1. Perspectiva de la presentación
1.1. Una presentación es el acto en el cual una persona comunica cierta información a una audiencia. Dependiendo del contexto de cada situación, el término presentación puede referirse a una conferencia, un discurso, un informe de ventas o la exposición de una lección o clase.
1.1.1. Elementos que intervienen en una presentación
1.1.1.1. Presentador: Es la persona que comunica el mensaje y, por tanto, asume la responsabilidad del resultado derivado de su actuación. Debe conocer la dinámica de la comunicación y la aplicación de algunas técnicas comunicativas, como la oratoria, entre otras.
1.1.1.1.1. Audiencia: Es la persona o grupo de personas a las que se les presenta el mensaje. Las personas para las cuales fue preparado el contenido y material de la presentación,
1.1.1.2. Mensaje: Es el contenido de la presentación. Si el objetivo es claro y preciso, con información breve y necesaria se asimila con facilidad.
2. Planeación de la presentación
2.1. En una presentación eficaz, el momento de la exposición es casi el final del proceso de produc- ción. Antes se realiza un trabajo de planeación, diseño y elaboración.
2.1.1. La planeación es una parte importante del proceso y establece las acciones a seguir desde que se acepta hasta que concluye la participación en una exposición. El presentador y su equipo pueden utilizar herramientas como el plan general de acción, en donde se proyectan y programan las actividades necesarias para que la presentación concluya con éxito.
2.1.1.1. Proceso de planeación: La presentación como un acontecimiento a realizar debe ser planificado por el presentador, lo que permitirá adelantarse a los hechos, anticipando las condiciones que puedan surgir.
2.1.1.1.1. Documentación: Para lograr una mejor organización, el presentador debe documentar con cuidado la fecha y el tiempo en el que está programada la presentación, el tipo y el tema de la presentación, la natu- raleza y tema del congreso o evento, la ubicación y las características del escenario,
2.1.1.1.2. Identificación de contactos: Es usual que una presentación surja por invitación y la persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto principal que puede proveer al presentador de información útil y de- tallada relacionada con su participación.
3. Estructura
3.1. El éxito de una presentación consiste en el desarrollo conjunto y armonioso de cada una de las etapas definidas en la planeación.
3.1.1. Organización del mensaje
3.1.1.1. Para lograr un mensaje estructurado con claridad debe considerarse tanto el contenido textual como la disposición de sus componentes.
3.1.1.1.1. Contenido textual: está relacionado con la expresión, con el modo de plasmar el objetivo, el enfoque y el concepto esencial de la presentación.
3.1.2. Componentes de una presentación eficaz
3.1.2.1. La planeación de la estructura consiste en trazar su diseño. El resultado es un guion esquematizado en el cual deben distinguirse los siguientes componentes:
3.1.2.1.1. Entrada o apertura formada por introducción y visión previa.
3.1.2.1.2. Puntos clave a desarrollar corresponden al cuerpo del mensaje.
3.1.2.1.3. Una salida que contiene conclusiones.
4. Técnicas de diseño
4.1. La etapa de diseño proyecta las ideas y la información que se comunicará en cada componente de la presentación.
4.1.1. Tipos de Diseños
4.1.2. Un diseño puede ser abreviado o general. El diseño abreviado solo utiliza palabras clave o frases cortas para transmitir lo que se dirá en cada punto.
4.1.3. El diseño general es más detallado, en él se escriben frases completas para aproximarse más a la narrativa de una presentación.
4.1.4. Modelo de Diseño
4.1.5. La aplicación de un modelo de diseño es una buena práctica, ya que ayuda a crear una imagen mental de la estructura del mensaje y pone en orden las ideas.
4.1.6. Componentes de un mensaje bien estructurado. 1. Escribir el nombre del tema. 2. Anotar los objetivos y el concepto esencial del mensaje. 3. Preparar el material en el siguiente orden: a) Cuerpo del mensaje. Seleccionar, ordenar y etiquetar los puntos clave. b) Visión previa. c) Introducción. d) Conclusión.
4.1.7. Medios electrónicos de apoyo a las presentaciones
4.1.8. Apoyo Audiovisual Eficaz
4.1.9. Las ayudas audiovisuales son los dispositivos que utilizan sonidos e imágenes con el propósito de complementar la comunicación y presentación de un mensaje.
4.1.10. En este sentido, el propósito principal de utilizar audiovisuales es: ° Aclarar conceptos y datos que pueden ser difíciles de captar a partir de la expresión verbal. ° Resaltar los puntos más significativos de un mensaje. ° Reforzar la comunicación verbal para incrementar la retención.
4.1.11. Medios Audiovisuales
4.1.12. Los medios audiovisuales de apoyo a las presentaciones pueden clasificarse como: manuales, proyectados y computarizados.
4.1.13. Manuales. Esta clasificación incluye a los rotafolios y los pizarrones.
4.1.14. Proyectados. Se refiere a los medios que utilizan un equipo de proyección, sobre todo para mostrar transparencias (acetatos), diapositivas, películas o videos.
4.1.15. Computarizados. En esta categoría se distinguen dos tipos: los gráficos generados en computadora, que apoyan el contenido de una presentación con sucesiones de imágenes o con la simulación de un proceso.
4.2. Presentaciones Efectuadas Mediante Computadoras
4.3. Son presentaciones en que, mediante varios medios, se puede exhibir una combinación de transparencias, video pregrabado o en vivo, fotografías digitalizadas, fijas o animadas; todo ello con acompañamiento de voz y música.
4.4. Software Para Presentaciones
4.4.1. Los programas que producen estas presentaciones electrónicas por lo general forman parte del llamado software de productividad, conjunto de programas comerciales como Microsoft Office 2007, con el procesador de palabras Word, la hoja de cálculo Excel y el programa para presentaciones PowerPoint. Presentations de la suite de WordPerfect de la compañía Corel, y de StarOffice Impress.
4.5. Elementos de Apoyo Visual
4.6. Las imágenes que constituyen en verdad un apoyo se refieren a la definición figurativa de visual, es decir, las que producen un cuadro mental o constituyen un ideograma. Elementos visuales con los cuales el presentador no tiene que confiar solo en las palabras para que la audiencia capte el mensaje.
4.7. Color. En la actualidad, las personas esperan recibir la información y las ideas a través de medios audiovisuales que utilicen el color, lo cual representa una ventaja para el presentador, quien puede aprovecharlo para reforzar el interés en el mensaje y hacerlo memorable.
4.8. Combinación de los Colores
4.9. La combinación de colores debe emplearse con extrema cautela y considerando la proporción de los colores con el fin de controlar los efectos que pudieran producir. La recomendación es elegir los colores que van mejor con los temas presentados, tener en cuenta las preferencias al respecto y los factores que influyan en la retención del mensaje.
4.10. Cantidad de Colores
4.11. Los colores utilizados en la presentación deben limitarse a dos o tres, con el propósito de evitar demasiada variación y perder el contenido del tema.
4.12. Por ejemplo: ° Si en la presentación se utilizan elementos que representan una idea (símbolos, imágenes, gráficos o etiquetas), debe usarse siempre el mismo color para cada elemento. ° Si utilizan cifras o elementos que representen beneficios o prosperidad se puede emplear el verde. ° El rojo para áreas de oportunidad.
4.13. Elementos Gráficos
4.14. El tipo de gráfico que se utiliza en una presentación está en función de la naturaleza de la información. Estos elementos se dividen en tres categorías: gráficas, diagramas e ilustraciones.
4.15. Gráficas. Son lo tipos de gráficas que representan datos numéricos, como de barras, pastel y líneas, entre otras.
4.16. Diagramas. En esta categoría se ubican los diagramas de flujo, organigramas, diagramas piramidales, de ciclo, de Venn y de círculos concéntricos.
4.17. Ilustraciones. Son los tipos de ayudas visuales que más se utilizan para transmitir ideas, operaciones o localizaciones. Comprenden dibujos, fotografías, mapas y dibujos animados.
4.18. Utilización de Formas y Símbolos
4.19. Igual que el color, las formas y símbolos tienen un significado. Las formas cuadradas y las representaciones encerradas en un “cuadro” se consideran formas duras que deben emplearse de preferencia para representar datos numéricos concretos. Los círculos y los arcos se consideran formas blandas, adecuadas para representar ideas o conceptos.
4.20. Diseños y Producción de Audiovisuales
4.21. Diseño
4.22. El diseño de cada diapositiva requiere una atención especial en el que se consideran los siguientes aspectos: Concentrar la información en un tema principal. Utilizar solo palabras clave en los títulos. No incluir más de seis líneas o renglones por diapositiva. Señalar el principio de las líneas de texto con viñetas para separar los puntos. Seleccionar los tipos de letra más claros.
4.23. Producción
4.24. En el proceso de producción se deben cuidar factores relacionados con el tipo de presentación y la audiencia a la que va dirigida, como: ° Considerar el medio a través del cual se proyectará el audiovisual, si requiere equipo especializado y si estará disponible. ° Seleccionar un tema para la imagen de fondo de las diapositivas. Debe estar relacionado con el mensaje que se comunicará. ° Se recomienda utilizar un diseño de diapositiva que permita un alto contraste entre el texto, las imágenes y el fondo.
4.25. Prueba
4.26. En la fase de prueba se examina con detenimiento el funcionamiento y la eficacia del audiovisual, a la vez que se revisan los siguientes puntos: Legibilidad. Claridad. Calidad de imagen. Calidad de sonido. Si cumple las expectativas del diseño. Si cumple con el tiempo destinado a la exposición.
5. Elaboración de presentaciones por computadora
5.1. En la actualidad es común el uso de programas especializados para la produccion de estos recursos de apoyo visual, en especial el software para elaborar presentaciones electrónicas.
5.1.1. Ventajas de la edición de presentaciones por computadora
5.1.1.1. El software permite a cualquier persona elaborar presentaciones atractivas en pocos minu- tos, aunque no sea un diseñador gráfico especializado. Se logra un aspecto profesional al disponer de gran variedad de plantillas o formatos pre- definidos, diseñados por expertos y que los usuarios aplican en forma muy sencilla. El formato electrónico brinda la facilidad de editar para actualizar o modificar una presentación. La presentación puede incluir elementos de multimedia (texto, imágenes, sonidos, anima- ciones, videos) predefinidos o creados por el usuario. Establece con facilidad efectos de transición entre diapositivas y de animación entre sus elementos. Se dispone de herramientas para graficar datos y crear tablas. Las presentaciones son producidas y exhibidas mediante computadoras.
5.1.2. Fundamentos de la aplicación
5.1.2.1. -Exhibirse en la pantalla del monitor o mediante equipo de proyección, que es la más utilizada. Imprimirse en acetatos o transparencias en blanco y negro o en color para proyectarse con retroproyector. Impresiones en papel de la presentación, así como en documentos que incluyan notas y esquemas. Publicar la presentación con formato de páginas web. No
5.1.2.2. DISPOSITIVO
5.1.2.3. El elemento básico en una presentación electrónica es la diapositiva y equivale a una página, pero con funcionalidad adicional. Una diapositiva está formada por objetos que pueden ser textos, gráficos, sonidos, animaciones, imágenes, audio y videos, entre otros.
5.1.2.4. AREA DE TRABAJO
5.1.2.5. la ventana principal de Microsoft Office PowerPoint contiene los elementos estandarizados del ambiente de operación gráfico ya conocidos, por lo que nos ocuparemos solo de los propios de esta aplicación, como son el panel Esquema/Diapositivas, el panel de diapositivas y el de notas.