Sistematización de Procesos

1. ¿Qué es la sistematización de procesos?

1.1. Crear un sistema consiste en poner en orden un conjunto de prácticas o procesos que se hacen de forma constante.

1.2. Es una práctica que permite agilizar los procesos, detectar errores o pérdida de productividad y hacer pasos replicables para cualquiera que desee hacerlo.

1.3. Es una práctica recomendable para hacer cuando se tiene experiencia en una actividad y se desea escalar la empresa.

2. VENTAJAS

2.1. 1. Es recomendable cuando el dueño de la empresa se encuentra atrapado en las operaciones y desea salir para dedicarse a hacer crecer su negocio.

2.2. 2. También es recomendable cuando se piensa contratar más personal para hacer crecer la empresa y no se quiere perder la calidad con los nuevos empleados.

2.3. 3. Es una práctica obligatoria en caso de que deseas escalar tu empresa a través de franquicias.

2.4. 4. La empresa comienza a ser más eficaz y rentable. Fíjate en este punto que la calidad es la óptima, no la mejor.

2.5. 5. Asegura un producto o servicio de calidad a los clientes.

3. Simbología y significado de formas en el diagrama

3.1. Existen muchos símbolos, pero los más comunes son:

3.1.1. Círculo: enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento.

3.1.2. Rectángulo: representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos)

3.1.3. Óvalo o Elipse: inicio y final

3.1.4. Rombo: formula una pregunta en la que se debe tomar una decisión.

3.1.5. Triángulo boca abajo: guarda un documento en forma permanente)

3.1.6. Triángulo boca arriba: proporciona un tiempo para el almacenamiento de un documento.

4. ¿Cómo sistematizar los procesos?

4.1. Identificar los procesos básicos de tu negocio

4.1.1. 1. Proceso de atención al cliente 2. Proceso de compra 3. Proceso de venta 4. Proceso de soporte al cliente 5. Proceso de inventario o trabajos en cola 6. Proceso de facturación y contabilidad 7. Proceso de contratación de empleados 8. Proceso de entrenamiento y formación de los empleados 9. Proceso de control de calidad o revisión del servicio 10. Muchos otros procesos particulares a cada negocio

4.2. Elaborar un diagrama de flujos de los procesos

4.2.1. Esta es la representación gráfica del proceso, lo cual te permitirá colocar cada actividad en secuencia según se realiza diariamente.

4.2.2. Este diagrama puede ser simple o bastante detallado, donde se indique el cargo de la persona que realiza la actividad, el tiempo de ejecución de la tarea, las tareas en cada actividad.

4.2.3. Incluso se puede realizar otro diagrama de flujo de las tareas por proceso. El propósito del diagrama es modelar la operación así que debe hacerse de la manera más útil posible.

4.3. Documentar las tareas

4.3.1. En cada actividad existe una serie de tareas que debe documentarse siguiendo los pasos que normalmente se elaboran.

4.3.2. Esta serie de pasos debe realizarla el mismo operario de la tarea, ya que nadie mejor que él para saber cuáles son los pasos que hace cada día.

4.3.3. Para probar que la lista está completa, se debe entregar esa lista de pasos a una persona ajena a la actividad.

4.3.4. Esa persona ajena debe lograr realizar la actividad sin preguntar, si existe alguna nebulosa o duda, se debe complementar la información, agregando los pasos o detalles que faltarían.

4.4. Establecer los indicadores claves de rendimiento

4.4.1. Todo lo que se haga se debe medir con los indicadores más apropiados.

4.4.2. No tiene sentido que luego de sistematizar el proceso nada mejore, se debe mejorar en algunas de las siguientes áreas: calidad de la tarea, satisfacción del cliente, aumento de ventas, tasa de conversión, más tiempo libre para el operario sin disminuir las ventas, etc.

4.5. Crear un sistema flexible

4.5.1. La sistematización de procesos debe iniciarse de la mejor manera posible, pero aun cuando se crea que es perfecto debe existir suficiente flexibilidad para mejorar cada tarea o actividad.

4.5.2. Esto se logra con la ayuda de los mismos empleados a quienes siempre hay que tomar en cuenta debido a su “saber hacer”.

4.5.3. La incorporación de tecnología puede ser otra causa de cambios en el proceso sistematizado.

4.5.4. Además, plantéate la necesidad de revisar el manual de procedimiento cada cierto tiempo junto con los trabajadores para incorporar cambios si se considera necesario.

4.6. Documenta el sistema

4.6.1. Cada uno de los procesos sistematizados constituye el sistema de políticas y procedimiento de operaciones que deben tenerse en un formato de fácil acceso para cualquier trabajador.

4.6.2. Debes saber que esta información es vital para tu empresa y puede considerarse un activo intangible de mucho valor, después de todo son las buenas prácticas de tu negocio.

4.7. Transmite el proceso sistematizado a los nuevos empleados de la mejor manera

4.7.1. Nada se hace con tener muy bien documentado una cantidad de procesos que nadie sigue.

4.7.2. La mejor manera de lograr que los empleados lo sigan es no complicando los procesos demasiado, simplemente hazlo fácil.

4.7.3. Para transmitir el mensaje principal de cada proceso te puedes ayudar con recursos como imágenes, fotos o vídeos.