1. CLASIFICACIÓN DE LAS RESERVACIONES
1.1. Reservaciones individuales
1.1.1. Para un mínimo de una persona y un máximo de 14 personas
1.2. Reservaciones de grupos
1.2.1. Se solicita un bloque de habitaciones para determinado número de 15 personas o 10 cuartos.
1.3. Reservaciones de allotments
1.3.1. Son bloques de habitaciones que se otorgan a las agencias de viajes mayoristas y / o líneas aéreas
2. TIPOS DE HABITACIONES
2.1. Estudio
2.1.1. (S)
2.2. Doble
2.2.1. (D)
2.3. Doble-doble
2.3.1. (DD)
2.4. Twin
2.4.1. (T)
2.5. Triple
2.5.1. (Tx)
2.6. Queen
2.6.1. (Q)
2.7. King
2.7.1. (K)
2.8. Hollywood
2.8.1. (H)
2.9. Junior Suites
2.9.1. (JS)
2.10. Suite
2.10.1. (ST)
2.11. Suite Presidencial
2.11.1. (ST-P)
3. TARIFAS
3.1. Tarifa RACK
3.1.1. Costo más caro al que se puede vender una habitación.
3.2. Tarifa de grupo GRP
3.2.1. Tarifas con descuentos con operadores de paquetes, agentes de viajes, asociaciones.
3.3. Tarifa especial
3.3.1. COR
3.3.1.1. Acordada entre una empresa y el hotel desde el 5% al 40%
3.3.2. MIL
3.3.2.1. Personal militar y de gobierno en constante tránsito
3.3.3. AGT
3.3.3.1. Agentes turísticos como personal de aerolíneas, agentes de viaje
3.4. Tarifas de promociones
3.4.1. Para mejorar la ocupación en temporada baja, fines de semana largos, luna de miel.
3.5. Tarifa diurna
3.5.1. Clientes que utilizan la habitación durante el día mientras pero no de noche. Viajeros en tránsito
4. PROCEDIMIENTO PARA RESERVACIONES INDIVIDUALES
4.1. Elaboración propia
4.1.1. El reservacionista deberá verificar en el sistema si hay espacio disponible para el tipo de cuarto y fechas solicitadas. De ser así se elaborará la papeleta de reservaciones, con los datos
4.1.1.1. 1. Fecha de entrada 2. Fecha de salida 3. Número de cuartos solicitados 4. Nombre de la persona que va ocupar el cuarto 5. Número de personas que lo van ocupar 6. Tipo de cuarto que se está reservando 7. Tarifa por noche y lo que incluye 8. Forma de pago de la reserva 9. Quién hace la reservación 10. Medio de transporte utilizado para llegar al hotel 11. Hora aproximada de llegada al hotel 12. Nombre del reservacionista 13. Fecha de la reservación 14. Observaciones (peticiones especiales del huésped) 15. En el caso de una agencia de viajes, línea aérea o empresa, se deberán solicitar el nombre de la compañía, dirección, teléfono, fax y correo electrónico
4.2. El reservacionista deberá informar a la persona que llame por teléfono que la reservación quedará confirmada de manera “tentativa” y que quedará garantizada cuando la persona envíe
4.2.1. -Número de tarjeta de crédito -Depósito (enviando un cheque al hotel o haciendo una transferencia bancaria) -Prepago - Ya confirmada la reservación, la papeleta será colocada en un sitio predeterminado. -Una vez capturada la reserva, el reservacionista anotará en la papeleta el número de confirmación (llamado también número de folio)
5. FUNCIONES DEL RESERVACIONSTA
5.1. 1. Atender solicitudes de espacio en reservaciones 2. Verificar espacios disponibles en el software hotelero y confirmarlos. 3. Conoce el llenado correcto de formas impresas. 4. Actualiza la información en el sistema de reservaciones. 5. Solicita depósitos para garantizar las reservaciones. 6. Llena y envía recibos a clientes 7. Llena y envía confirmaciones de reservaciones a clientes 8. Recibe cancelaciones de cuartos. 9. Tramita reembolsos para cancelaciones con depósito. 10. Elabora y envía reportes del departamento. 11. Solicita autorizaciones de crédito en casos de reservaciones garantizadas con tarjetas de crédito. 12. Envía y recibe correspondencia de otros departamentos. 13. Cierra fechas en reservaciones por internet. 14. Verifica No-Shows en las relaciones de entradas del día anterior.
6. DATOS DE UNA RESERVACIÓN
6.1. 1. Nombre – Name: 2. Firma comercial – buisness concern 3. Dirección – adress 4. Clase de alojamiento – acomodation 5. Observaciones – remarks 6. Reservación hecha por la persona que hizo la reservación 7. Dirección de la persona que hace la reservación 8. Teléfono – telephone 9. Aceptada por – acepted by 10.- Fecha de llegada – arrival date al hotel 11. Hora de llegada – arrival time al hotel 12 Vuelo – Flight 13. Precio 14. Depósito 15. Fecha de partida- departure date 16. Fecha de aceptación
7. VÍAS Y MEDIOS DE RESERVACIÓN
7.1. Son las vías por las que se reciben las reservaciones
8. FUNCIONES DEL GERENTE DE RESERVACIONES
8.1. 1. Controla, supervisa y selecciona al personal del departamento responsable del control de las reservaciones.
8.2. 2. Controla los descuentos según las políticas del hotel.
8.3. 3. Controlar los allotments
8.4. 4. Supervisa todos los procedimientos para entrada, cambio y cancelación de reservaciones.
8.5. 5. Supervisa la elaboración de gráficas de ocupación del hotel junto con el gerente de división cuartos.
8.6. 6. Autoriza extensiones de estancia en periodos de alta ocupación.
8.7. 7. Autoriza el envío de algunas cortesías a cuartos.
8.8. 8. Autoriza créditos según las políticas establecidas.
8.9. 9. Responsable del control de depósitos y reembolsos de reservaciones.
8.10. 10. Responsable del manejo de sobreventas.
8.11. 11. Responsable de la operación y programa grupos de agencias mayoristas.
8.12. 12. Intercambia información con otros hoteles.
8.13. 13. Hace investigaciones diarias de la ocupación de la competencia.
8.14. 14. Diseña las formas impresas usadas en el departamento. Y el sistema de cómputo.
8.15. 15. Soluciona problemas referentes a reservaciones.
9. TIPOS DE RESERVACIONES
9.1. Reservación Tentativa
9.1.1. Reservaciones que aún no tienen garantía o depósito.
9.2. Reservación Confirmada
9.2.1. Reservaciones contactadas a través de una agencia de viajes, línea aérea o asesoría de grupos y convenciones
9.3. Reservación Confirmada con Depósito
9.3.1. Reservaciones en las que los clientes han mandado el pago de por lo menos una noche
10. UBICACIÓN DE LAS HABITACIONES
10.1. PS
10.1.1. Cerca de la alberca
10.2. BV
10.2.1. Con vista a la playa
10.3. OV
10.3.1. Con vista al océano
10.4. MV
10.4.1. Con vista a la montaña
10.5. GARDEN VIEW
10.5.1. Con vista al jardín
10.6. POOL VIEW
10.6.1. Planta baja
10.7. HC
10.7.1. Instalaciones para personas con discapacidad.