1. OBJETIVOS
1.1. SGDE
1.1.1. Busca facilitar la gestión de los documentos producidos en una oficina durante el trabajo diario.
1.2. SGDEA
1.2.1. Busca proporcionar un ambiente seguro para la gestión de los documentos en todo su ciclo de vida.
2. DEFINICIONES
2.1. SGDE
2.1.1. "Es un sistema de información que integra todas las actividades centradas en la gestión de documentos electrónicos que no necesariamente son documentos de archivo, ni están armonizados con los procesos de la gestión documental, aunque pueden llegar a serlo" (Guía implementación SGDEA)
2.2. SGDEA
2.2.1. “Es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos, el cual debe garantizar su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad.” (Certicamara)
3. OPERACIONAL
3.1. SGDE
3.1.1. Permite que existan varias versiones de un mismo documento.
3.1.2. Permite la eliminación de documentos.
3.1.3. Permite editar los documentos.
3.1.4. La clasificación documental es opcional.
3.1.5. Se permite políticas de conservación, pero no son obligatorias.
3.2. SGDEA
3.2.1. Solo permite una versión del documento.
3.2.2. No permite la eliminación de documentos, salvo que está sea indicada por la Tabla de Retención Documental y la dispocisión final del documento.
3.2.3. No permite la edición de documentos.
3.2.4. Es obligatoria el uso del instrumento de clasificación documental
3.2.5. Son obligatorias las políticas de conservación documental.