1. ¿Quienes están comprometidos en el proceso de planificación?
1.1. Hay un coordinador responsable y un sustituto, con los mismos conocimientos y responsabilidades.
1.2. Todos los trabajadores de la institución están comprometidos en la realización del proceso, ya que son necesarios sus conocimientos y tambien, sus acciones durante el desastre.
1.3. Un comité de desastre,integrado por diferentes grupos representativos del centro.
1.3.1. Personal facultativo, cuyo conocimiento de las colecciones o fondos.
1.3.2. Brigadas de trabajo y formación en el rescate de materiales siniestrados serán responsabilidad del personal de conservación.
1.3.3. Jefe de seguridad. Tendrá que conocer todo el procedimiento y las decisiones adoptadas.
1.3.4. Encargado de mantenimiento, como coordinador de los técnico y oficios.
1.3.5. Otros trabajadores de la institución, como ayudantes, auxiliares o personal administrativos, conformarán las brigadas de rescate.
2. Procesos de recuperación del material documental, luego de un desastre.
2.1. Previo al desastre se tiene que realizar un trabajo intensivo en: selección de colecciones o fondos prioritarios, Estado de las instalaciones, evaluación del estado de las colecciones y posibilidades de recuperación, evaluación de otros elementos diferentes de los documentos, recursos economicos para la aplicación del plan, recursos humanos, organización de las brigadas de trabajo en caso de desastre, dificultades burocráticas, dificultades técnicas, métodos de recuperación de los objetos, creación de la cadena de comunicaciones, establecimiento de convenios de colaboración con instituciones externas, calendario de actividades, documentos que debe crear el comité, en la contratación de seguros.
2.2. Documentos elaborados por el equipo de prevención de desastres, antes del proceso: Listín telefónico, Hojas de emergencia, planos del edificio, listas de recursos (revisión de inventarios y catalogos), recomendaciones para la respuesta ante el siniestro.
2.3. Recomendaciones para la recuperación despues del siniestro: dependiendo de los métodos seguidos y del cuidado con el que se proceda, se conseguirá mayor o menor éxito. La recuperación debe ser cuidadosamente planificada, describiendo con exactitud de composición de los grupos de trabajo, sus responsabilidades y las etapas que se seguiran una vez que el acceso al edificio es seguro.
3. Elementos comunes en la mayoria de los desastres.
3.1. 1° Imprevisibles
3.1.1. Dificilmente se pueden prever la proximidad de la catástrofe, con excepción de ciertos fenómenos. Los pequeños sucesos suelen desencadenar fenómenos de grandes proporciones.
3.2. 2° Descoordinación entre el personal implicado
3.2.1. La aparición de un pequeño accidente puede devenir en una catástrofe cuando la persona que lo descubre no sabe a quién debe acudir, o no reacciona con la prontitud requerida.
3.3. 3° Violencia de los fenómenos de alteración
3.3.1. Es la interacción de varios fenómenos dando lugar a procesos complejos. La acciones para remediar una situación drastica, puede acarrear otras problematicas no tenidas en cuenta, si no se preveia con anterioridad.
3.4. Tipos de desastres.
3.4.1. E1. Accidente menor
3.4.2. E2. Desastre moderado.
3.4.3. E3. Desastre mayor.
3.4.4. E4. Catástrofe.
3.4.5. Clasificación de los desastres según su naturaleza.
3.4.5.1. N1. Desastres provocados por el fuego
3.4.5.2. N2. Desastres provocados por el agua.
3.4.5.3. N3. Desastres provocados por fuerzas físicas.
3.4.6. Los desastres pueden ser clasificados en tres categorías.
3.4.6.1. C1. Naturales.
3.4.6.1.1. C1.1. Meteorológicos.
3.4.6.1.2. C1.2. Climatológicos
3.4.6.1.3. C1.3. Geológicos.
3.4.6.1.4. C1.4. Cósmicos
3.4.6.2. C2. Humanas.
3.4.6.2.1. C2.1. Técnicos.
3.4.6.2.2. C2.2. Voluntarias.
3.4.6.2.3. C2.2.1. Psicópatas.
3.4.6.2.4. C2.2.2. Sabotaje y terrorismo.
3.4.6.2.5. C2.2.3. Vandalismo.
3.4.6.2.6. C2.2.4. Acciones bélicas.
3.4.6.3. C3. Accidentales.
3.4.6.3.1. C3.1. Accidentes de carácter físico o mecánico.
3.4.6.3.2. C3.2. Eléctricos.
3.4.6.3.3. C3.3. Fallos de los conductos de agua
3.4.6.3.4. C3.4. Contaminación ambiental interior.
3.4.6.3.5. C3.5. Accidentes de carácter químico.
3.4.6.3.6. C3.6. Accidentes por fallos en la organización.
4. Fenomenos de destrucción asociados.
4.1. Existe una capacidad de desencadenar múltiples procesos de degradación que interactúan agravando sus efectos
4.2. Se clasifican en cuatro categorías.
4.2.1. D1. Daños físicos.
4.2.2. D2. Daños químicos.
4.2.3. D3. Biodeterioro
4.2.4. D4. Alteración de la información.
5. Proceso de planificación.
5.1. La elaboración de un programa de prevención debe ser una de las máximas prioridades de un centro documentación. Con la planificación se logrará.
5.1.1. a) Erradicar prácticas o situaciones potencialmente peligrosas. b) Prevenir la aparición de desastres evitables. c) Minimizar los daños en la documentación cuando se produce el desastre. d) Reducir los gastos en la reparación de materiales dañados. e) Reducir los gastos en reparación de equipos, mobiliario e infraestructuras. f) Garantizar el acceso a la información con la mayor brevedad.