1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCIÓN
1.1. ARTICULO7° Procedimiento a seguir para la reconstrucción de expediente.
1.1.1. De inmediato, informar, a la Entidad de la pérdida del o los expedientes.
1.1.2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado.
1.1.3. Cumplido el procedimiento establecido en el artículo 5° del presente Acuerdo, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente.
1.1.4. Investigación por pérdida de expediente; que debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que, se debe reconstruir.
1.1.5. Los Secretarios Generales de las entidades, deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan.
1.1.6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas, e procederá a conformar el o los expedientes dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo.
1.2. 4.1: PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCIÓN
1.2.1. ARTÍCULO 8° Requerimiento a terceros Cuando se identifique en los diferentes instrumentos archivístico; la reconstrucción de los expedientes se encuentra en poder de, terceros y expida copia autentica o copia.
1.2.2. ARTÍCULO 9° El funcionario competente, practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes.
1.2.3. ARTÍCULO 10°. Valor probatorio de los expedientes reconstruidos será la que le asignen los Códigos de Procedimiento de cada especialidad del Derecho.
1.2.4. ARTÍCULO 11. Autenticidad de los expedientes reconstruidos.
1.2.5. ARTÍCULO 12. Principio de prueba por escrito. Se dará aplicación al principio de prueba por escrito.
2. Se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.
3. DETERMINACIÓN DE LA PÉRDIDA TOTAL O PARCIAL Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES
3.1. ARTÍCULO 4°. Determinación de la pérdida total o parcial de expedientes: Verifican los instrumentos de consulta y registro con los que cuente la entidad responsable de la custodia para identificar cuáles son los expedientes que se han perdido parcial o totalmente.
3.2. ARTÍCULO 5°. De. la reconstrucción: Advertida la pérdida total o parcial de los expedientes y su identificación, se realizará un diagnóstico integral de los mismos para determinar, cuáles son los expedientes que deben ser intervenidos y, posteriormente reconstruidos.
3.3. ARTÍCULO 6° instrumentos y tramites a utilizar para facilitar la reconstrucción de los expedientes, Se deberán utilizar instrumentos archivísticos como: Inventarios Documentales, Cuadros de clasificación, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental, Sistemas de Registro y Control de, Correspondencia y Comunicaciones Oficiales, generados tanto por la entidad responsable de adelantar el proceso de reconstrucció.
4. DISPOSICIONES GENERALES
4.1. ARTÍCULO 1° Ámbito de aplicación: El presente Acuerdo aplica a todas las Entidades del Estado en sus diferentes niveles regulados por la Ley 594 de 2000.
4.2. ARTÍCULO 2°. Objeto: El presente Acuerdo establece el procedimiento técnico archivístico que debe seguirse para la reconstrucción de los expedientes.
4.3. ARTÍCULO 3°. Definiciones: a) Integridad de los expedientes. Los expedientes deberán ser conformados respetando los principios archivísticos. b) Reconstrucción de expedientes Proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad.
5. DISPOSICIONES FINALES
5.1. ARTÍCÚLO 13.°. Deber de denunciar. Toda persona tiene el deber de denunciar ante la autoridad competente cuando conozca de la comisión de delitos que deban investigarse de oficio.
5.1.1. Conforme lo ordena el artículo 67 del Código de Procedimiento Penal Colombiano, ley 906 de 2004