Sistema de Seguimiento Integral (SSI)

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Sistema de Seguimiento Integral (SSI) por Mind Map: Sistema de Seguimiento Integral (SSI)

1. 1. Ingreso al sistema

1.1. Requisitos para el registro- Obtención de acceso

1.1.1. Compromiso de confidencialidad (Solicitud de clave generado de la pág. Web) firmado por el funcionario que recibe la clave.

1.1.2. Proceso

1.1.2.1. 1. Ingresar a la página de la SEPS (www.seps.gob.ec)

1.1.2.2. 2. Ingresar a la pestaña FINANCIERO

1.1.2.3. 3. Ingresar a solicitud de claves

1.1.2.4. 4. Llenar el formulario

1.1.2.5. 5. La SEPS enviará un mail al usuario para que establezca su contraseña.

1.2. Ingreso

1.2.1. 1. Ingresar a la página de la SEPS (www.seps.gob.ec)

1.2.2. 2. Ingresar a la pestaña FINANCIERO

1.2.3. 3. Ingresar a Gestión de Envío de Información

1.2.4. 4. Ingresar el usuario y contraseña

2. 2. Notificaciones

2.1. De acción

2.1.1. Muestra la actividad que debe realizar la entidad

2.2. Informativas

2.2.1. Detalla que se realizó una acción en el Sistema de conocimiento del usuario

2.3. Dentro de la página de la SEPS, en el apartado de INICIO se accede a las NOTIFICACIONES

2.3.1. 1. Ingresar al Plan de Trabajo

3. 3. Plan de trabajo

3.1. Definición

3.1.1. 2. Verificar información del auditor interno

3.1.2. 4. Ingresar recursos al plan de trabajo

3.1.3. 5. Definir las actividades del Auditor Interno

3.1.4. 3. Definir Alcance y Objetivo del plan del auditor interno

3.1.5. 6. Definir los recursos de las actividades de cumplimiento normativo. Definir los recursos de las actividades de priorización SEPS

3.1.6. 1. Solicitar aprobación

3.2. Aprobación

3.2.1. 2. Confirmar envío

3.2.2. 3. Notificación de envío

3.3. Cumplimiento del plan

3.4. Reprobación...

3.4.1. 1. Ingreso porcentaje de avance y etregable

3.5. Mantenimiento del actividades normativas

3.5.1. 1. Revisión de notificación

3.5.2. 2. Ingresar a mantenimiento plan

3.5.3. 3. Incluir de recurso y enviar el plan para que se visualice en cumplimiento plan

3.6. Mantenimiento de actividades priorizadas

3.6.1. 1. Revisión de notificación

3.6.2. 2. Ingresar a mantenimiento plan

3.6.3. 3. Incluir datos de actividad priorizada y enviar para validación de la Seps

3.7. Mantenimiento del actividades de auditor

3.7.1. 1. Nueva actividad

3.7.2. 2. Cambio de fecha

3.7.3. 3. Eliminación de actividad

3.7.4. 4. Periodicidad de una actividad

4. 4. Identificación de hallazgos

4.1. 1. Crear informe en el sistema SSI

4.2. 2. Nuevo informe

4.3. 3. Llenar la matriz con los datos correspondientes

4.4. 4. Ir a Opciones y escoger Editar

4.5. 5. Añadir hallazgos

4.6. 6. Añadir Hallazgo al informe

4.7. 7. Añadir recomendaciones

4.8. 8. Añadir Recomendación al hallazgo

4.9. 9. Adjuntar y Enviar Informe al sistema

5. 5. Plan de acción

5.1. Son las acciones que la organización debe definir a través de la Gerencia General, como medida de corrección o mitigación del riesgo asociado al hallazgo.

5.1.1. 1. Generar plan

5.1.2. 2. Ir a Acciones

5.1.2.1. El sistema muestra de color azul, las recomendaciones que aún no tienen estrategias y de color gris las estrategias que han sido reestructuras por excepción.

5.1.3. 3. Agregar nueva estratégia

5.1.4. 4. Añadir un indicador

5.1.4.1. El ingreso de un indicador asociado a la estrategia dependerá del criterio del auditor internos o cuando lo disponga la SEPS

5.1.5. 5. Pare el envió se requiere que todos los hallazgos tengan su respectiva estrategia

5.1.6. 6. Una vez confirmado el envío las estrategias pasan al módulo de “Ejecución del Plan”

5.2. Indicadores

5.2.1. 1. Ingreso al modulo “Ejecución Plan de Acción”

5.2.2. 2. Gestión de “Indicadores”

5.2.3. 3. Ingreso al “Indicadores”

5.2.4. 4. Editar meta

5.2.5. 5. Ingreso del numerador y denominador

5.2.6. 6. Guardar meta

5.3. Porcentaje de avance y entregable

5.3.1. 1. Ingreso en entregable

5.3.2. 2. Actualización de porcentaje

5.3.3. 3. Seleccionar el entregable

5.3.4. 4. Guardar

6. 6. Reestructuración

6.1. De plan de acción

6.1.1. 1. Elaboración de oficio con justificativos y acciones implementadas hasta la fecha de la solicitud de la reestructuración

6.1.2. 2. Ingresar y remitir la solicitud de reestructuración en el Sistema SSI

6.1.3. 3. Aprobación o negación por parte de la SEPS

6.2. De estrategias

6.2.1. Cambio de fecha Para solicitar el cambio de la fecha fin planificada

6.2.2. Remplazo por una nueva Para solicitar el cambio de la estrategia por una nueva

6.2.2.1. 1. La SEPS valida la reestructuración. 2. Podrá reprobar o aprobar la reestructuración. 3. Al reprobar o aprobar se puede visualizar en la bandeja de notificaciones el mensaje.

6.2.3. Excepción Para solicitar la eliminación de la estrategia en caso de que no aplique el hallazgo

6.3. De indicadores

6.3.1. Cambio de meta .- Modificación de metas planificadas

6.3.1.1. 1. La SEPS valida la reestructuración. 2. Podrá reprobar o aprobarla reestructuración. 3.Al reprobar o aprobar se puede visualizar en la bandeja de notificaciones el mensaje.

6.3.2. Cambio de periodicidad.- Cambio de periodos planificados y evaluados

6.3.3. Eliminación.- Inactivación de planificación y ejecución de indicador

7. 7. Mantenimiento de entregables

7.1. Ingresar en el sistema el requerimiento, adjuntando el oficio firmado por el Gerente de la entidad, donde se detalle los CAMBIOS - JUSTIFICATIVOS

7.2. Solicitud de inactivación

7.2.1. 1. Solicitar inactivación

7.2.2. 2. Visto en acciones

7.2.3. 3. Añadir una Justificación

7.2.4. 4. -Cargar oficio de requerimiento-Descargar entregable de actividad-Enviar solicitud de inactivación

7.2.5. 5. Consulta de Reprocesos

7.3. Eliminación de informe

7.3.1. 1. Dentro de hallazgos ir a eliminación de Informe

7.3.2. 2. Ingresar un comentario Solicitud Reproceso

7.3.3. 3.Cargar oficio de requerimiento- Enviar solicitud de inactivación

7.3.4. 4. Fecha de respuesta: Detalla la fecha en la cual la Seps contesta el requerimiento -Comentario Respuesta Reproceso: Detalle de aprobación o reprobación de requerimiento

8. 8. Consultas

8.1. Informes.- Visualización de informes y matriz de hallazgos por informe

8.2. Hallazgos.-Búsqueda de hallazgos por subcomponente

8.3. Estrategias.-Visualización de estrategias cargadas, no cargadas y reestructuraciones