1. Conceptos y diferencias Proyecto, Programa y Portafolio
1.1. Proyecto
1.1.1. Es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
1.1.1.1. Factores ambientales externos
1.1.1.1.1. Normatividad regulatoria
1.1.1.1.2. Condiciones del mercado
1.1.1.1.3. Bases de datos comerciales
1.1.1.1.4. Situación social y política del país
1.1.1.2. Factores ambientales internos
1.1.1.2.1. Estructura y cultura organizacional
1.1.1.2.2. Infraestructura de la empresa
1.1.1.2.3. Políticas empresariales
1.1.1.2.4. Parámetros de comunicación
1.1.1.2.5. Sistemas de información para la dirección de proyectos
1.1.1.2.6. Recursos humanos existentes
1.1.2. “El Proyecto” es el esfuerzo (de trabajo) temporal que se realiza para crear el producto/servicio, mas no es el producto o resultado final del esfuerzo.
1.1.3. Es una actividad que busca un objetivo concreto y único, con recursos y plazo limitados. Es un proceso único que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de comienzo y terminación, que se emprende para alcanzar un objetivo con requisitos específicos, dentro de un marco de tiempo, costo y recursos limitados.
1.1.4. Características
1.1.4.1. o Único o Temporal o Tiempo, costo y recursos limitados
1.1.4.2. o Tiene un objetivo establecido
1.1.4.3. o Ciclo de vida definido con un principio y un fin
1.1.4.4. o Participación de profesionales de varios departamentos
1.1.4.5. o Implica hacer algo que no se ha hecho antes
1.1.4.6. o Requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño
1.1.5. Límites
1.1.5.1. Para poder gerenciar el proyecto, se debió, anteriormente, definir la viabilidad y factibilidad o aprobación, basado en el costo-beneficio que la empresa pueda obtener, posterior al cierre del mismo. En varias ocasiones se comienza por el diseño de un manual de funciones, el límite es la entrega del producto final representado en un manual, y la operación es la aplicación o uso del manual por parte de todas las personas involucradas.
1.1.5.2. Todo proyecto está restringido o limitado por variables que deben controlarse constantemente. El desvío de una de ellas puede generar problemas financieros, alejándose de sus objetivos iniciales y tener como consecuencia el fracaso del proyecto. , son: alcance (desempeño), tiempo y costo y, por lo general, se representan en un triángulo.
1.1.5.2.1. Estas variables, conocidas también como restricciones
1.2. Programa
1.2.1. “Es un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.”
1.2.2. Conjunto de proyectos relacionados por el hecho de que buscan un objetivo común. Esto no significa que cada proyecto tenga el mismo objetivo, sino que la suma de los diferentes proyectos busca conseguir un objetivo en concreto, para el cual todos los proyectos deben ejecutarse con éxito y de forma coordinada.
1.3. Portafolio
1.3.1. También puede darse el caso de que existan diferentes proyectos que se ejecuten dentro de una misma organización pero sin que sus objetivos estén relacionados. En este caso estaríamos hablando de un portfolio. Esto es un caso típico de las empresas que ejecutan proyectos para terceros, ya que están ejecutando varios proyectos al mismo tiempo para diferentes clientes.
1.3.2. Los portafolios son una colección de programas y proyectos que pueden estar o no interrelacionados.
1.3.3. Aunque los componentes de una cartera se administran juntos para alcanzarlos objetivos estratégicos, no tienen que ser interdependientes, o estar necesariamente relacionados
1.4. Diferencias
2. Gerencia de Proyectos
2.1. Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de las actividades del proyecto que satisfacen los requisitos del mismo y se logra mediante la interacción de los 47 procesos definidos en el estándar, usando conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas, agrupados por sus características y compatibilidad en grupos de procesos de
2.1.1. Procesos
2.1.1.1. Iniciación
2.1.1.2. Planificación
2.1.1.3. Ejecución
2.1.1.4. Seguimiento y control
2.1.1.5. Cierre
2.2. Planificar, supervisar, controlar e informar todos los aspectos de un proyecto, motivando a todos los involucrados en él, con el propósito de alcanzar los objetivos propuestos. (NTC-ISO 10006. 2003)
2.3. Factores que inciden en el uso de la gestión de proyectos
2.3.1. Disminución del riesgo de fracaso del proyecto
2.3.2. Aprovechamiento de los recursos financieros
2.3.3. Explosión del conocimiento
2.3.4. Reorganización operacional que busca reducción de la planta de personal
2.3.5. Mayor enfoque y participación del cliente
2.3.6. Pequeños proyectos que presentan grandes problemas
2.4. Problemas derivados del uso de sistemas de gestión fragmentada de proyectos
2.4.1. No hay alineación con las estrategias organizacionales
2.4.2. La priorización de los proyectos se basa únicamente en el monto destinado para el proyecto y no hacia los resultados de la compañía
2.4.3. No son integrados a un programa o portafolio de la empresa aprovechando
2.4.4. los recursos compatibles
2.4.5. La cultura organizacional está desalineada de la estructura y objetivos
2.4.6. planteados generando descontrol en los proyectos
2.5. La gerencia de proyectos se caracteriza por la necesidad de unificar criterios y hablar el mismo lenguaje implementándose como factor de cultura organizacional orientada a la gerencia de proyectos; se contextualizan sus generalidades y su gerencia, se analiza cómo se comportan a lo largo de su ciclo de vida, cuáles son sus fases o entregables principales y cómo se interrelacionan los 47 procesos propuestos en el PMBOK
3. Funciones de un gerente de proyectos
3.1. FUNCIONES
3.1.1. Liderar el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
3.1.2. Coordinar todas las partes interesadas del proyecto.
3.1.3. Aplicar un estándar para dirigir los proyectos, implica áreas de conocimiento como: integración, alcance, calendario, costes, calidad, personas, comunicaciones, riesgos y compras.
3.1.4. Gestionar las restricciones (alcance, cronograma, costo, calidad, etc.) del proyecto.
3.1.5. Controlar los recursos asignados al proyecto con el fin de cumplir con los objetivos marcados.
3.2. COMPETENCIAS
3.2.1. De conocimiento adquirido en metodologías de gestión de proyectos.
3.2.2. De desempeño sobre la aplicación del conocimiento para lograr los objetivos y metas del proyecto.
3.2.3. Personales, reflejadas en el liderazgo, personalidad y actitud sobre diferentes situaciones que se puedan presentar.
3.3. HABILIDADES
3.3.1. Liderazgo
3.3.2. Desarrollo de espíritu de trabajo en equipo
3.3.3. Motivación hacia el equipo de proyecto
3.3.4. Gestión de grupos de partes interesadas
3.3.5. Comunicación asertiva
3.3.6. Influencia que pueda tener sobre el equipo de proyecto, interesados y organización
3.3.7. Toma de decisiones contando con el equipo de proyecto
3.3.8. Conocimiento político, cultural y de normatividad
3.3.9. Capacidad de negociación
3.3.10. Solución de conflictos
3.3.11. Planeación estratégica.
3.3.12. Conocimiento y manejo de TIC
3.3.13. Conocimiento del entorno cultural y social
3.4. La función del gerente del proyecto es la de aplicar sus conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de gestión a las actividades de un proyecto con el objetivo de satisfacer los requisitos para obtener productos definidos y específicos. Por esto es importante que posea una amplia base de conocimientos y capacidades en algunas áreas específicas, para que pueda ser efectivo.
4. Fases de un Proyecto
4.1. En la fase se realizan actividades determinadas por las características del proyecto o entregable de alto nivel y permite la división en sub-fases, aunque el número mínimo es 1, este se puede definir de acuerdo a las necesidades de impacto, tamaño y complejidad.
4.1.1. Estructura del ciclo de vida del proyecto
4.1.1.1. Inicio
4.1.1.2. Organización, preparación o planeación
4.1.1.3. Ejecución de las actividades
4.1.1.4. Cierre
5. Como se da inicio a un proyecto
5.1. Procesos que dan pautas y autorización para iniciar el proyecto o fase respectiva
5.1.1. La primera fase de iniciación con los 2 procesos de acta de constitución y la identificación de los interesados, incluyendo la gestión de riesgos, y la aplicación de algunas herramientas y técnicas propuestas, y se definen las habilidades y características de un gerente de proyecto.
5.1.1.1. El Acta de Constitución del Proyecto (PID)
5.1.1.1.1. • Patrocinador, cliente y gerente asignado • Justificación del proyecto • Requisitos, riesgos y descripción del alto nivel • Resumen del cronograma de hitos y presupuesto • Requisitos de aprobación que definen el éxito del proyecto
5.1.1.2. El Enunciado de Alcance del Proyecto (SoW)
5.1.2. El alcance inicial y disposición de recursos financieros iniciales. Se identifican riesgos de alto nivel, fecha de inicio y finalización con el respectivo cronograma inicial. Presupuesto global, métricas de calidad y entregables principales. Identificación de partes interesadas o stakeholders externos o internos. Intervención del patrocinador, el cliente y el gerente de proyecto.
5.1.3. Tener en cuenta
5.1.3.1. La Gente, el Proceso y el Producto
5.1.4. Un documento de inicio del proyecto define el alcance del proyecto, la gestión y los criterios generales de éxito a los que el equipo puede volver durante el proyecto. Contiene la información básica del proyecto, como contexto, alcance, equipo y colaboración. Es igualmente importante como guía interna y para las partes interesadas externas.
5.1.5. El PMBOK establece que los procesos vinculados con la Iniciación tiene por objetivo facilitar la autorización formal de un proyecto o una fase de éste, pero que «los procesos, por lo general se realizan fuera del ámbito de control del proyecto por la Organización o por los procesos de Gestión de Programas o de Portafolios, lo cual puede hacer borrosos o permeables los límites del proyecto en lo que se refiere a entradas iniciales.»