1. Autorreporte de condiciones de trabajo salud: Se deben definir mecanismos escritos para el auto-reporte de condiciones de trabajo y salud en todas las áreas y sedes de la organización y contar con registros que aseguren la implementación de las acciones propuestas.
2. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN VALORACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS CONTROLES DE LOS RIESGOS: Toda empresa contratista debe establecer y mantener procedimientos para la continua identificación de peligros, evaluación y control de riesgos; que tenga alcance sobre todos sus procesos.
3. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES, VALORACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS CONTROLES DE LOS IMPACTOS: El contratista debe definir un procedimiento para identificar continuamente los aspectos ambientales de sus actividades productos y servicios que pueda controlar.
4. TRATAMIENTO DEL RIESGO; administración de contratistas y proveedores: Se debe establecer un procedimiento documentado para la selección y evaluación de contratistas-proveedores, asociados al servicio que prestan, en donde se contemplen criterios de selección en SSTA.
5. PROGRAMAS DE GESTIÓN DE RIESGO: Establecer y mantener uno o varios programas de gestión para los riesgos prioritarios que tengan el potencial de generar accidentes de trabajo.
6. SALUD EN EL TRABAJO: Subprograma de medicina preventiva y del trabajo que contenga: Evaluaciones medicas ocupacionales, actividades de promoción y prevención, riesgos de salud publica, programas de VE, registros y estadísticas en salud.
7. AMBIENTES DE TRABAJO: Subprograma de Higiene Industrial: Estudios ambientales, identificación de los riesgos compartidos y sus implicaciones, medidas de control.
8. SEGURIDAD EN EL TRABAJO: Estándares y procedimientos, programa de mantenimiento de instalaciones y equipos. Estado de equipos y herramientas, EPP, hoja de seguridad de materiales y productos peligrosos.
9. GESTIÓN AMBIENTAL: Estándares y procedimientos, plan de gestión de residuos, programas de gestión ambiental.
10. Planes de emergencia: Toda empresa contratista debe tener una evaluación de los riesgos e impactos que identifique sus amenazas de origen natural y disponer de medios de protección acordes con los riesgos e impactos.
11. Acciones correctivas y preventivas: Se debe establecer un procedimiento de acciones correctivas y preventivas para manejar las no conformidades reales o potenciales que puedan influir en una desviación del sistema y para garantizar la eficacia de cualquier acción correctiva que se toma.eficacia
12. Seguimiento a los requisitos legales: Requisitos legales y de otra índole, afiliación al sistema de seguridad social, SGSST, reglamento de de higiene y seguridad industrial, COPASST. Medición y Revisión de los progresos: Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y los indicadores establecidos para cada objetivo de SSTA; los cuales deben contar con una ficha técnica.
13. GUÍA RUC
13.1. Capitulo 1 LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIA
13.1.1. 1.1 Políticas de SSTA
13.1.1.1. Compromiso
13.1.1.1.1. Identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos y determinacion de los controles
13.1.1.1.2. La Promoción de la calidad de vida laboral, la prevención de enfermedades laborales, la prevención de los accidentes y daños a la propiedad, así como el impacto socio- ambiental.
13.1.1.1.3. El Cumplimiento de la legislación Colombiana y otros requisitos que haya suscrito la organización en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
13.1.1.1.4. Mantenimiento y mejoramiento continuo de altos estándares en seguridad, salud en el trabajo y Ambiente.
13.1.1.2. Actividades
13.1.1.2.1. Debe ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa
13.1.1.2.2. Divulgar en diferentes medios de comunicación pertinentes, como por ejemplo programas de inducción y entrenamiento, carteleras, afiches, manuales entre otros.
13.1.1.2.3. Mantenerlas disponible en los sitios de trabajo
13.1.1.2.4. Asegurar su conocimiento por todas las personas que trabajan bajo el control de la organización, incluyendo a las partes interesadas.
13.1.1.2.5. Ser revisada como mínimo una vez al año no siendo necesario su modificación anualmente.
13.1.2. 1.2 Elementos Visibles del Compromiso Gerencial
13.1.2.1. Participación de la Alta Dirección
13.1.2.1.1. Incluir el tema de la SSTA e información de las partes interesadas en las reuniones gerenciales, que se llevarán a cabo al menos trimestralmente.
13.1.2.1.2. Realizar un programa de inspecciones que contemple todos los centros de trabajo para evaluar las condiciones de SSTA y se implemente a nivel gerencial.
13.1.2.1.3. Revisión por la Gerencia a la implementación del SG-SSTA por lo menos una vez al año, para evaluar si está implementado plenamente y sigue siendo apto para cumplir los objetivos y la políticas.
13.1.3. 1.3 Objetivos y Metas
13.1.3.1. Caracteristicas
13.1.3.1.1. Establecer objetivos estratégicos para el SG SSTA
13.1.3.1.2. Tener metas cuantificables para el cumplimiento de los objetivos
13.1.3.1.3. Se deben establecer objetivos y metas alcanzables en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización,
13.1.3.1.4. Considerar la política, naturaleza y contexto de esta así como la protección de la seguridad y salud de todos los trabajadores
13.1.3.2. Requisitos
13.1.3.2.1. Resultados de la identificación de peligros, valoración y determinación de controles de riesgos
13.1.3.2.2. Indicadores de desempeño
13.1.3.2.3. Requisitos legales y de otra índole
13.1.3.2.4. Aspectos ambientales significativos
13.1.3.2.5. Revisión por la gerencia
13.1.3.2.6. Cambios tecnológicos
13.1.3.2.7. Incidentes
13.1.3.2.8. Registros de no conformidades
13.1.3.2.9. Actividades de mejoramiento
13.1.4. 1.4 Recursos
13.1.4.1. Se asignan acorde:
13.1.4.1.1. Las actividades económicas que desarrollen
13.1.4.1.2. La magnitud y severidad de los riesgos laborales
13.1.4.1.3. Número de trabajadores expuestos
13.1.4.1.4. Los programas, operaciones o proyectos que desarrolle por si mismo o a través de subcontratistas con las comunidades locales o cualquier otro grupo de interés.
13.2. Capitulo 2 DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL SG - SSTA
13.2.1. 2.1 Documentación
13.2.1.1. Control de documentos
13.2.1.1.1. Localizables
13.2.1.1.2. Identificación de los cambios
13.2.1.1.3. Sean revisados y actualizados cuando sea necesario
13.2.1.1.4. Sean aprobados por personal autorizado
13.2.1.1.5. Las versiones vigentes de los documentos pertinentes estén disponibles
13.2.1.1.6. Los documentos obsoletos se retiren rápidamente
13.2.1.1.7. Se identifiquen adecuadamente los documentos que se conservan archivados con propósitos legales o de preservación del conocimiento, o ambos.
13.2.1.2. Control de Registros
13.2.1.2.1. Establecer y mantener los registros que sean necesarios
13.2.1.2.2. Demostrar la conformidad con los requisitos del SG SST
13.2.1.2.3. Deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables
13.2.1.3. Manual de imagen y aplicación uso de la marca del RUC
13.2.1.3.1. Requisitos
13.2.2. 2.2. Requisitos Legales y de otra indole
13.2.2.1. Demostrar conocimiento de las normas y regulaciones en el SG-SSTA, que rigen en el país, aplicables a la organización.
13.2.2.2. Definir un procedimiento que garantice la inclusión y análisis oportuno de nuevos requisitos aplicables a la organización, así como la forma de cumplimiento.
13.2.2.3. Establecer en el procedimiento una periodicidad de revisión de cumplimiento y dejar registro de esta revisión
13.2.2.4. Comunicar a las personas que trabajan bajo el control de la organización y grupos de interés pertinentes,
13.2.3. 2.3 Funciones y Responsabilidades
13.2.3.1. Entre las cuales estan
13.2.3.1.1. 1. Procurar el cuidado integral de su salud;
13.2.3.1.2. 2. Suministrar información Clara, veraz y completa sobre su estado de salud
13.2.3.1.3. 3. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del SG SSTA
13.2.3.1.4. 4. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo;
13.2.3.1.5. 5. Participar en las actividades de capacitación en SST definido en el plan de capacitación del SG- SST;
13.2.3.1.6. 6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG SST
13.2.3.2. Documentar y Comunicar
13.2.3.3. Evaluación a los diferentes niveles para verificar el cumplimiento
13.2.3.4. Verificar el cumplimiento de este requisito en sus subcontratistas
13.2.4. 2.4 Competencias
13.2.4.1. Requisitos
13.2.4.1.1. Definir
13.2.4.1.2. Mantener
13.2.4.1.3. Documentar
13.2.5. 2.5 Capacitación y Entrenamiento
13.2.5.1. El programa incluye:
13.2.5.1.1. Identificación de las necesidades de entrenamiento en el SG-SSTA, de acuerdo con las competencias requeridas por cargo y su actualización frecuente de acuerdo con las necesidades de la empresa
13.2.5.1.2. Registros del personal capacitado,
13.2.5.1.3. Contenido de los cursos,
13.2.5.1.4. Revisión y evaluación de las competencias de los capacitadores
13.2.5.1.5. Evaluación de la efectividad del entrenamiento,
13.2.5.1.6. Validación en campo de la aplicación de competencias para tareas críticas, de acuerdo con su priorización de riesgos y evaluación de los capacitadores.
13.2.5.2. Requisitos del programa
13.2.5.2.1. Evaluación
13.2.5.2.2. Definir los contenidos mínimos
13.2.5.2.3. Realizar seguimiento al cumplimiento del programa
13.2.5.2.4. Revisar y ajustar de acuerdo a la naturaleza y riesgos de la organización, los aspectos ambientales significativos, a las características del servicio contratado
13.2.6. 2.6 Programa de Inducción y Reinducción SSTA
13.2.6.1. Debe incluir:
13.2.6.1.1. Generalidades de la empresa,
13.2.6.1.2. Aspectos generales y legales en SSTA
13.2.6.1.3. Políticas de no: alcohol, consumo de sustancias psicoactivas y fumadores,
13.2.6.1.4. Políticas de SSTA
13.2.6.1.5. Reglamento de higiene y seguridad industrial,
13.2.6.1.6. Funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo,
13.2.6.1.7. Plan de emergencia,
13.2.6.1.8. Factores de riesgo y sus controles(Incluido actividades de alto riesgo , rutinarias y no rutinarias),
13.2.6.1.9. Aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo,
13.2.6.1.10. Procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea,
13.2.6.1.11. Derechos y deberes del sistema de riesgos laborales, entre otros.
13.2.6.2. Cuando?
13.2.6.2.1. Inducción
13.2.6.2.2. Reinducción
13.2.7. 2.7 Motivación, Comunicación, Participación y Consulta
13.2.7.1. Requisitos
13.2.7.1.1. Identificar necesidades y desarrollar programas para lograr la participación del personal en el SG SSTA
13.2.7.1.2. Contar con mecanismos de diálogo (diálogo social).
13.2.7.1.3. Establecer y mantener mecanismos para difundir las acciones y resultados de las actividades del sistema de SG SSTA.
13.2.7.1.4. Establecer y documentar un plan de comunicación el cual debe desarrollarse de acuerdo a los diferentes aspectos del sistema de SGSSTA
13.2.7.1.5. La organización debe establecer e implementar uno o varios mecanismos para difundir acciones y resultados del SG SSTA a los grupos de interés.