1. Uno de los motores del sector turístico es el que tiene que ver con los eventos y las reuniones de negocio. A pesar de vivir un momento de auge, el MICE se ha balanceado con la crisis sanitaria, pero ha salido reforzado con interesantes alternativas a los eventos presenciales.
2. Precisamente, el turismo de negocios o MICE (por las siglas en inglés de Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) es el que más eventos y reuniones organiza anualmente, razón por la cual sus estándares en diseño e innovación se mantienen en constante desarrollo
3. Medidas de recuperación para el sector de eventos y MICE
3.1. Recientemente, en el primer encuentro virtual del Foro MICE, la presidenta de este organismo destacó la necesidad de continuar integrando al sector en la agenda española de recuperación.
3.2. Con cientos de eventos cancelados, y perdidas que superan los 200 millones de euros, diversas organizaciones han presentado estrategias y medidas orientadas a favorecer la reactivación de la industria.
3.3. Ante la puesta en marcha de nuevos formatos, en especial los que tienen que ver con tecnología, los especialistas plantean lidiar con la incertidumbre y enfrentar las medidas sanitarias con extrema responsabilidad.
3.4. Los expertos citados al encuentro de Foro MICE, concordaron en que es necesario ejecutar mejores estrategias de comunicación, que permitan elevar iniciativas con el lema “No canceles, aplaza”, de manera que pueda reducirse el impacto de las cancelaciones y afrontar con optimismo la permanencia de una promesa cercana.
3.5. Frente a un sector que no para de reinventarse, las propuestas de los especialistas apuntan a que la formación continuará siendo determinante para crecer e innovar.
4. Eventos digitales gracias a la tecnología: streaming y realidad virtual
4.1. Actualmente, la tecnología no solo forma parte de las tendencias en eventos, pues también es notable su presencia en las novedades de esta temporada. Los eventos digitales, marcados por la presencia de inteligencia artificial o realidad virtual
4.2. Desde que se ha llevado a cabo la retransmisión de grandes eventos, los espacios físicos conviven con el streaming y las video conferencias. Algunas plataformas, como Hopin o Run The World, ya ofrecen novedades que permiten la participación en eventos en tiempo real
4.3. Así mismo, otras de las innovaciones presentadas en el sector MICE corresponden a nuevos formatos, que integran diversos aspectos de la realidad virtual con los eventos en línea.
4.4. Por si fuera poco, la realidad mixta también figura entre estas novedades, combinando realidad virtual con realidad aumentada. En este ámbito se hace posible la creación de un entorno virtual, caracterizado por poseer distintos aspectos del mundo real
5. Planificación y objetivos de un evento
5.1. A pesar de que la programación de reuniones forma parte del día a día en muchas empresas, estas siguen necesitando de la ejecución de planes y estrategias guiadas, que les permitan gestionar eficientemente las 3 fases: pre-evento, evento y post-evento.
5.2. La primera indicación a tener en cuenta en la organización de eventos, es la planificación activa y la definición de objetivos. Al inicio, es necesario conocer las expectativas de los participantes y clientes, quienes plantearán las directrices a seguir durante el encuentro.
5.3. Por otra parte, la organización de reuniones también requiere de dos aspectos esenciales: la coordinación y la comunicación. En este momento es donde cobra relevancia la figura del coordinador de eventos, quien debe encargarse de formar equipos de trabajo y delegar las tareas necesarias,
5.4. La fase del evento requiere de la participación plena de todo el equipo de trabajo. Además de recomendarse un ensayo previo, es preciso conocer el tiempo y la disposición de todo el personal
5.5. Finalmente, la fase post evento comprende el análisis y estudio de los resultados obtenidos durante la reunión. Esto no solo permite revisar el cumplimiento de los objetivos, sino además mejorar aquellas debilidades que aún persistan y robustecer las fortalezas observadas durante la planificación.
6. La festivalización de los eventos
6.1. Por lo general, la mayoría de los eventos de carácter turístico o recreacional suelen contar con un ambiente ameno y agradable.
6.2. Aunque parezca improbable, los eventos son la ocasión ideal para motivar y transmitir un mensaje de compromiso y comunidad. Más allá de las simples ponencias con láminas de PowerPoint, los congresos profesionales pueden estar un paso más cerca de su audiencia, propiciando la participación e integración, evitando que los asistentes solo asistan, escuchen y callen.
6.3. Así mismo, las localidades donde se desarrollan los eventos son otro punto de enfoque en la festivalización. La participación de las comunidades, y la creación de las mismas entre los asistentes
6.4. Por otra parte, más que crear una programación de actividades obligatorias, la festivalización sugiere ofrecer un itinerario variado, que le permita al público escoger libremente en base a sus preferencias.
7. Hacia dónde camina la industria MICE
7.1. Diseñar, organizar y gestionar un evento con el debido protocolo, no es una tarea sencilla. Por lo general, un encuentro a gran escala no solo debe ser capaz de nutrir al profesional en su visita, sino que debe consolidar un evento social capaz de transmitir ideas y conectar a los asistentes.
7.2. Aunque el Meeting Design no ha quedado otras, otras tendencias continúan en desarrollo dentro del sector, sobre todo cuando en España los eventos registran un incremento aproximado de 16% cada año.
7.3. Las tendencias en auge, producto de la demanda y la necesidad de innovación, siguen el camino de la tecnología como estrategia. Actualmente, la evolución de la realidad aumentada, el streaming y la inteligencia artificial, se evidencian en cada vez más eventos y reuniones, dentro o fuera del turismo MICE
