1.1. Debe permitir gestionar archivos y expedientes electrónicos durante su fase de actividad administrativa
1.2. Los usuarios pueden controlar los procesos de gestión documental, así como la asignación de metadatos mínimos, obligatorios y complementarios.
1.3. Las funcionalidades de consulta y búsqueda de información, son opcionales
1.4. El Control de la estructura de almacenamiento de documentos, lo pueden ejecutar los usuarios.
1.5. Debe permitir la firma electrónica
1.6. Integrado por diferentes aplicaciones en las que se tramitan y generan documentos como: repositorios, soluciones de gestión de contenido, proveedores, ERP, entre otros
2. Deben permitir la administración de copias de Seguridad, restauración y recuperación del sistema.
3. Revisar de forma periódica los procesos y controles. Obtener informes de auditoria y estadísticos.
4. Modificar o remplazar la conservación de los documentos o expedientes si la política de la TRD cambia.
5. SGDEA
5.1. Esta destinado a gestionar los documentos electrónicos que desean preservarse a mediano y largo plazo.
5.2. Repositorio seguro para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en las fases de archivo central, intermedio e histórico.
5.3. Las acciones de modificación y borrado son limitadas o excepcionales, a menos que las tablas de retención así lo establezcan.
5.4. Procesos archivísticos a nivel técnico . (Conservación, valoración, eliminación, transferencia y asignación de metadatos de gestión y conservación)
5.5. Proveen de manera obligatoria, funcionalidades de consulta y búsqueda de información.
5.6. Estructura de almacenamiento de documentos de archivo rigurosa las cual debe estar a cargo del administrador.
6. Restringir acceso de los usuarios, definir perfiles y roles, modificar niveles de acceso.
7. Permitir creación y mantenimiento automático del inventario.
8. Permitir reubicación de expedientes en lugar distinto del cuadro de clasificación. Garantizando que los documentos sigan vinculados con el expediente.
