1. ELEMENTOS DEL CONTROL
1.1. 1) Características, atributo o condición a controlar
1.2. 2) Un mecanismo o sistema sensor
1.3. 3) Una red de comunicación que vincula al instrumento de control con el grupo de control.
1.4. 4) Una Unidad de Control, para que compare lo planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvíos
2. REQUISITOS DEL CONTROL
2.1. A) reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y organización: adaptarse al tipo de operaciones que se deseen controlar. B) reflejar rápidamente los desvíos: La información debe llegar al responsable de tomar las decisiones correctivas lo antes posible para minimizar los daños. C) Debe ser flexible: en caso de cambios en los planes o de circunstancias imprevistas, el control tiene que ser factible de ser modificado. D) Debe reflejar el modelo de organización: Al ser la organización el vehículo fundamental de coordinación, los controles deben respetar el modelo estructural vigente. E) Ser económico: cada control debe justificar lo que cuesta implantarlo. F) Ser comprensible: algunos dispositivos de control, fórmulas matemáticas, gráficos complicados, estadísticas, etc. G) Asegurar una acción correctiva: el control debería indicar el camino para la acción necesaria identificando dónde se produjo el problema.
3. DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
3.1. TECNICAS
3.1.1. contacto personal
3.1.1.1. El control personal es un ingrediente fundamental dentro de las técnicas de control. Todo sistema de control no debe olvidar establecer intervenciones rutinarias y excepcionales como medio de evitar la violación de normas organizacionales.
3.1.2. unidades especializadas
3.1.2.1. actúan como prolongación de la personalidad de quien debería efectuar el control. Al crecer la organización, la posibilidad de efectuar controles personales disminuye y se presentan problemas
3.1.3. la vía jerárquica
3.1.3.1. w La información para el control llega por la comunicación que cada supervisor recibe de sus subordinados, esa información permitirá preparar el programa de medidas correctivas
3.1.4. la via informal
3.1.4.1. existe información que se transmite por canales no estructurados, pero que sin duda posibilita un mejor control
3.1.5. la via funcional
3.1.5.1. Dentro de la estructura de la organización existen unidades departamentales cuyas funciones son básicamente las de recoger, clasificar, ordenar, computar y presentar información
4. INSTRUMENTOS DE MEDICION
4.1. Los de control de progreso
4.1.1. tienen como objetivo alertar sobre el momento en que es necesaria una decisión. y tiene instrumentos de este tipo :
4.1.1.1. 1) La Agenda: es el más simple, sirve para ubicar en el tiempo a cada acto de toma de datos
4.1.1.2. 2) Los Archivos: de comprobantes o carpetas ordenadas para poner de manifiesto los papeles faltantes o las fechas o situaciones sobre las cuales hay que pedir información.
4.1.1.3. 3) Las planillas de asuntos en trámite: sirven para reunir información sobre un proceso complejo
4.1.1.4. 4) Los gráficos de control de progreso: (Gráficas de Gantt), En un eje de coordenadas se señalan sobre el eje horizontal el tiempo y sobre el vertical los asuntos a controlar.
4.2. Los instrumentos informativos de control propiamente dichos
4.2.1. estos atienden a cómo se desarrolla el mismo, incluyendo datos necesarios sobre la medida en que se cumplen los procesos bajo control
4.2.1.1. 1) Los reportes diarios o informes de actividad diaria: reúne datos referidos a una actividad determinada para poder seguirla durante un corto período de tiempo.
4.2.1.2. 2) Las planillas o formularios informativos: contienen una serie de datos homogéneos sobre un aspecto sujeto a control, que pueden ser de períodos sucesivos o de una sola vez
4.2.1.3. 3) Los gráficos: que permiten una rápida visualización de las series bajo control.
4.2.1.4. 4) Los informes de auditoría operativa: que posibilitan mantener bajo control las operaciones de varios sectores de la organización
5. CONCEPTO
5.1. puede definirse como la regulación de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes. Esta evaluación de la acción, o regulación de actividades, el control, en definitiva, adquiere diversos significados si se lo aplica a las Organizaciones, a la Administración, a la Cibernética, o a la Teoría de Sistemas.
5.1.1. organizaciones ( puede ser de tres tipos)
5.1.1.1. fisico
5.1.1.2. material
5.1.1.3. simbolico
5.1.2. administracion
5.1.2.1. normas que representan una actuación deseada
5.1.2.2. comparacion de los resultados efectivamente logrados
5.1.2.3. acciones correctivas
5.1.3. cibernetica
5.1.3.1. norma o conducta a seguir
5.1.3.2. existe un mecanismo que envía un mensaje cuando la norma o la conducta no se cumplen
5.1.3.3. el mensaje correctivo modifica la conducta desviada
5.1.4. teoria de sistema
5.1.4.1. aquella función del sistema, que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los límites permitidos, de acuerdo a un plan
6. TIPOS DE CONTROL
6.1. 1) el simple o interno
6.1.1. que se establece creando pautas de organización para que en forma conjunta con la ejecución del trabajo establezcan controles por oposición de intereses
6.2. 2) El operativo o por realimentación u homeostático:
6.2.1. se caracteriza por la existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar,
6.3. 3) el superior o gerencial
6.3.1. no está sujeto a pautas preestablecidas, sino que como consecuencia de la información recibida se van tomando las decisiones que fijan las políticas o futuros cursos de acción.
7. EL PROCESO DE CONTROL
7.1. x
7.1.1. ¿como se controla?
7.1.1.1. nivel inferior
7.1.1.1.1. controla basado básicamente en el contacto personal y ayudado, en proporciones variables, en canales informales, según la personalidad del supervisor.
7.1.1.2. nivel medio o de jefatura departamental
7.1.1.2.1. debe ajustar su comportamiento a los parámetros fijados por la Dirección Superior, para ello recibe información por la vía jerárquica.
7.1.1.3. dirección superior
7.1.1.3.1. utiliza básicamente, además de los informes periódicos, globales, agrupados por categorías o posiciones
7.1.2. ¿que se controla?
7.1.2.1. los bienes
7.1.2.1.1. El control se dirige a preservar la integridad de los mismos mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.
7.1.2.2. las personas
7.1.2.2.1. Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades se desenvuelvan fluidamente
7.1.2.3. las actividades
7.1.2.3.1. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus fines y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras
8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA PARA PLANIFICACIÓN Y CONTROL
8.1. 1)RELACION
8.1.1. se vuelve indispensable verificar si las acciones desarrolladas concuerdan con las planeadas y si se alcanzan las metas propuestas. Por lo tanto el planeamiento y el control están íntimamente ligados en los siguientes tres aspectos:
8.1.1.1. 1. Como consecuencia del planeamiento debe crearse un sistema de información, llamado control, que sirva para comparar los resultados con las metas.
8.1.1.2. 2. Los desvíos que se detecten, se determinarán respecto a las metas programadas.
8.1.1.3. 3. La información recibida como consecuencia del control, sirve para la preparación de nuevos planes
8.2. 2) ORGANIGRAMA DEL PROCESO DE CONTROL
8.2.1. Hecha esta salvedad se podría diseñar un modelo de organigrama donde a cada sector se le asigne su función preeminente en relación al proceso de control.
8.2.1.1. 1. Un grupo de control superior que reúne la información de los distintos sectores dependientes de la gerencias departamentales
8.2.1.2. 2. Un sector de Auditoría Operativa que actúa sobre la Gerencia General y las Gerencias Departamentales
8.2.1.3. 3. Un cierto número de Sectores y Gerencias que son Sensores de Información, (Finanzas y Control, Personal, Contabilidad Central, Etc.)
8.2.1.4. 4. Un sector de Investigación de Mercado que actúa como sensor funcional, recogiendo información del mercado y entregándola a la Gerencia departamental.
8.2.1.5. 5. Un conjunto de sectores dependientes de las distintas Gerencias, que actúan como sensores de datos para el control jerárquico.
8.2.1.6. 6. Cada Gerente Departamental desarrolla el control sobre sus subordinados en base a esa información que le llega por vía jerárquica