1. Comunicaciones recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresan a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicacion del mismo.
2. Articulo 2
2.1. Para los efectos del presente acuerdo, se definen los siguientes conceptos: Archivo electrónico : Conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivisticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada en el transcurso de su gestión Comunicaciones oficiales: Aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que puede llegar a una entidad, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario (no genera trámites para las instituciones. Documento electrónico de archivo: Registro de información, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad. Documento publico: Producido y tramitado por un funcionario publico en ejercicio de su cargo o con su intervención. Radicación de comunicaciones oficiales: procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del envió, con el propósito de oficializar el tramite y cumplir con los términos legales. Registro de comunicaciones oficiales: procedimiento mediante el cual se ingresa al sistema de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas registrando: nombre de la persona o entidad remitente, nombre o codigo de la dependencia, nombre del funcionario responsable al tramite, anexos, entre otros. Serie documental: Unidades documental de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones , a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo
3. Articulo 3
3.1. Unidades de correspondencia
4. Articulo 4
4.1. Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución
5. Articulo 6
5.1. La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las consultas. reportes necesarios y serán responsables de que no se tachen o enmienden números, que no esten debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
6. Articulo 8
6.1. Control de comunicaciones oficiales: las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para le seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
7. Articulo 10
8. Articulo 13
8.1. Comunicaciones oficiales por correo electrónico Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
9. Articulo 15
9.1. Horario de atencion al publico Todas las unidades de correspondencia informarán el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
10. Establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades publicas o privadas que cumplan funciones publicas como: -Programas de gestión documental -Producción -Recepción -Distribución -Seguimiento - Conservación y consulta de documentos
11. Establece los fundamentos para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades publicas o privadas
12. Articulo 1
13. Articulo 5
13.1. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicacion, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
14. Articulo 7
14.1. Comunicaciones internas
15. Articulo 9
15.1. Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes
16. Articulo 11
16.1. Comunicaciones oficiales enviadas
17. Articulo 12
17.1. Comunicaciones oficiales vía FAX. Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicacion en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamiento para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración
18. Articulo 14
18.1. Imagen corporativa. Con el proposito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto
