2. Artículo 58. Documentos de los sistemas de gestión (de origen externo).En el marco de los sistemas de gestión,un documento externo será aquel que no a aprobado ni creado la institución, generado por la otra entidad que es necesario adoptar en la Policía Nacional, para el desempeño de un proceso o actividad. Ejemplo: leyes decretos, normas técnicas, reglamentos etc.
3. Parágrafo. En ningún caso, las unidades policiales descritas en un procedimiento, por guías, o descritas en guías por procedimientos, en atención a qué la finalidad y estructura de cada tipo documental, no guardan similitud.
4. Artículo 59. La definición, utilización y formas de operación del mapa de procesos, caracterización de proceso,formato asociado al proceso, guía y procedimiento, serán conforme lo establece el manual del sistema de gestión integral.
4.1. Parágrafo.
5. Artículo 60. Supresión, derogación y actualización de los tipos documentales. Es la actividad que se desarrolla al interior de la institución, en forma anual, relacionada con realizar, verificar y evaluar en corresponsabilidad con la Inspección General, direcciónes, oficinas asesoras y Área de Control Internó o quien haga sus veces para cada caso, la pertinencia y viabilidad institucional de continuar con la aplicación o ejecución de los actos administrativos expedidos por la Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional conforme se describe en los parágrafos 1 y 2 del presente artículo, con el fin de realizar los ajustes requeridos al contenido de estos tipos documentales de cara a la normatividad vigente, necesidades, exigencias y contexto real de la institución en sus diferentes ámbitos del servicio, en corresponsabilidad con la unidades policiales que originaron el tipo documental, y de esta manera aportar en el fortalecimiento de la seguridad jurídica de la Policía Nacional.
5.1. Parágrafos
6. 1. La supresión de los tipos documentales expedidos por la Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional, y la descripción de los actos administrativos objetó de supresión serán relacionados en el mismo, los cuales deberán indicar aspectos como, acto administrativo, número de acto administrativo, fecha de expedición, título del acto administrativo, justificación (siempre debe llevar motivación expresa y formal) y unidad que origina la necesidad de supresión.
7. 2. Para el caso de del tipo documental directiva, indistintamente de su carácter (administrativo u operativo) o clasificación (permanente o transitorio), estás podrán generar la derogación de los tipos documentales que por su carácter y clasificación tengan las mismas características. En ningún caso, podrá generarse la derogación del tipo documental a qué se hace referencia en la presente parágrafo, con un tipo documental que cuente con características distintas.
8. 3. La Secretaria General o quien haga sus veces, será la unidad responsable de liderar, convocar y solicitar la revisión y verificación anual o en la periodicidad que se requiera del tipo documental resolución expedido por el director o subdirector general de la Policía Nacional, frente a las temáticas que por su naturaleza y alcance requieran ser observadas en su contenido.
9. Artículo 61. Clasificación de los tipos documentales. La clasificación se le asigna a un tipo documental expedido por la Policía Nacional, según las competencias establecidas en la presente resolución, que por su contenido estar inmerso en las causales establecidas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, concordante con el Decreto Reglamentario 103 de 2015 o las demás que lo modifiquen o adicionen. Para el caso de las circulares, directivas e instructivos expedidos por la Dirección y Subdirección General, conforme a la naturaleza y finalidad de los actos administrativos a expedir, entre ellos las relacionadas con la planeación y ejecución de operaciones policiales de gran impacto para el país, su clasificación la asignara única y exclusivamente la Oficina de Planeación o quien haga sus veces.
10. Artículo 62. Identificación de los tipos documentales. Es la asignación física o digital de un número consecutivo y fecha a los tipos documentales a qué se hace referencia en la presente resolución. La asignación física, se fijará con selló de tinta color negro y en los espacios que en cada caso se indique y, la asignación digital se realizará conforme lo señalan las guías formuladas y publicadas por la unidad dueña del proceso de gestión documental en la Suite Visión Empresarial S.V.E .
10.1. Parágrafos
11. 1. La identificación del tipo documental denominado resolución expedido por la Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional, será única y exclusivamente competencia de la Secretaria General o quien haga sus veces. En las unidades policiales que cuenten con estás atribuciones, corresponde a las secretarias privadas o quien haga sus veces.
12. 2. La identificación de los tipos documentales denominados circular, directiva, instructivo, comunicación oficial y polígrama expedidos por el director y subdirector general de la Policía Nacional, será única y exclusivamente competencia de la secretaria privada de la Dirección y Subdirección General o quien haga sus veces, según corresponda la autoridad que lo expida.
13. 3. La identificación de los tipos documentales denominados orden administrativa de personal, orden administrativa de vacaciones, orden interna de personal y orden de día, expedidos por el director general de la Policía Nacional, directores, jefes y comandantes de que tratan los artículos 42 al 45 de la presenté resolución, será única y exclusivamente competencia de la Dirección de Talento Humano y de los grupos de talento humano o quien haga sus veces respectivamente y según corresponda la autoridad que lo expida.
14. Artículo 68. Las facultades delegadas mediante la presente resolución son indelegables. Los delegados no podrán subdelegar en otros funcionarios la expedición de los actos administrativos objetó de la delegación, salvó el servidor público que ejerza el cargo de director de Inteligencia Policíal o quien haga sus veces, en cumplimiento a la ley 1621 de 2013 " Por medio de la cual se expiden normas para fortalecer el marco jurídico que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia cumplir con su misión constituciónal y legal y se dictan otras disposiciónes ".
15. Artículo 69. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la resolución No. 06145 del 29 de noviembre de 2018.
16. Artículo 63. Publicación de los documentos doctrinales y tipos documentales. Los documentos doctrinales y tipos documentales expedidos por el director y subdirector de la Policía Nacional conforme lo establece la presente resolución, así como los firmados por los servidores públicos que actúan como dueños de proceso, son de consulta y conocimiento público al interior de la institución y su publicación se realizará a través de las herramientas tecnologícas denominadas POLIRED o Suite Visión Empresarial según corresponda, o en la definidas por la Dirección General de la Policía Nacional.
16.1. Parágrafos
17. 1. La publicación del tipo documental denominado resolución expedido por la Dirección y Subdirección General según corresponda la competencia, se realizará en el sitio web " Consulta Jurídica " de la herramienta tecnologíca POLIRED, bajo la responsabilidad de Secretaria General o quien haga sus veces. En este sentido, el servidor público que actúe en calidad de secretario general de la Policía Nacional o quien haga sus veces, definirá conforme al contenido del mismo (resolución), cuáles serán publicados para consulta o de conocimiento.
18. 2. La publicación de los tipos documentales denominados circular, directiva e instructivo expedidos por el director o subdirector de la Policía Nacional según corresponda la competencia, corresponde única y exclusivamente a la Oficina de Planeación, publicará en el sitio web " guía de disposiciónes " de la POLIRED, las comuniones oficiales expedidas por esas instancias (director y subdirector general), que por su naturaleza, objetó, finalidad y alcance sean de conocimiento, cumplimiento, consulta e interés permanente de las unidades policiales del territorio nacional.
19. 3. La publicación del tipo documental denominado orden administrativa de personal y orden administrativa de vacaciones expedidos por el director general de la Policía Nacional, corresponde única y exclusivamente a la Dirección de Talento Humano o quien haga sus veces y se realizará en la sitio web " órdenes administrativas " de la POLIRED.
20. Artículo 64. De la gestión documental. Se realizará conforme lo define la Resolución 00208 del 250116 " Por la cual se adopta el Manual Único de Gestión Documental para la Policía Nacional " o las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen y en concordancia con la Tabla de Retención Documental establecida para cada unidad. En consecuencia, las demás al presente artículo, refieren a algunos tipos documentales, por lo tanto, resulta acertado indicar que la gestión documental de los tipos documentales no descritos en el presente artículo, se realizará conforme lo establece el Manual en comento ( Resolución 00208 del 25/01/16 ) o las demás que la modifique, adicionen o sustituyan.
20.1. Parágrafos
21. 1. La gestión documental del tipo documental denominado resolución, expedido por la resolución, expedido por la Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional, corresponde a al Secretaria General o quien haga sus veces. Para el caso de las demás unidades policiales que cuenten con la atribución de producirlo y expedirlo, será realizada por el grupo de gestión documental o quien haga sus veces.
22. 2. La gestión documental de los tipos documentales denominados circular, directiva e instructivo expedidos por la Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional, corresponde a la oficina de planeación o quien haga sus veces. Para el caso de las unidades policiales que cuentan con atribución de expedir el tipo documental Instructivo, será realizada por la dependencia de planeación o quien haga sus veces.
23. 3. La gestión documental de los tipos documentales denominados orden de servicios, orden de operaciones y orden de marcha expedidos conforme a las competencias de Planeación o quien haga sus veces en cada unidad.
24. Artículo 65. De los situación administrativas: en los casos que los tipos documentales a qué se hace referencia en el presente manual, indistintamente de la naturaleza de la actividad de policía a desarrollar, constituyan la publicación de una comisión del servicio, la asignación de servicios internos en la unidad, suministros de pasajes, pago de viáticos o la utilización de gastos de operación en el marco del rubro de gastos reservados conforme lo determina la normatividad legal, reglamentaria e instituciónal vigente, las unidades policiales, sin excepción, deberán observar, atender y cumplir los requisitos y parametros determinados para cada caso en los procedimientos instituciónales.
25. Artículo 66. En ningún caso, se podrá reconocer al personal uniformado de la Policía Nacional, el suministro de pasajes y pago de viáticos, si la actividad del servicio a ejecutar cuenta con la asignación de recursos financieros por concepto de gastos de operación en el marco del rubro de gastos reservados conforme lo determina la normativa legal, reglamentaria e institucional vigente o utilizar el rubro de gastos reservados por concepto de gastos de operación, si al funcionario le será reconocido el pago de viáticos.
26. Artículo 67. Las situaciones relacionadas con la planeación y prestación del servicio de policía indistintamente la modalidad o especialidad, en las cuales se requiere la designación de personal uniformado, no uniformado y medios logísticos, técnicos, tecnológicos, de intendencia y de abastecimiento para el mismo, y deban ser regulados en los tipos documentales de que trata el presente manual conforme a su definición, su regulación se realizará anterior a la ejecución de las mismas, con el fin de cumplir el principio de la planeación y de esta forma propender por una notificación oportuna y efectiva para el cumplimiento de los mismos. En este sentido, en ningún caso, se podrán regular estás situaciónes, posterior a la ejecución de las mismas.
