Redacción de informes

1. La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Por tanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros…) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

1.1. ¿Cuánto escribir?

1.1.1. No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante. En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.

2. La redacción es esencial para comunicarnos de una manera escrita, ya que de por medio va el lenguaje. Siendo el objetivo hacer llegar el mensaje de un emisor a un receptor. El informe es el tipo de documento que puede incluir información persuasiva haciendo que estos sean de carácter informativos e interesantes o relevantes para el lector.

2.1. Tipos de informes:

2.1.1. Expositivos: en estos informes su autor no introduce ninguna interpretación ni análisis sobre el hecho a analizar, se limita simplemente a narrarlo o exponerlo. Además, tampoco suelen incluir recomendaciones ni conclusiones. En sus primeros párrafos se presenta la situación previa para que los receptores comprendan mejor la información posterior.

2.1.2. Interpretativos: estos informes buscan dejar en claro el alcance y sentido que tendrá un determinado concepto o hecho. Estos informes por lo tanto sí incluyen conclusiones y recomendaciones sobre los hechos analizados. Son por esto una herramienta muy importante para la entidad a la hora de tomar ciertas decisiones.

2.1.3. Demostrativos: en este tipo de informes debe dejar muy en claro qué corresponde a la opinión de su autor y qué no. Además, se deben señalas con total precisión las distintas etapas que llevaron al emisor a dictaminar determinadas proposiciones.

2.2. Otros tipos:

2.2.1. Persuasivos: el emisor busca convencer a quienes reciban el informe de que tome ciertas decisiones. Para que esto se cumpla, debe incluirse un plan de acción que convenza al receptor de que la vía propuesta será la más adecuada.

2.2.2. Expositivos: son los textos que narran un hecho sin análisis ni interpretación del autor, por tanto, no realizan conclusiones ni recomendaciones. En este tipo de informes se incluyen antecedentes para facilitar la comprensión de la información expresada. Por ejemplo, se puede narrar todo lo relacionado a una actividad específica, como la visita del presidente de una corporación a una sucursal ubicada en otro estado.

2.2.3. Analíticos: son los reportes que entran dentro de la categoría de los proyectos porque los mismos deben justificar las causas de una decisión o una acción realizada previamente. Por ejemplo, un análisis de estados financieros para determinar la capacidad de endeudamiento de una compañía.

2.2.4. Científicos: son los documentos que se basan en investigaciones realizadas previamente. Tomando en consideración datos validos que son analizados y presentados anexando gráficos, tablas de datos, imágenes, diagramas y todas las herramientas posibles para explicar los resultados.

2.2.5. Técnicos: son memorias técnicas que se realizan para organizaciones públicas o privadas donde se expone por escrito determinadas situaciones observadas de acuerdo una recolección previa de información, donde se pueden utilizar diversas técnicas como cuestionarios y observación directa.

3. Partes para la elaboración de un informe: (Un informe debería contar con una estructura ordenada, claridad expositiva, redacción eficaz y brevedad)

3.1. La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.

3.2. Los antecedentes. Reflejan las razones que nos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar.

3.3. La metodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos.

3.4. Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos.

3.5. Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido incluir o no se han podido consultar o contrastar al redactarlo. Son las carencias que presentan las soluciones aportadas en ese informe.

3.6. Las conclusiones. Es una de las partes más esclarecedoras del informe. El autor presentará las conclusiones a las que ha llegado para lograr modificar la realidad o la situación objeto de análisis.

3.7. Las recomendaciones. Este apartado debe ser una herramienta útil para la empresa. Nuestra visión de expertos debe quedar patente recomendando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido.

3.8. Información complementaria. En los anexos deberíamos siempre contar con algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central que se expresará en el nudo del informe.