1. ACUERDO 003 DE 2015
1.1. se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos
1.1.1. Artículo 18°. Eliminación de documentos y expedientes electrónicos. Los documentos y expedientes electrónicos de archivo de valor temporal deberán eliminarse mediante procedimientos de borrado permanente y seguro, una vez hayan cumplido su tiempo de retención documental, de conformidad con lo establecido en las TRD para lo cual se dará cumplimiento a las normas que sobre esta materia haya establecido AGN
1.1.1.1. Los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o disminuir el tiempo de retención documental establecido en las Tablas de Retención Documental, así como tampoco podrán destruirse documentos originales con el argumento de que han sido digitalizados
2. ACUERDO 008 DE 2014
2.1. se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística
2.2. Art 5Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de microfilmación o digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo: Disponibilidad de instalaciones, equipos y software adecuados para llevar a cabo los procesos mencionados. El personal especializado, debidamente certificado o con formación en dichas áreas y con experiencia mínima de cinco (5) años
2.2.1. Las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, descritas en el artículo 1° del presente Acuerdo, no podrán contratar con terceros los servicios de custodia y administración de documentos históricos o definidos de conservación total, sean éstos físicos o electrónicos,
2.2.1.1. Que los servicios relacionados con la gestión documental y la administración de archivos comprenden todo tipo de documentos y archivos, sean éstos análogos (físicos) o electrónicos, independientemente de su formato y soporte
3. ACUERDO 006 DE 2011
3.1. se reglamenta la organización y manejo de los expedientes pensionales
3.2. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador
3.3. Parágrafo: Las Entidades públicas y privadas que prestan servicios como administradoras de pensiones podrán utilizar medios tecnológicos como la digitalización para generar una copia digital o virtual del expediente con fines de consulta y protección, sin que por este hecho se entienda que puede eliminarse el expediente físico.
3.3.1. ARTÍCULO 11. Expediente electrónico. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensionales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro) podrán implementar procedimientos técnicos para la gestión del expediente pensional de manera electrónica, asegurando el control de los documentos que lo conforman mediante mecanismos de foliado electrónico o cualquier otro de reconocida eficacia probatoria, sin prejuicio de la conservación física en los términos del artículo 9° del presente Acuerdo
3.3.1.1. Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los
3.3.1.2. principios y procesos archivísticos y reunidos secuencialmente
3.3.1.2.1. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vita; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
4. ACUERDO 005 DE 2018
4.1. se reglamenta la gestión documental en las cámaras de comercio en desarrollo de sus funciones públicas
4.2. ARTICULO 21. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS. Las Cámaras de Comercio deberán conformar expedientes electrónicos constituidos como mínimo por documentos electrónicos de archivo, foliado electrónico, índice electrónico, firma del índice electrónico y los metadatos asociados al mismo. Se deberán utilizar mecanismos electrónicos, que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad en el tiempo de manera que no puedan ser modificados, eliminados o reemplazados conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación
4.3. Los documentos y expedientes electrónicos de archivo se pondrán a disposición de las personas
4.4. interesadas en formatos que permitan de forma gratuita la lectura y comprobación de los atributos de autenticidad, integridad y fiabilidad sin perjuicio de las disposiciones legales de reserva, en
4.5. concordancia con lo reglamentado en la Ley 1712 de 2014 o en las normas que la complementen, modifiquen o sustituyan.
4.5.1. Parágrafo. Cuando los documentos electrónicos incluidos en el expediente electrónico correspondan a imágenes digitales obtenidas de documentos en papel, por un proceso de digitalización, esta debe ser de tipo certificado cumpliendo con todos los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, Artículo
5. ACUERDO 005 DE 2013
5.1. Se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas
5.1.1. Capitulo VI
5.1.2. Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos de organización, custodia o administración documental
5.1.3. Cuando las entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización, digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos,
5.2. deberán exigir a las empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.
6. DECRETO 1080 DE 2015
6.1. se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
6.1.1. Artículo 2.8.2.1.18. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – Sinae como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011.
6.1.1.1. Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico
6.1.1.1.1. Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias. Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación