1. concepto
1.1. El papel comercial es un instrumento de financiación a corto plazo usado y emitido por las empresas que se basa en el reconocimiento de un crédito comercial por parte del deudor. El motivo de la emisión de papel comercial es conceder al deudor un mayor plazo para el pago de la deuda comercial. Por tanto el papel comercial es un instrumento que nace de la actividad comercial y supone un derecho de cobro frente al cliente.
2. soportes
2.1. Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.
2.1.1. de estos salen
2.1.1.1. 1. Recibo de caja
2.1.1.2. El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
2.1.1.3. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2.1.1.4. 2. Recibo de consignación bancaria
2.1.1.5. Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
2.1.1.6. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan
2.1.1.7. 3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros
2.1.1.8. Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
2.1.1.9. 4. Factura de compra-venta
2.1.1.10. La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
2.1.1.11. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
2.1.1.12. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
2.1.1.13. 5. Cheque
2.1.1.14. Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiarios”.
2.1.1.15. 6. Comprobante de pago
2.1.1.16. Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
2.1.1.17. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
2.1.1.18. 7. Letra de cambio
2.1.1.19. Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
2.1.1.20. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
2.1.1.21. 8. Pagaré
2.1.1.22. Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
2.1.1.23. 9. Nota Débito
2.1.1.24. Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
2.1.1.25. 10. Nota Crédito
2.1.1.26. Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
2.1.1.27. 11. Recibo de caja menor
2.1.1.28. El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
2.1.1.29. 12. Comprobante diario de contabilidad
2.1.1.30. Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
3. Comprobantes externos e internos
3.1. Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
3.2. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
4. clasificacion
4.1. Comprobantes Internos: Documentos emitidos por la empresa y su circulación es interna (dentro de la empresa).Son soportes de información de uso interno que eventualmente puede utilizarse para brindar algún tipo de información hacia el exterior de la empresa.
4.2. Comprobantes Externos: La mayor parte de este tipo de documentación debe responder a la legislación vigente y debe adaptarse a los cambios exigidos en ella
5. Título de crédito
5.1. Un título de crédito, también llamado título valor, es aquel documento necesario para ejercer el derecho literal y autónomo expresado en el mismo título.1 Se entiende, por consiguiente, que los títulos de crédito se componen de dos partes principales: el valor que consignan y el título, derecho o soporte material que lo contiene, y que de esta combinación resulta una unidad inseparable.
6. Ajuste contable
6.1. Se trata de una corrección que se hace en contabilidad para imputar los correspondientes ingresos, gastos, pasivos y activos a sus respectivos ejercicios.
7. documentos de control interno
7.1. El manual de control interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.
8. Factura
8.1. Es
8.1.1. Un Documento con Valor probatorio que constituye un título Valor, acreditando una compra