones).