LA GESTIÓN DEL TIEMPO COMO HABILIDAD DIRECTIVA
Mapa mental de la Gestión del Tiempo- Centro de Liderazgo
1. CÓMO SER PROACTIVO
1.1. HERRAMIENTAS
1.1.1. AUTOCONOCIMIENTO
1.1.1.1. APARTARTE DE TI MISMO Y VER TUS PENSAMIENTOS YA CCIONES
1.1.2. CONCIENCIA
1.1.2.1. SABER DISTINGUIR ENTRE LO QUE ESTA BIEN Y LO QUE ESTA MAL
1.1.3. IMAGINACIÓN
1.1.3.1. CONTEMPLAR NUEVAS POSIBILIDADES Y POSIBLES CONSECUENCIAS
1.1.4. VOLUNTAD INDEPENDIENTE
1.1.4.1. TENER EL PODER DE ELEGIR LA MEJOR ALTERNATIVA
1.1.5. MIENTRAS MÁS SE EJERCITAN, MÁS PROACTIVO ES UNO Y MAYOR CONTROL DE LA VIDA SE TIENE
1.2. PAUTAS
1.2.1. HACERSE UNA PROMESA Y MANTENERLA
1.2.2. HACER UN REGISTRO DE CUANTAS VECES AL DÍA ESTAS USANDO UN LENGUAJE REACTIVO, Y CAMBIARLO
1.2.3. VER AL FUTURO UNA SITUACIÓN EN LA QUE ERES REACTIVO, ANALIZAR LA RAZÓN Y TRATAR DE SER PROACTIVO
1.2.4. HACER ALGO QUE SIEMPRE SE QUIZÓ HACER PERO QUE NUNCA SE ATREVIÓ
1.2.4.1. ABRIR UN NEGOCIO
1.2.4.2. INVITAR A ALGUIEN A SALIR
1.2.5. IDENTIFICAR ALGO QUE SIEMPRE PREOCUPE PERO QUE NO SE PUEDE HACER NADA AL RESPECTO, OLVIDARSE DE ELLO
1.2.6. DAR PAUSA A CUALQUIER SITUACIÓN DESFAVORABLE
1.2.7. ESTABLECER METAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO Y CUMPLIRLAS
2. PRINCIPIO DE PARETO
2.1. CENTRARSE EN 20% DE LAS ACCIONES IMPORTANTES SE CONSIGUE EL 80% DE LOS RESULTADOS BUSCADOS
2.2. DEDICARSE AL 80% DEL RESTO DE TAREAS MENOS IMPORTANTES Y PRODUCTIVAS, CONSIGUE SOLO EL 20% DE RESULTADOS
3. HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA GESTIÓN DEL TIEMPO
3.1. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
3.1.1. AHORA SE DEBE DE PLANIFICAR Y PROGRAMAR LA REALIZACIÓN DE NUESTRAS TASKS
3.1.2. PLANIFICACIÓN
3.1.2.1. CON LA PLANIFICACIÓN SE DEFINE QUÉ SE QUIERE HACER
3.1.2.2. EL CUANDO Y LOS RECURSOS NECESARIOS FORMAN PARTE DE LA PROGRAMACIÓN
3.1.2.3. ES TRAER EL FUTURO AL PRESENTE
3.1.2.4. VENTAJAS
3.1.2.4.1. DISMINUIR LAS INCERTIDUMBRES QUE PRESENTA EL FUTURO
3.1.2.4.2. ESTABLECE PREVISIONES PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DESEADOS
3.1.2.4.3. ANTICIPARSE A LOS PROBLEMMAS
3.1.3. PROGRAMACIÓN
3.1.3.1. LAS COSAS NO OCURREN SOLAS, HAY QUE HACER QUE OCURRAN Y POR ESO HAY QUE PROGRAMARLAS
3.1.3.2. PERMITE
3.1.3.2.1. EVITAR URGENCIAS Y CRISIS
3.1.3.2.2. ABARCAR SOLO LAS TAREAS POSIBLES
3.1.3.2.3. TRABAJAR SOBRE LO SIGNIFICATIVO
3.1.3.2.4. DESCARTAR LA INDECISION Y LOS APLAZAMIENTOS
3.1.3.2.5. RECHAZAR EL ESTRES Y LA AGITACION
3.1.3.2.6. MANTENER EL CONTROL DE LAS ACCIONES Y DEL ENTORNO INMEDIATO
3.1.3.3. PASOS
3.1.3.3.1. LISTAR ACTIVIDADES A REALIZAR
3.1.3.3.2. PRIORIZAR POR IMPORTANCIA- URGENCIA
3.1.3.3.3. PREPARAR PROGRAMA SEMANAL
3.1.3.3.4. REVISAR PROGRAMACIÓN DIARIA
3.1.3.4. ELABORAR UN PLAN DE ACCIÓN, ORGANIZADAS POR PROYECTOS Y FECHAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS SEGUN SU GRADO DE IMPORTANCIA Y URGENCIA
3.1.3.4.1. SE DEBE REPARTIR LAS ACTIVIDADES ENTRE LOS DÍAS DE LA SEMANA, TENIENDO EN CUENTA LA DURACIÓN REAL E INTENTANDO ACOMPASAR LAS TAREAS A LOS CICLOS Y AL RESTO DE PROGRAMACIÓN
3.2. LA AGENDA
3.2.1. CONSEJOS
3.2.1.1. ACOMPASAR LAS ACTIVIDADES A LOS CICLOS CORPORALES
3.2.1.2. AGRUPAR ACCIONES Y ASUNTOS RELACIONADOS ENTRE SI
3.2.1.3. PROGRAMAR LARGOS PERIODOS PARA TAREAS IMPORTANTES
3.2.1.4. ASIGNAR A CADA ACTIVIDAD UN TIEMPO PRUDENCIAL
3.2.1.5. MANTENER LA SUFICIENTE FLEXIBILIDAD PARA ABORDAR ASUNTOS NO PREVISTOS,
3.2.1.6. INCLUIR UN TIEMPO PARA PENSAR TODOS LOS DÍAS
3.2.1.7. PROGRAMAR SOLO EL 50% DE LA JORNADA
3.2.2. TIPS
3.2.2.1. TENER SOLAMENTE UNA AGENDA
3.2.2.2. ANOTAR SOLO HORAS RESERVADAS
3.2.2.3. RESERVAR PARA CITAS IMPORTANTES LOS MOMENTOS DE MAXIMO RENDIMIENTO
3.2.2.4. ACOMODAR TIEMPOS DE DESCANSO, PREPARACIÓN, SÍNTESIS, Y DE DESPLAZAMIENTO
3.2.2.5. REAGRUPAR CITAS AL COMIENZO O FINAL DE LA JORNADA
3.2.2.6. OTRAS CONSIDERACIONES
3.2.2.6.1. NO APLAZAR LAS TAREAS
3.2.2.6.2. SER ASERTIVO
3.2.2.6.3. EVITAR LOS LADRONES DEL TIEMPO
3.2.2.6.4. TENER ORDENADO EL SITIO DE TRABAJO
4. CUANDO DELEGAR
4.1. SI
4.1.1. UNA VEZ SE HAYA
4.1.1.1. PRECISADO LOS OBJETIVOS A ALCANZAR
4.1.1.2. DEFINIDO EL ALCANCE DE LA RESPONSABILIDAD
4.1.1.3. DELIMITADO LA AUTORIDAD Y ATRIBUCIONES
4.1.1.4. FACILITADO LOS MEDIOS NECESARIOS
4.1.1.5. COMUNICADO A TERCEROS RELACIONADOS CON EL PROCESO
4.1.1.6. ESTABLECIDO LOS SEGUIMIENTOS OPORTUNOS
4.2. NO
4.2.1. PARA
4.2.1.1. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
4.2.1.2. LIDERAZGO DE GRUPO, SALVO EN CASO SEA UN EXPERTO
4.2.1.3. ASIGNACION DE TAREAS
4.2.1.4. COORDINACION
4.2.1.5. SUPERVISION
4.2.1.6. ASPECTOS MOTIVACIONALES Y DISCIPLINARIOS
4.2.1.7. CLIMA LABORAL DE EQUIPO
5. LA GESTIÓN DEL TIEMPO
5.1. EL TIEMPO HAY QUE GESTIONARLO DE MANERA QUE NOS ACERQUE A NUESTROS OBJETIVOS. COHERENCIA USANDO 2 HERRAMIENTAS
5.1.1. CLARIFICACION DE OBJETIVOS
5.1.2. IDENTIFICANDO PRINCIPALES ENEMIGOS DE PERDIDA DE TIEMPO
5.2. HERRAMIENTA QUE PERMITE DOMINAR EL TIEMPO DE TRABAJO EVITANDO EL INCUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
5.3. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS
5.3.1. FORMULACIÓN
5.3.1.1. SER RELEVANTE, ESPECÍFICO, MEDIBLE,ALCANZABLE Y CON FECHA DE CUMPLIMIENTO
5.3.1.2. CLARO, CONCISO, CONSISTENTE, ACORDE CON LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA
5.3.2. NECESARIO SOBRE OBJETIVOS PARA TRABAJAR ALINEADOS , Y MOTIVADOS YA QUE DAN LA RAZÓN DE SER Y EL SENTIDO A LO QUE SE TRABAJA
5.4. FRENOS
5.4.1. AUTOIMPUESTOS POR LA MISMA PERSONA
5.4.1.1. PENSAMIENTOS O FRASES QUE SE DICE A ÉL MISMO
5.4.1.2. TEN CUIDADO, TRABAJA, SÉ PERFECTO, SÉ CORTES, SÉ FUERTE, DATE PRISA
5.4.1.3. SON CONTRAPRODUCENTES, HACEN MÁS PATENTES LA FALTA DE TIEMPO, LA PRESIÓN DE LO URGENTE
5.5. FASES
5.5.1. LA MEJORA DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO HA DE PASAR POR ESTAS FASES
5.5.1.1. INTERIORIZACIÓN
5.5.1.1.1. RECONOCER MALA GESTIÓN DEL TIEMPO
5.5.1.1.2. ANALIZAR PRINCIPALES CAUSAS
5.5.1.1.3. VER QUÉ HERRAMIENTAS Y ESTRATEGIAS SE VAN A USAR
5.5.1.2. EJERCICIO DE VOLUNTAD
5.5.1.2.1. PONER DE TU PARTE
5.5.1.2.2. NO SOLO EN ESTA ETAPA DE IMPLANTACIÓN, SINO A LARGO PLAZO, EN TODA TU VIDA
5.5.1.3. AUTO MOTIVACIÓN
5.5.1.3.1. ALENTARTE TU MISMA
5.5.1.3.2. ANIMARTE A CONSEGUIR LAS MEJORES PROPUESTAS
6. MODELOS Y DEFINICIONES RELATIVAS AL TIEMPO
6.1. MODELO ESTIMULO RESPUESTA
6.1.1. REACTIVO
6.1.1.1. PERSONAS QUE ESPERAN QUE LAS COSAS SE ARREGLEN SOLAS
6.1.1.2. NO SON CAPACES DE TOMAR DECISIONES
6.1.1.3. RESPONDEN IMPULSADOS POR EMOCIONES, SENTIMIENTOS, CIRCUNSTANCIAS
6.1.2. PROACTIVO
6.1.2.1. TIENEN LA CAPACIDAD DE ELEGIR COMO REACCIONAR ANTE CIERTAS CIRCUNSTANCIAS
6.1.2.2. TOMAN ASÍ DECISIONES MÁS PRUDENTES
6.1.2.3. AFRONTAN LA VIDA PROFESIONAL Y PERSONAL TOMANDO LA INICIATIVA
7. EFICIENCIA VS EFICACIA
7.1. EFICIENCIA
7.1.1. HACER BIEN EL PROCESO CON MÉTODO
7.2. EFICACIA
7.2.1. CUMPLIR LOS RESULTADOS
8. MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO, PRIORIZACIÓN
8.1. ESTABLECER PRIORIDADES
8.2. CLASIFICAR LAS ACTIVIDADES COMO
8.2.1. TAREAS URGENTES E IMPORTANTES
8.2.1.1. ESTAN DENTRO DE LOS OBJETIVOS
8.2.1.2. SON URGENTES Y NO SE PUEDEN DEMORAR MÁS
8.2.2. TAREAS URGENTES Y NO IMPORTANTES
8.2.2.1. TAREAS QUE SE DEBEN DE REALIZAR YA
8.2.2.2. NO SON IMPORTANTES, SU REALIZACIÓN NO APORTA VALOR AL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
8.2.3. TAREAS NO URGENTES E IMPORTANTES
8.2.3.1. TAREAS PARTE DE LOS OBJETIVOS, QUE FUERON PLANIFICADAS CON ANTICIPACIÓN
8.2.4. TAREAS NO URGENTES Y NO IMMPORTANTES
8.2.4.1. NO SON IMPORTANTES PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y NO SON APREMIANTES
8.3. DEBEMOS DE TRABAJAR EN LAS TAREAS NO URGENTES E IMPORTANTES, PORQUE LOS OTRO TRAEN EXTERNALIDADES NEGATIVAS
8.4. ASÍ SE TIENEN CLAROS LOS OBJETIVOS Y SE PRIORIZAN LAS TAREAS A REALIZAR EN BASE A ESTA MATRIZ
9. MODELO DE LAS 5S
9.1. TECNICA DE GESTIÓN JAPONESA
9.2. CLAISFICACIÓN
9.2.1. SEPARAR LO INNECESARIO
9.3. ORDEN
9.3.1. SITUAR LOS NECESARIOS
9.4. LIMPIEZA
9.4.1. SUPRIMIR SUCIEDAD
9.5. NORMALIZACIÓN
9.5.1. SEÑALAR ANOMALIAS
9.5.1.1. PREVENIR LA APARICIÓN DE LA SUCIEDAD Y EL DESORDEN
9.6. MANTENER LA DISCIPLINA
9.6.1. SEGUIR MEJORANDO