1. DIFFERENTS TYPES D'EVENEMENTS
1.1. EVENEMENTS INTERNES
1.1.1. Conventions, séminaires, réunions de travail, réunions festives, etc.
1.1.1.1. Ojectif : le rassemblement de salariés plus ou moins formel pour les motiver, les informer, renforcer la cohésion sociale ou tout simplement travailler
1.2. EVENEMENTS EXTERNES
1.2.1. Congrès, colloques, symposium
1.2.1.1. Réunion de spécialistes du même domaine d'activité
1.2.1.2. Echanger autour d'une thématique
1.2.2. Foires, salons
1.2.2.1. Types
1.2.2.1.1. Salons : sont orientés vers les professionnels
1.2.2.1.2. Foires : ouvertes à tout public
1.2.2.2. Objectif : se faire connaître, prospecter de nouveaux marchés
1.2.2.3. La participation à ces foires et salons représente un coût parfois élevé
1.2.3. Journées portes ouvertes, inauguration de locaux
1.2.3.1. objectif de communication afin de se faire connaître et de promouvoir l'entreprise
2. LA DEMARCHE ORGANISATIONNELLES DE L'EVENEMENT
2.1. AVANT L'EVENEMENT
2.1.1. Choix du salon ou de l'événement
2.1.1.1. Questions clés QQOQCP
2.1.1.1.1. le public visé (clients, fournisseurs, partenaires, salariés)
2.1.1.1.2. les objectifs à atteindre
2.1.1.1.3. la nature de l'événement (salon, foire, congrès, convention, séminaire, etc.)
2.1.1.1.4. le lieu (en France ou à l'étranger)
2.1.2. Indentification des contraintes
2.1.2.1. Principale contrainte : financière
2.1.2.1.1. Respecter le BUDGET ALLOUÉ
2.1.2.1.2. Il faut établir un BUDGET PRÉVISIONNEL et le comparer ensuite avec le BUDGET RÉEL
2.1.2.2. Les autres contraintes
2.1.2.2.1. Matérielles (parking, accessibilité, etc.)
2.1.2.2.2. Réglementaires
2.1.2.2.3. Administratives (assurances, etc.)
2.1.2.2.4. Temporelles (choix judicieux des dates, planning des intervenants, etc.)
2.1.2.3. Choix de la date est primordial
2.1.2.3.1. Éviter les périodes de vacances scolaires
2.1.2.3.2. S'assurer qu'il n'y a pas d'autres événements majeurs prévus aux mêmes dates
2.1.2.3.3. Si l'événement se tient à l'extérieur, il faut anticiper les prévisions météo et préférer la fin du printemps ou le début de l'été
2.1.3. Planification de l'événement
2.1.3.1. La LISTE DE CONTRÔLE
2.1.3.2. Le Planning d'Ordonnacement
2.1.3.3. Le réseau PERT
2.1.4. Logistique
2.1.4.1. Réservation
2.1.4.1.1. du stand
2.1.4.1.2. d'une salle
2.1.4.1.3. des hébergements
2.1.4.1.4. des moyens de transport
2.1.4.2. Choix du lieu si s'il s'agit d'un événement organisé par l'entreprise
2.1.4.2.1. Soit l'entreprise dispose d'une salle d'une grande capacité
2.1.4.2.2. Soit l'entreprise réserve une salle
2.1.5. Communication
2.1.5.1. des INVITATIONS comportant un COUPON-RÉPONSE
2.1.5.1.1. Un salon : des invitations à ses clients
2.1.5.1.2. Une convention : des invitation à ses salariés
2.1.5.2. Plaquettes, brochures, objets publiciataires (stylos, tapis de souris, etc.)
2.1.5.3. Un Communiqué de presse peut être publié (selon le type d'événement)
2.2. PENDANT L'EVENEMENT
2.2.1. Durant un salon
2.2.1.1. Présenter sur le stand
2.2.1.1.1. Exposer les produits
2.2.1.1.2. Accueiller et renseigner les personnes intéressées
2.2.2. Lors d'une convention ou d'un collque
2.2.2.1. Accueillir des différents participants
2.2.2.2. L'ordre du jour respecté
2.3. APRES L'EVENEMENT
2.3.1. Un BILAN est réalisé pour :
2.3.1.1. gérer les informations recueillies
2.3.1.1.1. remercier les participants
2.3.1.1.2. contacter les prospects
2.3.1.1.3. enrichir la base de données
2.3.1.1.4. analyser le positionnement des concurrents
2.3.1.2. établir le budget réel et comarer les écarts par rapport au budget prévisionnel
2.3.1.2.1. prendre des mesures correctives pour les prochains événements
2.3.1.3. rédiger un compte rendu (dans le cas d'une réunion)
2.3.1.4. procéder au règlement des différents prestataires de services
2.3.1.5. évaluer les résultats
2.3.1.5.1. Salons ou Foires : Mesurer :