1. 9.1 Estimar recursos necesarios para el desarrollo del proyecto
1.1. Planificar la Gestión de los Recursos Humanos, es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles y responsabilidades dentro del proyecto. Así como, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación. Durante este proceso se crea el Plan para la dirección del personal.
2. 10.1 Desarrollar el plan de comunicación del proyecto
2.1. Plan Communications Management consiste en el desarrollo de una estrategia, planes y proyectos basados en la información que necesitan los distintos grupos a los cuales las actividades van dirigidas, pueden ser desde internos a la empresa hasta consumidores. Este plan se debe de evaluar constantemente, actualizar y hacer cambios si es necesario. Communications planning se debe de hacer desde que se identifican a los stakeholders o se identifica un proyecto.
2.1.1. inputs:
2.1.1.1. Resource management plan: describe cómo se dividen los recursos, cómo se van a manejar y a entregar.
2.1.1.2. Stakeholder engagement plan: identifica las estrategias que se requiere para atraer a los stakeholders (via communications)
2.1.1.3. Requirements documentation: incluye project stakeholder communications Stakeholder register: para planear actividades de comunicación con este gru
2.1.1.4. Outputs
2.1.1.4.1. Requerimientos de comunicación del stakeholder
2.1.1.4.2. Información que se debe dar a conocer, lenguaje, formato, detalles
2.1.1.4.3. Procesos de escalada
2.1.1.4.4. Razones de distribución de información
2.1.1.4.5. Persona responsable de la comunicación
2.1.1.4.6. Persona responsable de la autorización de la distribución de información
2.1.1.4.7. Grupos que reciben la información
2.1.1.4.8. Métodos y tecnologías utilizadas
2.1.1.4.9. Distribución y uso de recursos
2.1.1.4.10. Tablas y cuadros explicativos
2.1.2. Factores que pueden afectar el plan de comunicación:
2.1.2.1. Factores del ambiente de la empresa: Tomar en cuenta la cultura de la empresa, políticas de administración, riesgos, canales de comunicación, herramientas y sistemas, distribución geográfica, hábitos, tendencias, etc.
2.1.2.2. Procesos organizacionales: políticas y procesos para redes sociales, ética y seguridad, uso de información, procesos para riesgos y cambio, requerimientos, recopilación de información, información de otros proyectos y lecciones aprendidas.
2.1.3. Herramientas y técnicas para el plan de comunicación:
2.1.3.1. Expert judgement: se debe de buscar que los individuos cuenten con conocimientos necesarios. Se pueden llevar a cabo cursos y seminarios para adquirir esta información. Temas a considerar: políticas y estructura de la empresa, cultura organizacional, industria, tecnologías, etc.
2.1.3.2. Communication Requirements analysis: determina la información necesaria de los stakeholders por medio de la combinación el tipo de formato de información requerida y un análisis de valor de esta misma información. Se pueden usar: engagement plans, número de canales de comunicación y requerimientos legales.
2.1.3.3. Communication Technology: Métodos usados para el intercambio de información: conversaciones, juntas, documentos escritos, bases de datos, páginas de internet y redes sociales. Los factores que pueden afectar la elección de una tecnología de comunicación son: - Urgencia de la información, disponibilidad y fiabilidad de la tecnología, facilidad de uso, sensibilidad y confidencialidad, ambiente del proyecto (cómo se va a trabajar)
2.1.3.4. Modelos de comunicación: representan el proceso de comunicación y pueden ser básicos o más complejos. **Sample basic sender/receiver communication model: consiste en dos partes sender y receiver. es importante que se entregue el mensaje. Los pasos están codificados en símbolos, texto o sonidos. ** Sample interactive communication model: consiste en dos partes: sender and receiver, aquí se debe de hacer saber que se entendió el mensaje recibido. Se hace saber que se recibió el mensaje y mediante un feedback o response se habla de la percepción del mensaje.El sender debe de hacerse cargo de que se entregue el mensaje completo y claro mientras que el receiver debe de interpretarla correctamente y responder o avisar de manera apropiada.
2.1.4. Métodos de comunicación:
2.1.4.1. Interactive communication: entre dos o más personas, pueden ser desde juntas, llamadas, mensajes, formas, redes sociales, etc.
2.1.4.2. Push communication: se usa para enviar la información a individuos específicos, y se busca que solamente se entregue el mensaje. (cartas, memos, mails, blogs)
2.1.4.3. Pull communication: se usa para la distribución de mucha información o que se dirija a amplios grupos grupos (portales de internet, cursos)
3. 11.2 Identificar los riesgos y sus respuestas
3.1. Identificar riesgos y acciones en contra de estos es muy importante para que el proyecto siga en pie y sin complicaciones. Aqui se deben de incluir las áreas de riesgo y los grupos para actuar en ellos (managers hasta consumidores).
3.1.1. Lista de roesgos identificados Riesgos potenciales de los dueños Lista de riesgos potenciales Desarrollo de un risk report DOCUMENTOS Assumption log Issue Log Lessons learned log
3.1.1.1. OUTPUTS
3.1.2. PROJECT MANAGEMENT PLAN - Requirements management plan: identifica los objetivos con mayor riesgo - Schedule management plan: identifica áreas que pueden verse afectadas o cambiar - Cost management plan: identifican áreas en donde puede haber cambios o incertidumbre - Quality management plan: áreas identificadas que pueden cambiar o el riesgo puede aumentar. - Risk management plan: indica roles y responsabilidades, actividades a desarrollar, costos, riesgos (es una estructura) - Scope baseline: determina qué se debe de aceptar y qué no - Schedule baseline: mediante fechas y horarios busca poner objetivos - Cost baseline: de dónde viene el dinero y cual es el budget PROJECT DOCUMENTS - Assumption log: niveles de riesgo y cambio - Cost estimates - Duration estimates - Issue log: registro de lo que se vaya haciendo - Lessons learned register - Requirements documentation: de acuerdo con el proyecto - Resource requirements - Stakeholder register Los factores del ambiente de la empresa pueden afectar la identificación de riesgos: -Material publicado, estudios, resultados e industrias con proyectos similares. Process assets: archivos, datos controles de proyectos, formatos, antiguos proyectos. TOOLS AND TECHNIQUES - Expert judgement - Brainstorming - Checklists - Entrevistas - Root cause analysis: ver de dónde viene un problema - Assumption and constraint analysis: explora las áreas que afectan el proyecto buscando los riesgos y oportunidades - SWOT analysis (ver a la empresa) - Document analysis: documentación de todo Se necesitan team skills - Prompt list: identifica sources
3.1.2.1. INPUTS
4. 12.1 Identificar las adquisiciones necesarias para el proyecto
4.1. Plan Procurement Management consiste en el proceso de documentar las decisiones especificando el enfoque que se le debe dar y compradores potenciales. Nos ayuda a identificar actividades y recursos que se pueden adquirir del exterior y que son convenientes.
4.1.1. Project charter: objetivos, descripciones, resúmenes Business documents - Business case: la estrategia y el caso de negocios y su alineación Project Management plan - Scope management plan: describe el alcance del trabajo - Quality management plan: describe estándares y códigos para cumplir - Resource management plan; uso de recursos Scope baseline Project documents - Milestone list: eventos importantes - Project team assignments - Requirements documentation - Requirements traceability matrix: una relación entre recursos y su destino final - Resource requirements - Risk register - Stakeholder register Existen factores que pueden alterar o afectar el plan procurement management como: condiciones del marketplace, reputación, sistemas, consejos, resultados. Existen acuerdos que tienen las empresas que pueden influenciar las decisiones. - Pre Approved seller list - Políticas, procesos y lineamientos formales - Contratos (Fixed-price contract, Firm fixed price, Fixed price incentive fee, Fixed price with economic price adjustments ) - Cost-reimbursable contract (Cost plus fixed fee, Cost plus incentive fee, Cost plus award fee) Time and material contracts (T&M) TOOLS AND STRATEGIES - Expert judgement - Data gathering - Análisis de datos - Fuente y selección de datos: Least cost, Qualifications only, Quality-based/highest technical proposal score, Quality and cost-based, Sole source, presupuesto definido
4.1.1.1. INPUT
4.1.2. PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN Métodos de entrega Contratos de tipo de pago Fases BID DOCUMENTS - Request for informatioN - Request for quotation - Request for proposal SOW: Statement of work detalla los proveedores, recursos y actividades. Debe de ser claro, completo y conciso. - Elegir Terms of reference in source selection criteria (¿qué buscan para la empresa?) - Make or buy decisions - Independent Cost estimates - Solicitaciones de cambio Project documents updates Lessons learned register Milestone list requirements documentation Requirements traceability matrix Risk register Stakeholder register Se debe de registrar las actualizaciones y cambios hechos al Plan procurement
4.1.2.1. OUTPUT
5. 13.2 Planificación del involucramiento de los interesados
5.1. La Planificación del involucramiento de los interesados busca incluir a los stakeholders en el proyecto buscando saber sus necesidades, intereses ya que podrían tener un impacto en el proyecto. Debe de hacerse en las primeras etapas de planificación del proyecto.
5.1.1. INPUT
5.1.1.1. - Project charter - Resource management pan -Communications management plan - Risk management plan - Project documents - Assumption log - Change log - Issue log - Project schedule - Risk register - Stakeholder register - Agreements - Process assets - Tools and techniques - Expert judgement - Recopilación de datos - Análisis de datos (Assumption and constraint analysis, root cause analysis) - Decision making - Representación de datos (mapas mentales, stakeholder engagement assessment matrix: unaware, resistant, neutral, supportive, leading)
5.1.2. OUTPUT
5.1.2.1. Stakeholder engagement plan