PRESUPUESTO POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

1. ANTECEDENTES

1.1. 1.- administración por áreas de responsabilidad

1.1.1. En la evolución dela administración tradicional, con el objetivo de llevarla a efecto “por excepciones”, primero y segundo conocer y responsabilizar el personal, respecto a sus niveles y áreas, para que tuvieran mayor conciencia de lo que desarrollaban y ejercicio, dio lugar a la administración por áreas de responsabilidad, con un adelanto y éxito enormes, además delo enunciado, en el control, abatimiento de gastos y superación de las actividades en forma racional.

1.2. 2.- administración por objetivos

1.2.1. La administración por objetivos se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que: “la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona”. La participación directa en la fijación de los objetivos del puesto, es una motivación para el personal y esto es primordial de lo que se busca en el presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad que a través de su participación en la elaboración de los presupuestos, se interese a la gente encarada de observarlos también.

1.3. 3.- contabilidad por áreas de responsabilidad

1.3.1. Esta fase de la contabilidad se ha derivado de la administración por áreas de responsabilidad, antecedente que la viene a situar como herramienta a la administración. La contabilidad tiene el fin de proporcionar información veraz, amplia y a tiempo de las operaciones realizadas. Cuando se hace referencia a los aspectos comunes de procedimientos, registros e informes, s ele conoce con el nombre de contabilidad general o tradicional pero cuando cambia el sentido de la información que proporciona, busca identificar los ingreso y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad para realizar sus operaciones, para medir la actuación de los funcionarios responsables de duchas divisiones, s ele conoce como contabilidad por áreas de responsabilidad. Esta nueva modalidad es de un verdadero auxilio al control interno, que pretende identificar quien incurre en el gasto y por qué.

2. Ventajas

2.1. • Conocer de ante mano los hechos • Impulsar a que se piense en un futuro • Promover el rozamiento • Tomar decisiones adecuadas oportunamente • Crear y desarrollar modelos de futuros proyectos • Evitar inversiones innecesarias o gastos inútiles • Permitir una mejor disponibilidad de sus recursos • Controlar sus desembolsos • Controlar y supervisar los actos subordinados.

3. Limitaciones

3.1. • Los datos incluidos en los presupuestos están basados en estimaciones o pronósticos. • Puede existir diferencias entre los directivos de planeación y finanzas • Puede existir planes y presupuestos departamentales poco sistemáticos, carentes de perspectivas y de una vinculación. • Toma tiempo y costo su preparación. • No se debe esperar resultados demasiado pronto. • Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.

4. CONCEPTO

4.1. Es una técnica básicamente de previsión, plantación, organización, coordinación dirección y control respecto a la determinación de las cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una entidad.

5. CARACTERÍSTICAS

5.1. • Motiva • Ejerce control positivo • Identifica ingresos y erogaciones • Retroalimenta Anticipa Información • Mide y controla la efectividad de las utilidades • Mide y controla la eficiencia de ventas • Mide y controla la productividad • Promueve la eficiencia • Ayuda a la toma de decisiones

6. Planeación, Organización, Dirección, Integración y Control.

6.1. a) División Funcional La división funcional (organizacional) deberá seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en función hayan, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y el cumplimiento del presupuesto; de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad, sean controlados por un presupuesto específico (Informe, Ingreso o Costo-Responsabilidad Presupuesto en este caso). La división en que opera este presupuesto , deberá agrupar las actividades en áreas y niveles de responsabilidad, delineando la autoridad y estableciendo las relaciones de trabajo que ayuden a lograr los objetivos institucionales; también tomando en cuenta los objetivos personales, que junto con las adecuadas relaciones de trabajo, son las motivadoras del personal responsable. b) Autoridad A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar, además de la que se tendrán que ganar ellos, pues no basta con delegarla para que se ejerza. La autoridad debe delegarse hasta la Toma de Decisiones, en las funciones que se desempeñen, para no abrumar a la alta gerencia, con detalles y para que se capaciten en este sentido, a los encargados de un área de responsabilidad. c) Responsabilidad Esta se comparte; para el funcionamiento del Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, es necesario que se hayan designado responsabilidades perfectamente. Es responsabilidad de todas las áreas, alcanzar los objetivos institucionales. Las discrepancias entre lo presupuestado y lo realizado darán el parámetro que indica en qué grado se ha cumplido con las responsabilidades. A cada encargado de área funcional, departamental o de trabajo, se le hará responsable de la Toma de Decisiones, con base en la información que otorgue, y en el caso de que preparen los presupuestos también.