MANUALES ADMINISTRATIVOS

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MANUALES ADMINISTRATIVOS por Mind Map: MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

2. MANUAL DE VENTAS

2.1. Expone con detalle la estructura de la empresa.

2.1.1. Detalla la estructura organizacional

2.1.2. Describir objetivos, funciones y autoridad

2.1.3. Definir la responsabilidad de puestos y sus relaciones

3. Requiere la atención explícita de las fortalezas y debilidades de la entidad, lo que representa una oportunidad invaluable para transformarla en un modelo de operación rentable

4. Implica repensar de manera fundamental los procesos de negocios y rediseñarlos radicalmente, con el fin de obtener dramáticos avances del desempeño.

5. Es un proceso de asesoría, apoyo, orientación y capacitación dirigido a la persona que egresará o será transferida para la búsqueda de un nuevo empleo o actividad de calidad, nivel y condiciones similares o superiores a las de su anterior ocupación en el menor tiempo posible.

6. Estudiar las condiciones imperantes en la organización para crear una atmósfera de trabajo que permita lograr el compromiso de todos y cada uno de los integrantes y los niveles de desempeño necesarios para generar de productos y servicios de calidad.

7. Sentar las bases para la concepción de una nueva estructura en términos de composición, productividad y competitividad.

8. TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

8.1. POR SU NATURALEZA

8.1.1. MICROADMINISTRATIVOS

8.1.1.1. Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.

8.1.2. MACROADMINISTRATIVOS

8.1.2.1. Son los documentos que contienen información de más de una organización.

8.1.3. MESOADMINISTRATIVOS

8.1.3.1. Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

8.2. POR SU CONTENIDO

8.2.1. MANUAL DE POLÍTICAS

8.2.1.1. Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones

8.2.1.1.1. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios

8.2.1.1.2. Agiliza el proceso de toma de decisiones

8.2.1.1.3. Sirve de base para una constante y efectiva revisión.

8.2.1.2. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales.

8.2.1.2.1. COMPRAS

8.2.1.2.2. VENTAS

8.2.1.2.3. FINANZAS

8.2.1.2.4. PERSONAL

8.2.1.2.5. PRODUCCIÓN

8.2.2. MANUAL DE HISTORIA

8.2.3. Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

8.2.4. MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

8.3. POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA

8.3.1. MANUAL DE PRODUCCIÓN

8.3.1.1. Contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional.

8.3.1.1.1. Nivel Jerárquico

8.3.1.1.2. Relación y dependencia entre puestos

8.3.2. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

8.3.3. MANUAL DE COMPRAS

8.3.3.1. El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

8.3.3.2. Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.

8.3.4. Consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la practica administrativa.

8.3.4.1. “historia y organización”

8.3.4.2. “políticas y procedimientos”

8.3.5. MANUAL DE FINANZAS

8.3.5.1. Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas

8.3.5.1.1. Políticas de venta

8.3.5.1.2. Procedimientos

8.3.5.1.3. Controles

8.3.5.2. Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.

8.3.5.3. Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración

8.3.5.3.1. Instrucciones para el manejo de dinero

8.3.5.3.2. Protección de bienes

8.3.5.3.3. Suministro de información financiera

8.3.6. MANUAL DE CONTABILIDAD

8.3.7. MANUAL DE CRÉDITO Y COBRANZA

8.3.7.1. Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.

8.3.7.1.1. Operaciones de crédito y cobranza

8.3.7.1.2. Control y cobro de las operaciones

8.3.8. MANUAL DE PERSONAL

8.3.8.1. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.

8.3.8.1.1. Reclutamiento y selección políticas de personal

8.3.8.1.2. administración de personal

8.3.8.1.3. lineamientos para el manejo de conflictos personales

8.3.8.1.4. Políticas de personal

8.3.8.1.5. Uso de servicios

8.3.8.1.6. Prestaciones

8.3.8.1.7. Capacitaciones

8.3.9. MANUAL TÉCNICO

8.3.9.1. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada.

8.3.9.1.1. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

8.3.10. MANUAL DE ADIESTRAMIENTO

8.3.10.1. Explica las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos

9. MODELO APLICADO

9.1. CONCEPTO DEL CAMBIO

9.2. MECANISMOS DE TRABAJO

9.3. REVISIÓN JURÍDICA

9.3.1. El ajuste o adecuación de la estructura debe fundamentarse en la normatividad, ya que en ella se consignan el objeto y los criterios de funcionamiento de la organización.

9.4. MARCO DE TRABAJO

9.4.1. Establece los aspectos preliminares que deben ser modificados dentro de la empresa

9.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

9.6. REDISEÑO DE LOS PUETOS

9.6.1. El rediseño de los puestos implica modificar las responsabilidades y las tareas específi cas de los puestos.

9.6.2. CONDICIONES DE TRABAJO

10. VISIÓN CLÁSICA

10.1. PRINCIPIOS

10.1.1. DEPARTAMENTALIZACIÓN

10.1.1.1. Implica la división o combinación del personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades relacionadas.

10.1.2. LÍNEA DE MANDO

10.1.2.1. Una dirección o gerencia debe manejar varios departamentos, en tanto que las direcciones tienen que ser controladas por una dirección general.

10.1.3. UNIDAD DE MANDO

10.1.4. AUTORIDAD

10.1.4.1. Es la facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones y girar órdenes para que se realice alguna actividad o se acate una decisión.

10.1.5. RESPONSABILIDAD

10.1.5.1. Exigencia que tiene todo individuo u órgano administrativo de cumplir las acciones encomendadas y de rendir cuentas de su ejecución a la autoridad correspon diente.

10.1.6. AUTORIDAD FUNCIONAL

10.1.6.1. Se basa en el conocimiento experto, se asigna a unidades que tienen a su cargo funciones de apoyo o asesoría, aunque también puede recaer en unidades de línea.

10.1.7. TRAMO DE CONTROL

10.1.7.1. Es el número de unidades administrativas que dependen directamente de un órgano superior.

10.1.8. COMUNICACIÓN

10.1.8.1. Es un proceso recíproco en que las unidades y las personas intercambian información con un propósito determinado

10.2. JERARQUIZACIÓN

10.2.1. Establece líneas de autoridad a través de los distintos niveles organizacionales y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante un solo superior inmediato.

10.3. NIVELES ADMINISTRATIVOS

10.3.1. DIRECTO

10.3.2. SUPERIOR

10.3.3. OPERATIVO

10.4. ESTIMACIONES DE COSTO

10.4.1. COSTO TOTAL

10.4.1.1. Es conveniente que una unidad administrativa no tenga más que un solo titular, lo que evita la duplicidad de mando y posibles conflictos de autoridad.

10.4.2. COSTO ADMINISTRATIVO

10.4.2.1. Los movimientos en la estructura orgánica representan variaciones que también pueden incidir en el costo de operación.

10.4.3. COSTO-BENEFICIO

10.4.3.1. Los ajustes a la estructura y forma de operar representan un costo que se refleja en el consumo de recursos, por lo que deben justifi carse con resultados específicos.

11. ENFOQUES ALTERNOS

11.1. BENCHMARKING

11.1.1. Consiste en identifi car las mejores ideas que utilizan otras organizaciones con el propósito de compararlas y, adaptarlas e implementarlas en otra organización.

11.2. EMPOWERMENT

11.2.1. Se trata de facultar, autorizar y habilitar a los trabajadores para que realmente puedan desarrollar su potencial en el trabajo

11.3. OUTSOURCING ESTRATÉGICO

11.3.1. Implica la separación de algunas actividades de creación de valor de una empresa dentro de un negocio, para dejar que un especialista se encargue de ellas.

11.4. OURPLACEMENT

12. REINGENIERÍA

12.1. RENDIMIENTO

12.1.1. DURACIÓN

12.1.2. COSTO

12.1.3. CALIDAD

12.2. DOWNSIZING

12.2.1. Reducción del personal

12.2.1.1. SMATHSIZING

12.2.1.2. BRIGTHSIZING

12.2.1.3. CAPSIZING

12.2.1.4. DUMBSIZING

12.3. UPSIZING

12.3.1. Incremento del personal

12.4. RIGHTSIZING

12.4.1. Tamaño adecuado del personal