ACUERDO N° 42 (31 de octubre de 2002)por YISSEL BUSTOS
1. ARTICULO PRIMERO: Objeto
2. ARTICULO SEGUNDO:Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
3. ARTICULO TERCERO:Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.
4. ARTICULO CUARTO:Criterios para la organización de archivos de gestión.
4.1. Las cajas que se utilicen para la transparencia
4.2. Las transferencias Primarias
4.3. Las carpetas y demás unidades De conversación.
4.4. Los tipos documentales de las series Y subseries.
4.5. La ubicación física de los documentos.
4.6. La apertura e identificación de las carpetas.
5. ARTICULO QUINTO:Consulta de documentos.
6. ARTICULO SEXTO:Préstamo de documentos para tramites internos las entidades de la Administración Pública adoptarán el formato único de Inventario Documental, justo con su Instructivo, que a Continuación se regulan.
7. Recibido por
8. Entregado por.
9. Elaborado por
10. Notas.
11. Frecuencia de Consulta.
12. Soporte
13. Numero de Folios
14. Unidad de Conversación
15. La organización de los archivos de gestión.
16. Entidad Remitente
17. Entidad Productora
18. Unidad Administrativa
19. Oficina Productora
20. Objeto
21. Hoja N°
22. Registro De Entrada
23. N° de Orden
24. CÓDIGO
25. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES o ASUNTOS.
26. FECHAS EXTREMAS
27. ARTICULO SÉPTIMO: Inventario Documental.
28. ARTICULO OCTAVO: El presente articulo rige a partir de la fecha de suspensión.
29. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades publicas y privadas que cumples funciones publicas, se regula el inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22, 23 y 26 de la Ley General de los Archivos 594 de 2000.
