Estructuras y funciones de las organizaciones gubernamentales

1. Manuales de Organización

1.1. El manual de organización es un documento que “contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo

1.2. Objetivos

1.2.1. Brindar información sobre antecedentes históricos.

1.2.2. Contiene las disposiciones jurídicas de la organización.

1.2.3. Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos.

1.2.4. Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios.

1.2.5. Ayuda en el proceso de comunicación administrativa.

1.2.6. Facilita funciones administrativas y operativas.

1.3. Funciones

1.3.1. Instrumento de consulta.

1.3.2. Instrumento de coordinación.

1.3.3. Elimina la duplicidad de esfuerzo.

1.3.4. Evita la confusión e incertidumbre

1.4. Metodología para su diseño y desarrollo

1.4.1. Definición de la problemática

1.4.2. Planeación y programación del estudio

1.4.3. Levantamiento de información

1.4.4. . Análisis y diagnóstico administrativo

1.4.5. Diseño conceptual

1.4.6. Recomendaciones y propuestas de solución

1.4.7. Implantación

1.4.8. Mantenimiento organizacional

1.5. Principales partes del manual

1.5.1. Elementos de identificación

1.5.2. Elementos de contenido

1.5.2.1. Antecedentes históricos. Es la descripción de la historia de la unidad administrativa, en

1.5.2.1.1. Introducción

1.5.2.2. dado caso de que exista basta información se recomienda realizar una selección estratégica.

1.5.2.3.  Marco jurídico-administrativo. Principales ordenamientos jurídicos que tiene vigencia para la unidad administrativa.

1.5.2.4.  Atribuciones. Facultad de obrar o derecho de hacer de la unidad administrativa a partir de su marco jurídico.

1.5.2.5.  Estructura orgánica. En esta parte se muestran las dimensiones de la unidad administrativa, así como la descripción de cada una de sus partes.

1.5.2.6.  Organigramas. En ella se muestra niveles jerárquicos, comunicación, líneas de autoridad.

1.5.2.7.  Objetivos. Menciona el propósito de la unidad administrativa y del manual organizacional.

1.5.2.8.  Funciones. Describe cada una de las tareas asignadas a cada parte de la unidad administrativa y de esta manera cumplir los objetivos planteados.

1.5.2.9.  Bibliografía. Contiene las fuentes usadas para la elaboración del manual, el formato está determinado en los lineamientos de elaboración

2. Manuales de Procedimientos

2.1. Es un medio escrito que sirve para registrar y dar información clara respecto a un actividad específica en una organización; coordina de forma ordenada las actividades a seguir para lograr los objetivos específicos, mostrando claramente los lineamientos e instrucciones necesarios para la mejora del desempeño

2.2. Objetivos, función y utilidad del manual

2.2.1. El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos. Y la utilidad de esta, es que se presenta como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales por ejemplo: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal

2.3. Metodología para su diseño y desarrollo

2.3.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización.

2.3.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos. En este paso “Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones” (Cordova, 2011).

2.3.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento. En este paso se elige el formato que se puede utilizar para la elaboración de los manuales de procedimientos. El formato tiene que ser congruente con lo que se desea plasmar, algunos ejemplos de formatos que se pueden usar son: los diagramas de flujo, la técnica narrativa o la narrativa con imágenes (este formato se caracteriza por combinar la narración con una imagen).

2.3.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos. En este paso se presenta el producto final: un manual de procedimientos.

2.4. Normatividad aplicable

2.4.1. La normatividad que regula tener un manual en las organizaciones recae en: Ordenamiento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación 29-diciembre-1976, última reforma 02/04/2013). Titulo Segundo de la Administración Pública Centralizada, Capítulo I de las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos. Artículo 19

3. Proceso de modernización administrativa

3.1. Surgió como parte de la innovación administrativa que se tratada de implementar para lograr mayor eficiencia y eficacia en el funcionamiento organizacional público

3.1.1. Permite disminuir el gato Público

3.2. 1. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas;

3.3. 2. El incremento en la medición de resultados;

3.4. 3. La mejoría en la asignación de responsabilidades; y

3.5. 4. La sensibilización de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y

3.6. la eficacia de las organizaciones.

4. Estructuras y procesos en la organización gubernamental

4.1. Entorno de la organización

4.2. Comportamiento de la organización

4.3. Actores de la organización

4.4. Capacidad de organizar

4.5. Profesionalización