Mejorar la administración de la empresa, mediante los Sistemas de Información.
1. Desarrollo del sistema
1.1. Una vez definidas por el contador las funciones de información requeridas en el negocio podemos solicitar la ayuda de los expertos en sistema para que evalúen los requisitos técnicos y tecnológicos de la empresa los pasos elementales que se seguirán son los siguientes:
1.1.1. Establecer un ambiente computacional que incluya una infraestructura de Red.
1.1.2. instalar las aplicaciones requeridas de acuerdo al estudio realizado por el contador.
1.1.3. Revisar que exista la interfase necesaria para evitar el registrar en distintas ocasiones la misma información.
1.2. Cuando funciona correctamente el sistema de información se puede dar el siguiente paso constituido por las bodegas de datos para ello se requieren las siguientes acciones.
1.2.1. Crear una bodega de datos extrayendo y resumiendo la información del libro mayor a una base de datos.
1.2.2. Implementar una tabla dinámica para crear reportes estandarizados-
1.2.3. Crear una página web que muestre un índice de los reportes disponibles entre los cuales puedes dar una descripción de las políticas contables de la empresa.
1.2.4. Diseñar el formato que faciliten las tareas rutinarias como la creación y actualización de nuevos registros haciendo de diaria y procesamiento de facturas.
1.2.5. Eliminar reportes y procesos manuales que dupliquen la información contenida en el sistema.
2. Compartir el conocimiento
2.1. El intercambio electrónico de datos consiste en transmitir electrónicamente documentos contables entre aplicaciones es un formato común y es una forma de comercio electrónico empresa a empresa.
2.2. Cuando el EDI estaba perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas se logra que al momento de capturar la cantidad de un cheque y mandarlo a imprimir los asientos se realicen de forma automática.
2.3. Si se cuenta con una base de datos lo suficientemente grande se puede sacar provecho de la minería de datos.
2.4. Con la minería de datos podemos responder preguntas como que clientes tiene la probabilidad de responder a la oferta realizada mediante un correo electrónico, descubrir patrones de comportamiento en consumidores encontrar cuáles son los mejores y peores clientes de una compañía financiera.
3. Primero lo primero
3.1. Los sistemas de información tienen tres objetivos primordiales.
3.1.1. Automatizar los procesos operativos.
3.1.1.1. Se logra a través de los llamados sistemas transaccionales que se encarga de registrar todas las operaciones diarias del negocio, con los cuales se logran ahorros en mano de obra.
3.1.2. Proporcionar información que apoye la toma de decisiones.
3.1.2.1. Son los que se implantan después de los transaccionales, toman la información directamente de esos y con esa base proporcionan reportes que ayudan a evaluar decisiones.
3.1.3. Lograr ventajas competitivas a través de su uso.
3.1.3.1. Los sistemas estratégicos pueden ser transaccionales o sistemas de apoyo a las decisiones, lo que los hace ser estratégicos son las ventajas que se obtienen mediante su uso, lo que representa una barrera de entrada a la competencia, y que al momento de que los competidores desarrollan sistemas similares se convierten en estándares de la industria.
4. Conocer el terreno que se pisa
4.1. Saber en dónde se encuentra el desarrollo tecnológico de la empresa es el primer análisis que se debe realizar para conocer los pasos a seguir para llevar a que la tecnología trabaje adecuadamente para nosotros no seamos nosotros quienes trabajemos para mantener a sus ineficiencias.
4.1.1. La primera etapa llamada de inicio, comienza con la adquisición del primer equipo computacional, justificado por el ahorro en la mano de obra las primeras aplicaciones que se instalan son los sistemas transaccionales comúnmente un sistema de nóminas y uno de contabilidad.
4.1.2. La siguiente etapa de contagio o expansión se caracteriza por la invitación dentro de la organización del primer ejecutivo usuario del sistema, se comienza utilizar el resto de los sistemas transaccionales como inventarios facturación proveedores.
4.1.3. La etapa de control se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales en base a presupuestos las aplicaciones, en esta etapa están orientadas a el control de las operaciones del negocio lo que se lleva al departamento de sistemas a una posición general dependiente de la dirección de la administración o de finanzas.
4.1.4. La etapa de integración surge debido a que el departamento de sistemas comienza a aprovechar las bases de datos para integrar la información, se comienzan a desarrollar nuevos sistemas que llevan a reemplazar los antiguos en beneficio de los organización.
4.1.5. En la etapa de administración de los datos se reconoce a la información como un recurso valioso que debe estar al alcance de los usuarios, para lo cual se requiere de una administración apropiada de los datos y el manejo de diferentes niveles de acceso para los diferentes usuarios.
4.1.6. En la última etapa llamada etapa de madurez se reconoce a la información como una función básica y se le otorga el nivel de dirección dentro del organigrama de la empresa, se desarrollan aplicaciones como sistemas de manufactura integrada por computadora sistemas basados en el conocimiento y sistemas expertos que proporcionan información a la alta administración y son de carácter estratégico.
5. El contador dentro del sistema de información
5.1. El papel del contador dentro de las organizaciones está cambiando por lo que se deben de adaptarse a las nuevas necesidades de la empresas, el conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir se reúne en cuatro componentes:
5.1.1. Conocimiento en contabilidad que proporciona la base técnica elemental.
5.1.2. Conocimiento general cubriendo un amplio rango de temas en las artes ciencias y las humanidades.
5.1.3. Conocimiento organizacional y de negocios es decir del contexto en el que trabajan.
5.1.4. Conocimiento en tecnología de la información.